Microsoft SharePoint | Et overblikk

I denne opplæringen har vi en oversikt over . Vi vil også diskutere bruken og hvorfor det er viktig å lære om det.

SharePoint er et nettbasert samarbeidsverktøy for en organisasjon som gjør det mulig for brukere å kommunisere og dele informasjon på tvers av nettet. 

Innholdsfortegnelse

• Forstå Microsoft SharePoint
• Bruk av Microsoft SharePoint
  • 1. Sofistikert bibliotek for å beholde organisasjonens dokumenter
  • 2. Nyheter og oppdateringer for teamet ditt
  • 3. Microsoft SharePoint som en database
  • 4. Oppretthold vanlige arbeidsflyter i bedrifter
  • 5. One-Stop Shop for bedrifter
• Funksjoner i Microsoft SharePoint
• Viktigheten av å lære Microsoft Sharepoint
• Konklusjon

Forstå Microsoft SharePoint

Alle i en organisasjon kan bruke SharePoint ettersom det hjelper team med å samarbeide.

Det kan også være ditt eget personlige intranett . Internett er et samarbeid av nettsteder og ressurser som alle kan besøke. Intranett er derimot en samling nettsteder og ressurser som bare personer i en organisasjon kan besøke.

Med intranettet kan vi ha flere sider som ligner på det vi kan få tilgang til via internett. Vi kan ha forskjellige nettsteder for organisasjonen vår som bare personer i organisasjonen vår kan få tilgang til for et bestemt prosjekt.

SharePoint er dessuten en måte å dele og administrere innhold og kunnskap på tvers av et team . Som organisasjon kan vi ha mye innhold og kunnskap som å sende inn en utgiftsrapport, hvem kundene våre eller salgsteamet vårt er, eller hvordan vi kommer inn på et spesifikt kontor. 

SharePoint lar også et team ha en " one-stop shop " for all informasjon. All informasjon kan være på ett sted og kan også være lett tilgjengelig.

Vi kan fortsatt bruke den gamle prosessen selv om det allerede er en oppdatert prosess. Det er derfor SharePoint er nyttig som en måte å dele og administrere innhold og kunnskap på tvers av teamet vårt. 

Til slutt styrker SharePoint teamarbeid ved å bruke nettsteder . Det gir et samarbeidsområde som lar team samarbeide, spore fremgang og administrere innhold eller tillatelser ved hjelp av nettbaserte nettsteder. 

Den er også veldig tilgjengelig og intuitiv. Det er en av de ferdighetene som er enkle å lære og forstå.

Bruk av Microsoft SharePoint

SharePoint er et fleksibelt verktøy. Du kan gjøre forskjellige ting, eller du kan bare gjøre en eller to av disse tingene også. Det er opp til deg hvordan du vil bruke den. Når du bruker SharePoint, kan du bruke enkle verktøy foreløpig, og deretter skalere dem til mer omfattende funksjoner etter hvert som organisasjonen din vokser. 

1. Sofistikert bibliotek for å beholde organisasjonens dokumenter

SharePoint er et sofistikert bibliotek for å oppbevare organisasjonens dokumenter . Dette ligner på OneDrive eller Google Drive. Det er en måte å holde alle dokumentene dine på ett sted. 

En funksjon i SharePoint som OneDrive og Google Drive ikke tilbyr, er at du kan knytte metadata til disse dokumentene. Så i stedet for å ha en typisk mappestruktur for hvordan du oppbevarer dokumentene dine, kan du også knytte til metadata og gruppere dem basert på forskjellige ting.

Noen kraftige organisasjoner legger for eksempel ikke sitt delte innhold i en mappelignende struktur, da det kan være mange problemer med det. De har vanligvis en liste over filer med metadata.

Ved å gjøre dette kan de enkelt spore, gruppere forskjellige ting de ønsker, og vedlikeholde metadata. Hvis ting blir oppdatert, trenger de ikke flytte rundt i mapper fordi de bare trenger å oppdatere metadataene. 

2. Nyheter og oppdateringer for teamet ditt

SharePoint kan også brukes til å enkelt gi nyheter og oppdateringer for teamet ditt . Bortsett fra å kunne angi nettsteder som inneholder informasjon, kan du også lage sider på nettstedet ditt for å oppdatere teamet ditt om visse ting.

La oss for eksempel si at du har enfor laget ditt. Så er det en ny salgsprosess som du vil rulle ut. I stedet for å sende det via e-post, kan du bare legge det ut som en ny side på SharePoint.

Med dette gir det alle tilgang til den siden som de kan kommentere. Hvis du for eksempel har gjort en feil, kan du også endre eller oppdatere den fra tid til annen.

3. Microsoft SharePoint som en database

SharePoint kan brukes som en database for å holde informasjon om hva som helst . Det er organisasjoner som lager en SharePoint-liste som inneholder kundedata, transaksjonsdata, ordredata og mange flere. Den er også kraftig og veldig fleksibel fordi den kan praktisk talt inneholde alle typer data som vedlegg, brukere og profiler. 

Det er også mer intuitivt enn andre databaser. Du vil for eksempel ikke bruke Excel til å lagre data fordi du vil at de skal deles mellom mange mennesker og vil at de skal være på samme sted. Du vil ha valideringsregler der noen personer bare kan legge til kunder som har visse betingelser og er gyldige. 

Du vil heller ikke bruke SQL, Salesforce eller noen annen komplisert database fordi du trenger å lære SQL-språket for å kunne bruke det. Så SharePoint er et så godt verktøy å bruke som database og også et godt alternativ til Microsofts Dataverse. 

4. Oppretthold vanlige arbeidsflyter i bedrifter

SharePoint brukes også til å opprettholde vanlige arbeidsflyter i virksomheten din for effektivitet . Når du har databasen i SharePoint, kan du bruke arbeidsflytfunksjonene til å administrere visse vanlige forretningsoppgaver.

La oss for eksempel si at du har en arbeidsflyt knyttet til å fylle ut en utgiftsrapport. I gamle dager måtte vi gå til e-posten vår og se etter utgiftsrapporten for å fylle den ut manuelt. Deretter må vi sende vedlegget til lederen for godkjenning og gjøre andre prosesser som er kompliserte.

Du kan gjøre denne prosessen mye enklere ved å la en arbeidsflyt kjøres helt i SharePoint. Det vil være en database for å holde alle utgifter. Du kan deretter opprette en ny post og sende den til lederens SharePoint for godkjenning.

Etter godkjenning vil den gå direkte til leverandørgjeld i SharePoint. Til slutt vil de godkjenne det slik at du kan få betalingen din. Ikke behov for frem og tilbake e-poster, og det er sporbart og kontrollerbart også. 

5. One-Stop Shop for bedrifter

Alt i alt er det en one-stop-shop for alt i virksomheten din . Alt skjer på plattformen deres, noe som gjør det veldig effektivt. Med SharePoint trenger du ikke ha forskjellige databasekilder. Det er heller ikke nødvendig å ha veldig komplekse arbeidsflyter som er rent manuelle.

Her er funksjonene til SharePoint som jeg vil at du skal oppleve senere. 

Funksjoner i Microsoft SharePoint

SharePoint er et innholdsstyringssystem som du enkelt kan søke i. Den har også noen sosiale nettverksfunksjoner som lar ansatte samarbeide. Du kan for eksempel legge inn diskusjonsinnlegg, vanlige spørsmål, nyhetsfeeder om hva folk gjør og lignende. Det bringer et sosialt nettverksaspekt til organisasjonen din. 

Den har også utmerket integrasjon med Office 365-apper.

Dessuten er SharePoint veldig tilpassbar, ikke bare fra et designaspekt, men også fra et funksjonelt aspekt. Du kan opprette hvilken som helst arbeidsflyt eller data du ønsker gjennom SharePoint-lister. Du kan også ha et mappebasert eller metadatabasert dokumentbiblioteksystem. Det kan til og med tillate brukere å ha sider innenfor sider eller én helside. 

SharePoint har sin egen database. Det er komplisert nok til å inneholde svært komplekse datatyper, men også intuitivt nok til at alle kan bruke det uten å kjenne til noen koding. 

Det er også gode business intelligence-funksjoner i SharePoint. Etter å ha dataene dine i SharePoint, kan du administrere hva som endres og hvordan det endres. Du kan ha visninger, dashbord og andre slike ting. 

SharePoint har også en av de beste tillatelsene og sikkerhetssystemene. Du kan administrere tillatelser veldig enkelt og detaljert. Du kan angi tillatelser på bionivå, appnivå, databasenivå, kolonnenivå eller på hele nettstedsnivå. 

I stedet for typiske systemer hvor tillatelser håndteres på brukernivå, håndteres dette på gruppenivå. Så du tildeler tillatelse til visse grupper og deretter tildeler du brukere til disse gruppene. 

Til slutt gjør Microsoft SharePoint veldig enkelt, intuitivt og tilgjengelig for alle nivåer i organisasjonen, uavhengig av ferdighetsnivå.

Viktigheten av å lære Microsoft Sharepoint

Det er mange grunner til at vi trenger å lære SharePoint. En av hovedårsakene er at det lar brukerne øke samarbeidet, forbedre teamarbeidet og drive effektiviteten i organisasjonen. 

Det lar også brukere lage en one-stop-shop for alle nåværende og fremtidige ansatte. Du kan for eksempel ha en ansatt ombord eller nye ansatte som har gått glipp av nyheter eller viktige e-poster fra historien. Det er bedre hvis all denne informasjonen finnes i SharePoint, slik at når de nye ansatte kommer ombord, kan de se all denne historikken i SharePoint selv. 

Den siste grunnen til at vi virkelig burde lære dette er å bli ansatt. SharePoint brukes så mye i organisasjoner at det er en av tingene folk ser etter når du blir ansatt. I likhet med kontorferdigheter er SharePoint også veldig viktig, spesielt hvis du kan lage ditt eget nettsted.

En SharePoint-bruker er forskjellig fra en SharePoint-utvikler. Hvis du sier i CV-en din at du er en SharePoint-utvikler, er det veldig relevant fordi sjefen din ville vite at du kan automatisere arbeidsflytene deres, og du vet hvordan du lager en one-stop-shop for alle de ansatte.

Konklusjon

For å oppsummere er det viktig å lære hvordan du bruker SharePoint, da det gir mange fordeler for organisasjonen din. Det er spesielt viktig for team som bruker LuckyTemplates da de sømløst samarbeider med hverandre og utfyller hverandres funksjoner.

Du kan låse opp ekstra verdi og funksjoner i SharePoint som organisasjonen din kan bruke. Du kan gjøre mange ting med SharePoint-lister, tillatelsessystemer, arbeidsflytadministrasjon, versjonshistorikk og mange flere. 

Det er også noe alle i en organisasjon lett kan bruke uten å bli overveldet. Som bruker er det veldig enkelt å bruke, men kan også være vanskelig å mestre og utvikle. Men når du først har fått tak i det, vil det hjelpe deg med å effektivisere arbeidsflytene dine.

Beste ønsker,

Henry