Outlook 2002 gir deg muligheten til å sette opp grupper slik at du kan se alle gruppemedlemmenes tidsplaner med bare noen få museklikk. Du kan for eksempel sette opp en gruppe som inneholder alle medlemmene i prosjektteamet ditt; hvis du regelmessig planlegger møter med hele teamet, kan du raskt se alle disse tidsplanene for å finne et møtetidspunkt når de alle er tilgjengelige. Ikke mer å skrive inn teammedlemmenes navn individuelt for å få timeplanene deres. Og ikke lenger å måtte huske navn på hvert teammedlem - og uunngåelig å la noen stå utenfor listen!
For å få full bruk av gruppeplaner, må kalenderne til alle gruppemedlemmene være tilgjengelige for offentlig visning. Kontakt organisasjonens informasjonssystemguru for å se om du har offentlig tilgang til tidsplaner.
Følg disse trinnene for å se alle planene for en gruppe:
1. Hent opp Outlook 2002-kalenderen.
2. Velg Handlinger, Vis gruppeplaner. Dialogboksen Gruppeplaner vises, og viser alle gruppene du har opprettet.
Hvis du ennå ikke har opprettet noen grupper, kan du klikke Ny for å gjøre det. Eller du kan slette gamle grupper fra listen din.
3. Dobbeltklikk på gruppen du vil vise, eller merk gruppen og klikk Åpne.
Et tidsplanvindu vises som viser alle planene for gruppemedlemmene. Du kan legge til og slette medlemmer av gruppen.
4. Klikk på Lagre og lukk for å lagre eventuelle endringer du har gjort i gruppen.
Du kan til og med planlegge møter fra gruppeplanvinduet. Bare uthev et tidspunkt da alle er tilgjengelige, og klikk deretter Lag møte og velg Lag møte for alle. Et nytt avtalevindu vises med alle gruppemedlemmenes navn i Til-feltet. Hvis du vil, endre emnet og ta med en melding, og klikk deretter Send for å invitere alle i gruppen til møtet.