Hvordan dele en fil fra Microsoft Teams i Outlook-e-post og møter?

Her er et spørsmål fra Stephie:

Jeg fikk nylig i oppgave å overta vedlikeholdet av flere Microsoft-team fra en kollega som forlot selskapet. En utfordring jeg har møtt i det siste er hvordan dele Word-, PDF- og Excel-filer som er lagret i Microsoft Teams med interne og eksterne brukere ved hjelp av Outlook 365. Noen tips/beste praksis som du kan anbefale?

Takk for spørsmålet ditt. I svaret vårt vil vi gjerne gi en enkel steg-for-steg prosess som du kan bruke for å forenkle fildeling via Outlook. Hvis du er interessert i å dele mer enn én fil, kan det være lurt å se på veiledningen for deling av Teams-mapper .

Dele filer fra Teams i Outlook

Kopier Teams-fillenken

Den enkleste måten å dele tilgang til en fil som er lagret i Teams med interne og eksterne parter, er ganske enkelt å legge inn koblingen til den i Outlook-e-posten din.

• Åpne Microsoft Teams på din Windows- eller MacOS-datamaskin og naviger til kanalen din.
• Gå til Filer - fanen og naviger til filen du er interessert i å gi tilgang til.
• Trykk på haken på venstre side av filnavnet ditt (trinn 1).
• Trykk nå på Vis handlinger - menyen (...) på høyre side til filnavnet ditt. (steg 2)
• Velg menyen Kopier lenke (trinn 3).

• Du vil nå se en dialogboks som viser banen til filen din. Filen ligger i et SharePoint-bibliotek som er vert for Teams-kanalfilene dine.
• Nå, fortsett og angi tilgangstillatelsene til Teams-filen din. Nederst i dialogboksen vil du se standard tilgangstillatelser til filen (merket nedenfor).

Angi Teams-filtillatelser

• Hvis du er interessert, kan du endre tilgangstillatelsen etter behov ved å bruke dialogboksen Link Settings.
• Teams lar deg velge mellom forskjellige delingstillatelsesalternativer. Vær oppmerksom på at delingsinnstillingene styres av Teams administrasjonspolicy og derfor kanskje ikke er tilgjengelige for deg.
  1. Tillat alle med linken å få tilgang til/redigere filen.
  2. Folk i organisasjonen din
  3. Folk som har tilgang til kanalen din (de kan være interne eller eksterne i organisasjonen din).
  4. Spesifikke personer. Du må oppgi e-postadresser til disse personene.

• Merk av for Tillat redigering etter behov.
• Når du er ferdig – trykk på Bruk .
• Teams vil nå generere en lenke til Teams-filen din i henhold til tilgangstillatelsene du nettopp har angitt.
• Trykk nå på Kopier .

Viktig merknad: Standard tillatelse for deling angis vanligvis av IT-teamet ditt. Det kan være lurt å diskutere med dem hvis de ikke passer bedriftens behov.

Legg til lenken din i en Outlook-e-post eller et møte

• Det siste trinnet er å åpne Microsoft Outlook-skrivebordet eller Office 365 Outlook.
• Opprett en ny e-post eller møteforespørsel.
• Definer e-postmottakere og e-post/møtetekst.
• Lim inn koblingen til Teams-filen som du har generert i forrige trinn.
• Send e-post eller møte.

Merk: du kan bruke den samme prosessen med hvilken som helst tredjeparts e-postklient – ​​for eksempel Gmail.

Deler lenke til Teams-filer med kanalmedlemmer

En alternativ måte å dele filer fra Teams med kanalmedlemmene dine (interne eller eksterne parter) er via Innlegg-fanen.

• Åpne Teams og naviger til kanalen din.
• Åpne Innlegg - fanen for å starte en ny samtale.
• Trykk på vedleggsfilen og velg Bla gjennom fra team og kanaler .
• Bla gjennom kanalfilene dine og velg den du er interessert i å dele.
• Trykk Del en lenke .
• Linken vil bli lagt ut i kategorien Kanalinnlegg.
• Hold musepekeren øverst til høyre i innlegget ditt og trykk på Vis handlinger - knappen (...).
• Trykk Del til Outlook . Dette vil dele samtalen som en e-post fra Outlook 365.

Fildeling til Outlook fungerer ikke

Fildeling i Teams er ganske grei. Som nevnt ovenfor, styres alternativer for filtillatelse av dine IT-avdelinger eller Teams-administratorer. I tilfelle eksterne parter ikke er i stand til å åpne eller redigere filene dine, kan det være lurt å finne ut om Teams organisasjon/kanalinnstillinger tillater eksterne parter å samhandle med filer du deler.