Området Versjonsinnstillinger i SharePoint 2010 inneholder sannsynligvis noen av de mest ettertraktede innstillingene i ethvert bibliotek eller en liste. Versjonsinnstillinger dekker de fleste alternativene for dokumentbehandling eller innholdsbehandling. Så ditt nye dokument-/innholdsadministrasjonsmantra er godkjenning, versjonskontroll og utsjekking. Som standard er ikke innstillinger for godkjenning, versjonering eller utsjekking slått på på et teamnettsted.
Hvis du vil ha disse alternativene aktivert når nettstedene dine er konfigurert, bør du vurdere å bruke et publiseringsnettsted i stedet.
Før du velger disse alternativene, sørg for at du kjenner til forretningsprosessene til teamet ditt. Hvis dokumenter er grundig undersøkt og godkjent utenfor SharePoint-prosessen, kan det hende du ikke ønsker eller trenger at godkjenningsinnstillinger eller utsjekking håndheves. Hvis dokumentene dine er bilder, vil du kanskje ikke bruke versjonskontroll hvis versjonene ikke betyr noe for deg og du ikke trenger å gå tilbake til en eldre versjon.
Vurder å bruke flere dokumentbiblioteker og bruk forskjellige innstillinger basert på behov. For eksempel, hvis du har 100 dokumenter i et bibliotek og egentlig bare trenger versjonskontroll og godkjenning på 5 av disse dokumentene, kan de kanskje plasseres i et bibliotek med ekstra konfigurasjon.
Versjonsstyring kan være en av de mest misforståtte funksjonene i SharePoint-dokumenthåndtering. Versjonsstyring er en nyttig beskyttelsesmekanisme fordi du kan gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet om nødvendig.
Versjoner i SharePoint er kopier av det samme dokumentet med forskjellige intervaller under redigering. Hvis du krever at brukere skal se forskjellige versjoner av et dokument, kanskje for å velge mellom de to, må du inkludere en betegnelse i navnet (som v1.0 i det tidligere eksemplet) eller en ekstra Metadata-kolonne.
Følg disse trinnene for å bruke eller endre versjonsinnstillinger:
Klikk på koblingen Versjonsinnstillinger på siden for bibliotek/listeinnstillinger.
Delene på siden for versjonsinnstillinger inkluderer innholdsgodkjenning, dokumentversjonshistorikk, sikkerhet for utkastelementer og Krev utsjekking (kun biblioteker).
Velg om du vil kreve varegodkjenning i Innholdsgodkjenning-delen ved å velge Ja eller Nei-alternativknappen.
Hvis du valgte Ja som svar på «Krev innholdsgodkjenning for innsendte elementer», kan personer med tillatelser for godkjenning av varer alltid se utkast til elementer.
Elementer som ikke er godkjent ennå, er ikke synlige for medlemmer eller besøkende på nettstedet. Du kan angi hvem du vil skal se utkast i delen Draft Item Security.
I delen Dokumentversjonshistorikk velger du en alternativknapp for å angi om du vil bruke Ingen versjonering, Lag hovedversjoner, Lag større og mindre (utkast) versjoner, og (valgfritt) spesifiser antall versjoner som skal beholdes ved å merke av i den aktuelle avmerkingsboksen og legge inn et tall.
Standard for en liste/bibliotek er Ingen versjonering. Du kan velge hovedversjoner (1.0, 2.0. 3.0 og så videre) eller større og mindre versjoner (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 og så videre). Ved å velge ett av de to siste alternativene kan du angi en grense for antall versjoner av hver type ved å angi et tall på opptil 10 000.
Velg hvem som kan se utkastelementer ved å velge alternativknappen Draft Item Security i delen Draft Item Security.
Denne delen er deaktivert med mindre du tillater mindre (utkast)versjoner av dokumentene eller listeelementene dine. Her er de tre alternativene for hvem som kan se utkastelementer - Enhver bruker som kan lese elementer, bare brukere som kan redigere elementer, eller bare brukere som kan godkjenne (og forfatteren).
Bestem om du vil kreve utsjekking for brukere som redigerer dokumenter ved å velge alternativknappen Ja eller Nei.
Selv om det noen ganger kan være et problem, er det å kreve utsjekk en annen god sikkerhetsmekanisme som sørger for at andre brukere ikke ser et dokument midt i endringen, eller har flere brukere som redigerer samtidig (siste lagring vinner).
Vurder å legge til Utsjekket til-kolonnen i visningene dine slik at brukerne raskt kan se hvem som har sjekket ut en vare.
Klikk OK eller Avbryt.
Hvis du klikker OK, brukes versjonsinnstillingene dine. Gå og prøv dem!