Når du bruker et databaseprogram som Access 2013, kan du ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du lage et relasjonsdatabasedesign, dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er forbundet med relasjonelle sammenføyninger, der et felt i en tabell samsvarer med (relaterer til) et felt i en annen. Her er den generelle ideen:
Identifiser dataene dine.
Lag en liste over mulige felt (informasjonsdeler), inkludert tekst, numerisk, dato, sant/usant og andre typer data.
Eliminer overflødige felt.
Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (Lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler, for eksempel.)
Organiser feltene i tabeller.
Grupper feltene dine etter det de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. En ordreregistreringsdatabase for en butikk kan ha én tabell for kunder, én for produkter og én for bestillinger.
Legg til tabeller for koder og forkortelser.
Planlegg å inkludere en tabell med statsnavn og tobokstavskoder, og en tabell over annenhver kode eller forkortelse du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene til å lage rullegardinmenyer med verdier du kan velge når du legger inn poster.
Velg en primærnøkkel for hver tabell.
Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan gi Access beskjed om å tildele et unikt ID-nummer til hver post ved å bruke et AutoNumber-felt.
Koble sammen tabellene.
Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreregistreringsdatabase må ordretabellen inneholde et felt som identifiserer kunden som la inn bestillingen – et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er én-til-mange , der én post i én tabell kan matche mer enn én (eller ingen) poster i en annen tabell.