Popestrite svoja sporočila z Lotus Notes 6

Preden pošljete e-poštno sporočilo v Lotus Notes 6, lahko določite možnosti dostave, varnostne možnosti in žige razpoloženja. Uporabite te Notesove namige, da prejemniku sporočite, kako vroče je vaše sporočilo ali kakšno je vaše razpoloženje; ali da zahtevate potrditev dostave, nastavite čas dostave in drugo.

Ko končate s sestavljanjem telesa sporočila, kliknite gumb Možnosti dostave tam zgoraj v vrstici dejanj, ki neizogibno vodi do pogovornega okna Možnosti dostave, kot je prikazano na sliki 1. V tem pogovornem oknu imate na voljo več možnosti za dostavo in varnost in zabava.

(Morda boste na svojih potovanjih in v pogovornem oknu opazili, da obstaja zavihek Napredno – dobra novica je, da se vam verjetno ne bo treba zmetati z njim.)

Slika 1: Tukaj nastavite možnosti dostave.

Nastavitev stopnje pomembnosti sporočila

V razdelku Možnosti dostave lahko označite stopnjo pomembnosti sporočila: Nizka, Normalna ali Visoka. Notes lahko nastavite tako, da označi sporočila, ki jih označite kot zelo pomembna; ta sporočila se prikažejo z rdečo ikono ovojnice v mapi Prejeto vašega prejemnika. S to funkcijo opozorite prejemnika na posebno pomembno, nujno ali drugače časovno kritično sporočilo.

Dodajanje žiga razpoloženja sporočilu

Uporaba seznama Mood Stamp je način, da stopite v stik s svojim (elektronskim) notranjim otrokom. Mood Žig je samo slika, ki se prikaže na vrhu telesu sporočila, tako da vaš bralec ve, kako ste se počutili, ko ste poslali sporočilo. Sporočila z žigom razpoloženja so kot taka označena tudi v prejemnikovem nabiralniku.

Izbirate lahko med več žigi razpoloženja, vključno z zasebnim, plamenom in šalo. Za zabavo poskusite vsakega videti, kako izgleda. Izbor Šala je uporaben, če želite poslati sporočilo, ki je le malo sarkastično, in se morate prepričati, da bo vaš bralec spoznal, da da, samo se šalite!

Če želite izbrati žig, kliknite puščico navzdol poleg spustnega seznama Mood Stamp. Pomikajte se po seznamu, da se odločite. Za predogled žiga razpoloženja kliknite njegovo ime na spustnem seznamu in pod tem seznamom se prikaže njegova ikona. Kliknite gumb V redu in v vašem novem sporočilu se prikaže žig razpoloženja. Če v odhodnem sporočilu ne želite nobenega žiga razpoloženja, pustite privzeto nastavljeno Normalno.

Zahteva poročilo o dostavi sporočila

Na seznamu možnosti Poročilo o dostavi izberite, kdaj in ali boste obveščeni o stanju dostave vaših sporočil. Vaše štiri možnosti v zvezi s poročilom o dostavi so samo za napako, potrdi dostavo, sledi celotni poti in nič.

• Samo ob neuspehu: Nobena novica je dobra novica. Z drugimi besedami, Notes vas obvesti samo v primeru, da vašega sporočila iz nekega razloga ni mogoče dostaviti.

• Potrdi dostavo: to je izbira za vas, če ste malo manj optimist. V tem primeru vam Notes natančno pove, kdaj in kam je bilo vaše sporočilo dostavljeno.

• Sledi celotno pot: ta izbira vam pove, kje (in ob katerem času) se je vaše sporočilo ustavilo na poti do prejemnika. (Morda se sliši zanimivo, vendar vam je verjetno vseeno.)

• Brez: izberite to in bodite previdni, ne da bi vedeli, ali bo vaše sporočilo dostavljeno ali ne. (Mimogrede, to je privzeto.)

Če izberete možnost Poročilo o dostavi, ki ni Brez, prejmete poročilo o potrditvi dostave (samo e-poštno sporočilo iz vašega omrežja za vas), takoj ko prispe sporočilo, ki ste ga poslali. Kdaj bo to, je v celoti odvisno od omrežja. Če je vaš prejemnik daleč – na primer v drugem podjetju – lahko traja nekaj ur ali celo cel dan, da bo sporočilo dostavljeno.

Nastavitev prioritete dostave za sporočilo

Druga izbira v pogovornem oknu Možnosti dostave – Prioriteta dostave – se nanaša na to, kako hitro želite, da Notes dostavi vaše sporočilo:

• Nizka: to izberite, če želite sporočilo poslati pozno ponoči, ko omrežje ni tako zasedeno.

• Običajno: izberite to, če želite sporočilo poslati čim prej glede na urnike dostave pošte, ki jih je izdelal vaš skrbnik. (To je privzeto.)

• Visoko: če izberete to, se vaše sporočilo pošlje takoj – stopite vstran in pridete skozi!

Če v sporočilo vključite veliko prilogo, razmislite o tem, da bi jo označili kot nizko prioriteto. Sporočilo ne bo dostavljeno, dokler ne boste trdno zaspali doma, vendar lahko vaše podjetje stane manj denarja, če ga pošljete pozno zvečer. Mogoče je to način, da si zaslužite nagrado Uslužbenec meseca!

Podpisovanje sporočila

Sporočila podpisujete iz istega razloga kot čeke ali uradne dokumente: da pokažete, da so res vaša. Ni vam treba podpisati memoranduma za srečanje ob kavi, toda ko pošljete sporočilo s ključnimi ali občutljivimi informacijami, boste morda želeli, da Notes 6 dokaže, da je sporočilo res prišlo od vas.

Zdaj očitno ne morete opraskati svojega podpisa na zaslonu na dnu beležke. (No, pravzaprav lahko, toda vaš šef tega verjetno ne bi cenil.) Sporočilo podpišete tako, da v razdelku Varnostne možnosti pogovornega okna Možnosti dostave izberete potrditveno polje Podpiši.

Podpis, ki ga uporabljate v Notesu 6, je še težje ponarediti kot vašega lastnega Johna Hancocka, ker gre za posebno številčno računalniško kodo, ki je dodana sporočilu, ko ga pošljete, in jo preveri prejemnikov računalnik, ko se sporočilo odpre. Beležka nima dejanskega podpisa, vendar se ta vrsta sporočila prikaže na dnu zaslona:

Podpisal Alan Dunkel/Primus dne 07.1.2002 8:30:46 po Primusu.

Šifriranje sporočila

Vsekakor je svet poln zavzetih ljudi, slabih fantov in vohunov. Če uporabljate modem, pošiljate svoja sporočila po telefonskih linijah, kjer bi jih lahko nekdo, ki ni v dobrem stanju, nekako prestregel in prebral. (Res, zelo malo verjetno je, da se bo to zgodilo, ampak hej, nikoli ne veš.) To ni nič posebnega za vaša občasna sporočila, vendar če pošljete sporočilo, ki vključuje informacije, kot so zaupni podatki podjetja, ocene uspešnosti zaposlenih, ali samo res, res dobre trače, za katere ne želite, da jih kdo drug bere, jih lahko šifrirate.

Ko uporabite možnost varnosti šifriranja Notes, ste 100-odstotno prepričani, da jo bo lahko prebral samo njen predvideni prejemnik.

Če želite šifrirati sporočilo, izberite potrditveno polje Šifriraj v razdelku Varnostne možnosti pogovornega okna Možnosti dostave. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno, ko končate.

Ko pošljete šifrirano sporočilo, Notes opravi kodiranje namesto vas – v ozadju. Ko prejemniki odprejo sporočilo, vidijo vsebino tako, kot ste jo napisali. Z drugimi besedami, bralcu šifriranega sporočila ni treba narediti nič posebnega za dešifriranje šifriranega sporočila. Šifrirani del sporočila lahko preberejo samo predvideni prejemniki z ustreznimi ID-ji uporabnikov. Edini, ki bo videl dejansko pomešano različico, je ubogi vohun, ki prestreže sporočilo med prevozom.

Če pošiljate e-pošto osebi, ki uporablja drug e-poštni program, ali če svoje sporočilo pošiljate prek interneta, se najprej pri skrbniku Notes v podjetju pozanimajte, ali ga boste lahko šifrirali. .

Zahtevanje potrdila o vračilu za sporočilo

Če uporabite pogovorno okno Možnosti dostave, da zahtevate potrdilo o vračilu za sporočilo, vas vaše omrežje samodejno obvesti, ko prejemnik prebere vaše sporočilo. To je drugače kot zahtevanje poročila o potrditvi dostave, ki vam pove samo, kdaj je sporočilo prispelo v prejemnikovo poštno bazo podatkov. Običajno bi zahtevali poročilo o prejemu (samo omogočite potrditveno polje Potrdilo o vračilu), da preprečite izgovor »Nikoli nisem videl vašega sporočila« in zahtevali poročilo o potrditvi dostave, da odpravite »Nikoli nisem prejel vašega sporočila; omrežje ga je gotovo izgubilo« izgovor.

Če pošiljate sporočilo nekomu, ki ne uporablja Notes, ali če vaše sporočilo gre po internetu, morda ne boste mogli prejeti poročil o prejemu od te osebe.

Preprečevanje kopiranja sporočila

Druga varnostna možnost Notes, ki vam je na voljo, je preprečevanje kopiranja. Ko izberete potrditveno polje Prepreči kopiranje, ste lahko prepričani, da oseba, ki prejme vaše sporočilo, ga ne bo mogla posredovati nikomur drugemu. Pravzaprav ne bodo mogli niti kopirati (Uredi –> Kopiraj) vaše beležke v odložišče, če nameravajo malo nedovoljeno prilepiti (Uredi –> Prilepi). Če izberete možnost Prepreči kopiranje, zagotovite, da to, kar pošljete eni osebi, ne bo poslano z vsiljeno pošto po vsem podjetju.

Ko končate z izbiro možnosti dostave, kliknite V redu, da se vrnete na svoj dokument. V večini primerov, ko se odločite glede teh možnosti, kliknete gumb Pošlji in datoteko.

Če se vam vrti v glavi od vseh teh možnosti dostave, ne dovolite, da vas spravi na tla. Uporabljati jih morate le v posebnih okoliščinah. Pravzaprav boste pri večini sporočil tik pred možnostmi dostave brez odpiranja pogovornega okna Možnosti dostave in brez premisleka. Kakšno olajšanje!

Če ugotovite, da vedno obiščete pogovorno okno Možnosti dostave, da podpišete in šifrirate svoja sporočila, lahko potrdite polje Shrani te varnostne možnosti kot privzeto. Tako bodo vsa nova sporočila, ki jih ustvarite, imela enake varnostne nastavitve. Seveda si lahko vedno premislite tako, da se vrnete v pogovorno okno Možnosti dostave, da spremenite privzeto nastavitev ali spremenite privzete varnostne nastavitve.