40 Microsoft Teams tips og triks: fra nybegynner til ekspert [Oppdatert desember 2021].

Med over 250 millioner månedlige aktive brukere, fikk Microsoft Teams mye popularitet under pandemien som standard online samarbeidsverktøy for både bedrifter og forbrukere. Sjansen er stor for at din arbeidsplass, universitet eller favoritt veldedige organisasjon allerede har tatt i bruk Teams, slik at du ikke ønsker å bli igjen. Denne ganske omfattende listen med tips og triks er ment å hjelpe deg å få mest mulig ut av Teams – i dag.

Så hvis du fortsatt prøver å forstå det grunnleggende eller allerede er en erfaren bruker, la oss komme i gang med denne hovedlisten med 40+ tips og triks som enhver Microsoft Teams-bruker bør være klar over.

Komme i gang med Microsoft Teams

Denne delen inneholder ganske grunnleggende tips, hvis du er en mer erfaren bruker, kan det være lurt å hoppe over til det hinsides grunnleggende eller ekspertdelene .

1. Endre Teams-temaet ditt

Visste du at du kan endre utseendet og følelsen til Microsoft Teams?

Bare åpne Teams-innstillingene, naviger til Generelt-fanen og velg om du vil bruke den tradisjonelle hvite bakgrunnen eller alternativt bruke mørk eller høy kontrastmodus.

Mørk modus i Teams

2. Demp lyden

Er du noen ganger sent til møtet ditt og ønsker å bli med stille, eller trenger du bare å ta en viktig samtale fra din partner mens du er på et Teams-møte?

Demp lyden direkte fra panelet Personal Meeting Controls

Teams lar deg dempe mikrofonen både fra møtekontrollene (vist ovenfor) og møteoppsettpanelet (vist som punkt 1 nedenfor).

Nøkkelfunksjoner i alternativpanelet for Teams Meeting Setup

3. Slå av kameraet

På samme måte kan du slå av og på videokameraet. Du kan enten bruke møteoppsettpanelet (punkt 2 ovenfor) for å deaktivere kameraet; eller bare bruk møtekontrollpanelet for å aktivere video igjen.

4. Gjør møtevideobakgrunnen uskarp

Hvis du bruker Teams til videomøter, kan dette høres kjent ut. Hjemmekontoret ditt er et rot, og du må bli med i denne videosamtalen. To løsninger for det: For det første kan du bruke funksjonen Bakgrunnsinnstillinger (punkt 3 ovenfor) for å gjøre videobakgrunnen uskarp rett fra møteoppsettet eller møtekontrollene. Den andre løsningen er mye mer elegant: bruk en virtuell bakgrunn (vi går gjennom prosessen senere).

Hvis Bakgrunnsinnstillingsknappen av en eller annen grunn virker inaktiv i Møteoppsett-panelet; sørg for at du slår på videokameraet først.

5. Stopp ekkoet i Teams-møter

Når du og andre møtedeltakere blir med i et lyd- eller videoteammøte fra samme rom, vil du høre irriterende ekko. Du kan enkelt bli kvitt ekkoet ved å trykke på Lyd av-knappen i Møteoppsett-panelet (vis over som punkt 4).

6. Ta opp møtet ditt

En viktig egenskap til Teams som du kanskje vil bruke fra starten, er muligheten til å ta opp et møte. Du kan starte et opptak fra møtekontrollpanelet som vist nedenfor. Selve opptaket lagres da i Microsoft Stream, og du kan enkelt dele opptaket som en lenke i en kanalsamtale (eller på e-post om nødvendig).

Opptak av et Teams-møte

Når møtet er ferdig, vil du motta en e-post med en lenke til opptaket ditt i Microsoft Stream.

Hvis du startet møtet ditt fra kanalen, vil en lenke til opptaket også gjøres tilgjengelig som et innlegg i den respektive kanalen.

Ad-hoc-møteopptak vil være tilgjengelig i Chat-fanen for selve møtet, sammen med en fil utvekslet, møtenotater og tavle hvis det brukes.

Du kan like godt vurdere å legge til Stream-appen på kanalen din, slik at andre medlemmer enkelt kan få tilgang til alle møter knyttet til gruppen.

7 . Endre lagikonet ditt

Microsoft lar deg laste opp et tilpasset bilde og angi det som din teamlogo/avatar. Du finner flere detaljer i denne opplæringen som hjelper deg med å angi et tilpasset ikon .

8. Opprett en privat kanal

Det er tilfeller der du må samarbeide med andre om oppgaver som krever konfidensialitet, for eksempel å utarbeide et budsjett eller salgsanalyserapporter. Private kanaler lar deg etablere en samarbeidsplattform med utvalgte teammedlemmer. Den private kanalen vil bare være synlig for de inviterte og vil merkes med en liten lås i Lag-listen din.

Det er enkelt å opprette en privat kanal: bare trykk på knappen Flere alternativer (...) ved siden av teamet ditt, og trykk deretter på Legg til kanal . Definer deretter kanalinformasjonen som vist nedenfor. Til slutt, legg til teammedlemmer til den private kanalen.

Privat kanal i Microsoft Teams

9. Demp varsler fra støyende kanaler

I disse dager ser vi alle ut til å være overveldet av den store mengden av innkommende varsler fra samarbeidsplattformer og e-post. Det er ofte vanskelig å faktisk produsere noe meningsfylt utover uendelig chattiness. Heldigvis gjør Teams det relativt enkelt for oss å kalibrere tilstrømningen av varslingsvarsler og -lyder vi får. Her er en veiledning for hvordan du kan dempe Teams chat og møtevarsler .

10. Forlate et team

Hvis du ikke ser noen fordel i å være en del av et team, kan du enkelt avslutte. Trykk på Flere alternativer - knappen ved siden av laget du vil forlate og velg Forlat laget .

11. Bruk Teams på mobil

Hvis du trenger å få tilgang til Teams når du er på farten, kan du bruke Teams også på mobil. Microsoft sendte ganske gode Teams-apper for Android og iOS. Snakk med dine IT-kolleger for å finne ut om du trenger ekstra programvare eller autentiseringsprosedyre for å få tilgang til bedriftens Teams-innhold på mobil.

12. Installer og avinstaller en app i Teams

Utover grunnleggende samarbeid lar Teams deg forbedre teamarbeidet ditt ved å bruke enten Microsoft- eller tredjepartsapper. I de neste delene av denne opplæringen vil du se flere bruksområder for apper i team: Bilder, vær, rapportering, meningsmålinger, notattaking osv.

Hvis du er en teameier, kan du enkelt installere og avinstallere apper som ble gjort tilgjengelig av informasjonsteknologiadministratorene dine.

Prosessen er ganske enkel: Finn teamet ditt, trykk deretter på Flere alternativer - knappen ved siden av det, og velg deretter Administrer team- tannhjulet. Så i Apps-fanen, trykk på More Apps - knappen for å søke og installere den nye appen din. Programmer spesifikke for en kanal kan legges til som faner i kanalen

13. Avbryt lesebekreftelser

Som standard, hver gang du leser en melding i Chat-applikasjonen, plasserer Teams et lite ikon ved siden av meldingen. Dette hjelper avsenderen med å erkjenne at du har lest meldingen deres. Du kan kansellere lesebekreftelser i Personvern-fanen i Teams-innstillingene.

Deaktivering av lesebekreftelser i Teams

14. Bruke filtre for å finne ting raskt

Vil du raskere finne spesifikke aktiviteter i feeden din, så vel som spesifikke chatter, team og kanaler? Bruk Teams-filteret (vist nedenfor) eller bruk snarveien Ctrl+Shift+F .

Filterfunksjonen lar deg raskt finne relevant oppføring ved navn; for chatter lar den også raskt finne dempede, skjulte og uleste oppføringer med letthet.

15. Angi en bortemelding

Samme som i Outlook lar Teams deg lage en bortemelding som ikke er på kontoret som sendes hvis noen sender deg en melding i Teams eller omtaler deg i en chat.

Bare trykk på Teams-avataren din, trykk på Sett statusmelding , skriv deretter meldingen din og spesifiser gyldighetsperioden. Trykk Ferdig og du er klar.

Går utover det grunnleggende

16. Bruk Teams-kommandoer

Etter hvert som du blir litt mer erfaren med Teams, vil du kanskje øke brukerproduktiviteten ved å bruke søkebokskommandoer.

For å komme i gang, skriv inn skråstreken (/) i Teams-søk-boksen og bla gjennom listen over tilgjengelige kommandoer:

Lags kommandoliste

Kommandolisten er ganske selvforklarende, og de jeg tror er mest nyttige er:

• /goto : For enkel tilgang til et team eller en kanal
• /keys : For å få tilgang til Teams-listen over snarveier
• /chat : for raskt å starte en chat med en av kollegene dine

17. Bruk en tilpasset virtuell bakgrunn

Jeg antar at du har lagt merke til folk som blir med i Teams-videosamtaler ved å bruke by- eller naturlandskap som bakgrunn for videosamtalene deres. Du kan bruke stort sett alle bilder som en tilpasset bakgrunn i Teams-samtaler. Ta gjerne en titt på vår enkle veiledning for hvordan du setter opp virtuelle Teams-bakgrunner for samtalen din.

18. Ta notater i et møte

Teams har flere måter du kan ta møtenotater på.

Du kan enkelt legge til OneNote-notatbøker lagret i OneDrive eller en nettverksstasjon og få kanalmedlemmene til å dele notater og notater. Jeg har også sett folk bruke Innlegg-fanen og legge til notatene sine som chat-meldinger. Jeg har sett andre legge ved Word-filer til møtet eller til kategorien Kanalfiler. Det finnes også tredjepartsapper du kan bruke.

Når det er sagt, er den riktige metoden å bruke Notes-fanen som automatisk aktiveres for møtet ditt.

• Naviger til Chat -appen.
• Klikk på møtet ditt.
• Naviger til fanen Notater og trykk på Ta notater - knappen.
• Logg møteprotokollen der.
• Pek møtedeltakerne til notatene dine etter behov.

19. Få tilgang til din uleste aktivitet

I likhet med Microsoft Outlook, markerer Teams tydelig alle uleste meldinger med fet skrift. I tillegg kan du merke Teams-meldinger som ulest for senere oppfølging. Men hvordan får du enkelt tilgang til de uleste meldingene og aktivitetene? Skriv enkelt inn /unread - kommandoen i Teams-søkefeltet , og la Teams kun hente uleste meldinger som du kan behandle.

20. Slett eller skjul chatsamtaler

Teams lar deg slette meldinger fra en samtaletråd. Den lar deg også skjule fullstendige chatoppføringer i Chats-appen din (bare trykk på ...- knappen og velg deretter Skjul ). Teams har for øyeblikket ikke sluttbrukere til å slette hele tråder fra chatloggen.

21. Feilsøk tilkoblingen til Outlook-teamet

Hvis du er både Microsoft Outlook- og Teams-bruker, planlegger du sannsynligvis Teams-møter rett fra Outlook-kalendermøtet ditt ved å bruke Teams-tillegget.

Men hva om Teams-knappen av en eller annen grunn ikke er tilgjengelig i Outlook, selv om Teams er riktig installert på din Windows-datamaskin?

Mest sannsynlig er årsaken at Teams-tillegget er deaktivert. Ta en titt på veiledningen vår om hvordan du enkelt slår på Teams i Microsoft Outlook .

22. Bygg inn Word- og Excel-filer i kanalen din

Du kan enkelt dele filer med kollegene dine ved å laste opp til Filer-fanen i en kanal. Du kan imidlertid lette tilgangen til filen ved ganske enkelt å bygge den inn som fane i kanalen din. Dette fungerer ikke bare for Excel eller Word, men også for OneNote-notatbøker, PowerPoint-presentasjoner, PDF-dokumenter og så videre.

23. Se rapporteringslinjen for din kollega

Hvis du jobber i store organisasjoner, må du kanskje identifisere organisasjonsrapporteringslinjen til en kollega. Siden Teams er godt integrert med Azure Active Directory og Exchange, kan du enkelt se inn i organisasjonskartet for dine kolleger.

Bare gå til Teams-søk-boksen, skriv inn snarveien /org og kolleganavnet ditt, så er du klar.

Slå opp et organisasjonskart for en kollega i Teams

Merk: Du vil ikke kunne slå opp organisasjonskartet i Teams for personer utenfor bedriften din.

24. Angi statusen din (/dnd), (/brb), (/tilgjengelig)

Ønsker å angi statusen din manuelt, slik at andre vet når de skal kontakte deg. Dette kan gjøres fra Teams-innstillingene, men etter hvert som du får mer erfaring med Teams, begynner du å angi statusen din fra søkeboksen.

Bare bruk /dnd for Ikke forstyrr eller /brb for Be Right Back og trykk Enter . Statusen din vil endres. Bare husk å tilbakestille statusen din etter behov.

25. Still inn onlinestatusen din manuelt slik at den alltid er tilgjengelig/aktiv

Som standard er Teams-tilstedeværelsen på nettet synkronisert med Microsoft Outlook-kalenderhendelsene og gjenspeiler den faktiske statusen til operativsystemet ditt (enten det er brukt eller inaktivt). Den er også satt automatisk til å ikke forstyrr når du deler skjermen eller ringer. Det sier at Teams lar deg manuelt angi onlinestatusen din veldig enkelt og sette den til tilgjengelig, opptatt, borte eller offline etter behov. Her er veiledningen for å manuelt angi tilgjengelighetsstatusen for Teams .

26. Få tilgang til dataene dine på SharePoint

Teams-kanaldataene dine er tilgjengelige som et dedikert bibliotek på Microsoft SharePoint, som er mye brukt dokumentportal som brukes som infrastruktur for Teams-dokumentlagring.

For å få tilgang til SharePoint-biblioteket ditt, naviger ganske enkelt til kanalen din, klikk deretter Filer - fanen og trykk Åpne i SharePoint .

27. Legg været til Teams

I likhet med Outlook, som lar deg vise værforholdene i området ditt, kan du bruke Teams for å få fart på været hvor du befinner deg.

Hvis Weather-appen ennå ikke er installert på din lokale Teams-klient, gjør du følgende:

• Åpne Teams, trykk på Apps - knappen på venstre side av applinjen,
• Søk etter og legg til Weather -appen i Teams.
• Skriv deretter inn /vær og den relevante plasseringen i Teams hovedsøkefelt.

Bruke Teams Weather-appen

28. Gjør Teams til din standard chat-app

Etter at du har begynt å bruke Teams, kan det hende du synes det er ganske bedre enn Skype for Business. Du kan gjøre Teams til standard chat-app for Outlook og andre Office-apper. Bare gå til Teams-innstillingene og deretter i Generelt - fanen, merk av for Registrer Teams som standard chat-app for Office .

Innstillingen trer i kraft etter at alle åpne Office-apper er startet på nytt.

29. Bruk Teams i Together-modus

En relativt ny funksjon i Teams er å tillate møter i Together Mode . I stedet for å vise alle møtedeltakernes kamerafeeds i rutenettet (galleri)-visningen, kan du vise dem side ved side i en virtuell setting (tenk klasserom, bibliotek, kino osv.).

For å aktivere Together-modus må du først oppdatere Teams (trykk på avataren din og deretter Se etter oppdateringer). Deretter trykker du på avataren din og trykker på Innstillinger. I den generelle fanen merker du av for Ny opplevelse:

Aktiver Together Mode

Deretter trykker du på …-knappen i møtepanelet og velger Together Mode .

Merk at hvis du jobber i et stort samarbeid, kan det hende du ikke kan oppdatere Microsoft Teams manuelt på egen hånd. Du må kanskje diskutere aktivering av Together Mode med informasjonsteknologiadministratoren din.

Ekspert-triks

30. Få en e-postadresse for kanalen din

Når en kanal er opprettet, kan du legge inn nye meldinger i fanen kanalinnlegg, direkte fra Outlook. For det må du finne kanalens e-postadresse som følger:

• Finn kanalen din og trykk på Flere alternativer - knappen ved siden av den.
• Trykk Hent e-postadresse .
• Kopier e-postadressen og legg den til som en kontakt i Outlook
• Sidenotater:
  • Lageiere kan bestemme hvem som kan sende e-post til kanalen (ved å klikke på Avanserte innstillinger-knappen).
  • Du kan

31. Deaktiver Teams fra å starte opp når du starter Windows

Teams er helt fantastisk, men det kan forbruke betydelige mengder dataressurser, hovedsakelig RAM. Hvis du kjører en bedriftsdatamaskin, vil du ikke merke noen innvirkning på systemytelsen. Når det er sagt, hvis du kjører fra et enkelt nettbrett, vil du kanskje bare kjøre Teams når det er nødvendig. Når den er installert, er Teams konfigurert til å starte automatisk hver gang du starter datamaskinen. Du kan deaktivere Teams fra å starte opp når du starter datamaskinen og starte den bare i tilfelle det er nødvendig.

32. Publiser meningsmålinger og undersøkelser i Teams

En av de mest nyttige bruksområdene til Teams er å kjøre meningsmålinger og undersøkelser. I løpet av 10 minutter kan du lage en tilpasset meningsmåling ved hjelp av Microsoft Forms eller annen tredjepartsprogramvare som Polly og legge dem ut i Teams-kanalen din. Denne opplæringen har alt du trenger for å lage dine tilpassede Teams-undersøkelser .

33. Bygg inn en rapport i Teams

Hvis organisasjonen din bruker Microsoft BI-plattformen, kan du bruke Teams for å distribuere rapportene dine. Du kan enkelt velge og feste Power BI-rapporter til en kanalfane for å sikre at de er tilgjengelige for de datadrevne diskusjonene dine.

34. Slå opp favorittsitatet ditt direkte i Teams

En annen kul måte å bruke Teams til å slå opp aksjeporteføljen din. Slik gjør du det:

• Fra Apper-fanen, søk og legg til Aksjer-appen i Teams.
• Deretter, fra søkeboksen, skriv Aksjer og deretter de relevante aksjesymbolene som vist nedenfor.

• Når Aksjer-applikasjonen er aktivert, skriver du bare inn kommandoen @Stocks og tickeren i søkefeltet.

35. Søk etter bilder i Teams

En annen lite kjent funksjon i Teams er at du kan bruke den til å søke etter bilder i Bing. Først av, fortsett og aktiver Microsoft Images-applikasjonen i Teams.

Deretter, i søkefeltet, skriver du bare @Images + søket ditt for å få tilgang til Bing-bildesøk.

36. Bruk Teams til å administrere ansattes skift

hvis du leder en gruppe ansatte som jobber i skift i detaljhandel, kundesenter eller til og med en liten fabrikk, kan du bruke Teams for å planlegge og dele arbeidsplaner. Shifts - applikasjonen som du enkelt kan legge til i Teams, gjør det veldig enkelt å administrere skiftplanen, motta tidsplanforespørsler om PTO, medisinsk permisjon eller ferier fra kollegene dine og til og med la dem klokke inn og ut skift. Du kan deretter opprette ansattes fremmøterapporter er nødvendig. Kul!

37. Legge til en kalender

Å visualisere og administrere en delt kalender er sannsynligvis en annen stor potensiell bruk for Teams. Så langt gir ikke Teams en enkel Outlook-integrasjon. Når det er sagt, kan du legge til en Nettsted-fane til Teams-kanalen din og peke til enten Outlook-gruppekalenderen eller Google Kalender-URLen. Mest sannsynlig vil brukere måtte legge inn brukerlegitimasjonen for å få tilgang til kalenderne.

38. Integrer Trello i Teams

Mange team bruker Trello kanban-tavler for en myriade av samarbeidsbruk. Disse kan omfatte pågående oppgavestyring så vel som mer strategisk planlegging av prosjekter, produkter eller programmer. Du kan enkelt åpne Trello som en app i Teams ved å legge den til ved å bruke fanen Apps for å få tilgang til relevante tavler og kort. Du kan også legge den til som en tredjepartsfane i kanalen din. Begge vil kreve å oppgi Trello-brukerlegitimasjonen din.

39. Start Cisco Webex Meetings fra Teams

Microsoft og Cisco konkurrerer på området innen teamkommunikasjon og samarbeid. Likevel kan det hende at bedriften din bruker begge deler. Visste du at du kan integrere Webex i Teams-kanalen din? Det er en Webex-app som du enkelt kan legge til som i en kanalfane. Teammedlemmene kan deretter enkelt få tilgang til Webex-møtene sine og bli med på sine egne Webex-møter fra Microsoft Teams. De kan også planlegge Webex-møter og få teamet varslet via Innlegg-fanen.

40. Få tilgang til Teams-analysen

Som teameier vil du kanskje kunne overvåke bruksmønsteret til teamet eller kanalen din. I så fall:

• Åpne Teams - fanen i applinjen på venstre side .
• Søk deretter etter teamet ditt i ruten til venstre.
• Trykk på Flere innstillinger - knappen ved siden av teamet ditt og trykk på Administrer team- tannhjulet.
• Åpne deretter Analytics-fanen.
• Herfra kan du forhåndsvise team- og kanalbruksmønstrene dine, engasjementsmålinger, diskplassutnyttelse osv.

Forhåpentligvis har du likt innlegget. I så fall, del gjerne med venner og kolleger over sosiale medier. Kjenner du til flere kule Teams-tips og triks? Legg dem gjerne ut i kommentarfeltet! Mange takk!