Hvordan dele en mappe i Microsoft Teams-kanalen?

Dette er et spørsmål fra Elena:

Jeg jobber som prosjektleder for et byggefirma, og jeg har i oppgave å vedlikeholde en delt prosedyremappe. Utfordringen er hvordan få andre, som ikke nødvendigvis jobber for selskapet vårt, til å få tilgang til innholdet. Så langt kan jeg ikke dele en dokumentmappe med eksterne brukere så vel som teammedlemmene våre. Den eneste løsningen vi kom med var å bruke en OneDrive-mappe. Noen flere ideer til hvordan man kan få andre til å få tilgang til mappen Delte dokumenter og fortsatt ha den lett tilgjengelig i Microsoft Teams?

Takk for spørsmålet ditt. Nedenfor vil vi utdype tre metoder du potensielt kan bruke for å gjøre det lettere å dele filene dine med teamet. Innlegget ble skrevet med Windows 10, men for det meste er det fullt aktuelt for Windows 11 og macOS.

Deling av mapper i Microsoft Teams

Bruk SharePoint-dokumentbiblioteker

Per i dag er det ingen enkel Teams-funksjon som gjør det mulig å dele en mappe i kanalmappestrukturen din . Når du laster opp en fil eller mappe til Teams, lagres filene dine faktisk i et SharePoint-bibliotek som lar deg enkelt dele mappen din.

• Start med å logge på Microsoft Teams-skrivebordet (på Windows eller macOS) eller nettutgaver.
• Finn den aktuelle kanalen.
• Trykk på Filer og naviger til kanalmappestrukturen til du ser mappen du vil dele med dine interne eller eksterne forretningspartnere.
• Trykk på Åpne i SharePoint-knappen som vist nedenfor.

• Det tilknyttede SharePoint-dokumentbiblioteket åpnes.
• Trykk på Vis handlinger-menyen og deretter på Del.

• Dialogboksen Send kobling åpnes.
• Bruk Til-filen for å legge inn navn og e-postadresser til personene du vil dele mappen din med.

• Når du er ferdig, trykker du på Send.

Del en mappe ved hjelp av OneDrive

En annen enkel måte å dele filer og mapper på er å bruke OneDrive.

• Fra Teams-kanalen din åpner du SharePoint-dokumentbiblioteket som vist ovenfor.
• Trykk på Vis handlinger-menyen og velg Legg til snarvei på OneDrive.
• Fra OneDrive, del koblingen som vist i avsnittet ovenfor.

Teams-mappetilgang via DropBox, Google Disk eller annen skystasjon

For å dele med eksterne partnere som ikke bruker OneDrive, kan du bruke alternativet Legg til ekstern skylagring.

• Gå til mappen din fra Teams-kanalen din.
• Trykk på Legg til skylagring.

• Velg din favoritt skylagring, i dette tilfellet Dropbox.
• Skriv inn login og passord.
• Last opp mappen din og oppgi de nødvendige partene i tredjepartslagringen.

Gi gjestetilgang til en Teams-kanal

Den siste metoden vi skal dekke er å dele med eksterne parter direkte fra Teams-kanalen din. For dette må du først gå etter og legge til eksterne brukere som gjester i dine relevante team og private kanaler etter behov.

Send mappe via Teams chat

For fullstendighetens skyld ønsket vi også å nevne muligheten for å sende en lenke til en bestemt mappe via Teams chat og Outlook.

• Åpne Filer-fanen i Teams-kanalen din.
• Finn mappen din, trykk på Vis handlinger-knappen og trykk Kopier lenke.

• Trykk på Kopier-knappen og lukk dialogen,
• Flytt til Kanalchat-fanen.
• Lim inn koblingen etter behov i kanalchatten din.
• For å dele koblingen til mappen med bestemte personer i en 1:1-chat, bruk Chat-applikasjonen

Del mappe i Outlook

For å sende vår en Teams-mappe via Outlook, kan du få lenken som vist i forrige seksjon. Deretter går du videre og limer inn koblingen til Teams-mappen din i en Outlook-e-post og sender til mottakerne. Merk at både interne og eksterne brukere trenger lesetilgang til Teams-kanalen for å få tilgang til innholdet.

Ekstra læring

• Deling av Teams-filer og -mapper på møteinvitasjoner .
• Hvordan få tilgang til Microsoft Teams-mappene i Windows Filutforsker?
• Hvor er Microsoft Teams-opptaksmappen?