Vurderer utformingen og utformingen av Excel-finansmodellen din

Problemet som må løses og produksjonen som kreves påvirker ofte utformingen og utformingen av den økonomiske modellen. Så det er ikke en dårlig idé å bruke litt tid på å tenke på oppsettet før du setter i gang. Utformingen og strukturen til modellen er ikke bare knyttet til logikken og funksjonaliteten, men de kan også påvirke utseendet og følelsen av modellens grensesnitt og hvordan brukere navigerer gjennom modellen.

Når du bygger en modell for første gang, kan det hende du har problemer med å vite hvor du skal begynne. Nøkkelelementene i en finansiell modell er

• Inndata eller kildedata
• Forutsetningsdokumentasjon
• Beregninger
• Utganger

Når du begynner å bygge modellen din, start med å legge ut hvert av disse elementene i fire separate faner og tenk på hva som skal gå i hver seksjon. Skill hvert av disse elementene tydelig. Selv om hver modell bør inneholde disse elementene, er ikke alle økonomiske modeller strukturert på samme måte. Med mindre en modell er veldig liten, bør det være en dedikert fane for hver hovedkomponent i modellen.

Strukturere din økonomiske modell: Hva går hvor

Når du designer utformingen av en modell, følger de fleste erfarne modellerere disse reglene:

• Separate inndata, beregninger og resultater, der det er mulig. Merk tydelig hvilke deler av modellen som inneholder input, beregninger og resultater. Du kan sette dem på separate regneark eller separate steder på ett regneark, men sørg for at brukeren vet nøyaktig hva hver del er for. Fargekoding kan hjelpe med å sikre at hver seksjon er tydelig definert.
• Bruk hver kolonne til samme formål. Dette er spesielt viktig når du gjør modeller som involverer tidsserier. For eksempel, i en tidsseriemodell, å vite at etiketter er i kolonne B, enhetsdata i kolonne C, konstante verdier i kolonne D og beregninger i kolonne E, gjør det mye enklere når du redigerer en formel manuelt.
• Bruk én formel per rad eller kolonne. Dette danner grunnlaget for beste praksis-prinsippet der formler holdes konsistente ved bruk av absolutt, relativ og blandet referanse. Hold formler konsistente når du er i en datablokk, og endre aldri en formel halvveis.
• Se til venstre og ovenfor. Modellen skal leses logisk, som en bok, noe som betyr at den skal leses fra venstre til høyre og topp til bunn. Beregninger, innganger og utganger bør flyte logisk for å unngå sirkulær referanse. Vær oppmerksom på at det er tider når dataflyt fra venstre til høyre eller topp-til-bunn kan komme i konflikt med brukervennlighet og presentasjon, så bruk sunn fornuft når du utformer oppsettet. Ved å følge denne praksisen kan du unngå å ha beregninger knyttet over hele arket, noe som gjør det vanskeligere å kontrollere og oppdatere. Excel vil også beregne raskere hvis du bygger formler på denne måten fordi den beregner fra venstre til høyre, og topp til bunn, så ikke bare gjør det modellen enklere å følge, den vil beregne mer effektivt.
• Bruk flere regneark. Unngå fristelsen til å legge alt på ett ark. Spesielt når blokker med beregninger er like, bruk separate ark for de som må gjentas for å unngå behovet for å rulle over skjermen.
• Ta med dokumentasjonsark. Et dokumentasjonsark der forutsetninger og kildedata er tydelig lagt ut er en kritisk del av enhver finansiell modell. Et omslagsark må ikke forveksles med et forutsetningsark. En modell kan aldri ha for mye dokumentasjon!

Definere innganger, beregninger og utdatablokker for din økonomiske modell

Vanligvis jobber modellbyggere bakfra og frem når de bygger modellene sine. Den utgang, eller den delen de ønsker betrakteren eller brukeren å se, er på forsiden, beregninger er i midten, og kildedata og forutsetninger er på baksiden. I likhet med sammendraget, et styrepapir eller en annen rapport, bør de første sidene inneholde det tilfeldige seere trenger å se på et øyeblikk. Hvis de trenger mer informasjon, kan de grave dypere i modellen.

Her er noen retningslinjer for hva som kan inkluderes på hver fane i modellen din:

• Omslagsark: Selv om det ikke alltid er inkludert, inneholder omslagsarket mange detaljer om modellen. Omslagsarket er selvfølgelig ikke mye nyttig med mindre du holder det oppdatert. Hvis du bestemmer deg for å inkludere et forsideark, kan du legge til detaljer som følgende:
  • En logg over endringer og oppdateringer av modellen med dato, forfatter, endringsdetaljer og deres innvirkning på produksjonen av modellen, noe som kan hjelpe med versjonskontroll
  • Hensikten med modellen og hvordan den er tenkt brukt fremover
  • Hvem som opprinnelig skrev modellen og hvem man kan kontakte med spørsmål
  • Innholdsfortegnelse
  • Instruksjoner om hvordan du bruker modellen
  • Ansvarsfraskrivelser med hensyn til modellens begrensninger, juridisk ansvar og forbehold
  • Globale eller sentrale forutsetninger er integrert i bruken av modellen

    Omslagsark og instruksjonssider brukes sjelden. Hvis du bestemmer deg for ikke å inkludere et forsideark, sørg for at modellen inneholder eksplisitte instruksjoner angående drift, formål, forutsetninger, kildedata og ansvarsfraskrivelser.

• Inndataark: Dette er det eneste stedet hvor hardkodede data skal legges inn. Det kan være ett eller flere inndataark hvis det er store datamengder, men inndataene bør legges ut i logiske blokker.
• Utdata-, sammendrags- og scenarioark: Disse presenterer de endelige resultatene. De kan også inneholde rullegardinbokser for scenarioer eller brukeroppføringsfelt som lar brukerne av modellen generere sine egne utdata. Denne delen kan også inneholde et dashbord.
• Beregnings- eller arbeidsark: Del opp beregningsarkene logisk, og sett dem deretter opp konsekvent innenfor hvert ark. Hvis beregningene blir lange og forvirrende, er det fornuftig å dele dem opp i logiske deler. De kan for eksempel deles etter type tjeneste, kunder, økonomiske tabeller, geografisk plassering eller forretningssegmenter. Hvis beregningsark er delt, sørg for at oppsettet og formateringen er så konsistent som mulig på tvers av alle arkene.
• Feilsjekkark: Dette arket inneholder lenker til alle feilsjekker i modellen. Feilkontroller bør utføres i beregningsdelen, men en oppsummering av alle feilkontroller på ett sted betyr at når modellen er i bruk, kan modellbyggerne raskt sjekke om noen av feilkontrollene er utløst.