Tips for å forberede en presentasjon av din økonomiske modell

Du kjenner din økonomiske modell best. Ingen er mer kvalifisert enn deg til å snakke om modellen din, så du kan bli bedt om å kommunisere resultatene av den økonomiske modellen som en formell presentasjon til styret eller toppledelsen. Du må bestemme hvordan du skal kommunisere funnene dine på en klar og kortfattet måte. Forståelig nok opplever mange detaljorienterte modellbyggere at destillering av sine 20 MB økonomiske modeller som har tatt uker å bygge inn i en ti-minutters presentasjon er vanskelig!

Hvis du bare kopierer og limer inn et diagram direkte i Word eller PowerPoint, vil koblingene til de underliggende dataene i Excel opprettholdes. Dette er greit hvis du planlegger å gjøre endringer, men det kan gjøre filstørrelsen veldig stor, og kan også føre til at du ved et uhell sender konfidensiell informasjon utilsiktet innebygd i et annet dokument. For å unngå dette må du lime inn diagrammet som et bilde. Kopier diagrammet og bruk deretter Paste Special i måldokumentet for å lime inn diagrammet som et bilde eller JPG.

I denne typen miljø hvor du trenger å formidle mye informasjon, vil det være nyttig å ha sammendragstabellene eller diagrammene på et PowerPoint-lysbilde bak deg mens du snakker. Det kan også hjelpe å ta fokuset fra deg hvis du er litt nervøs.

Publikummet ditt er sannsynligvis ikke interessert i å se hvordan modellen fungerer (og jeg anbefaler ikke å vise de indre funksjonene med mindre de spesifikt har bedt om det), men de vil kanskje se live og skiftende scenarier. Hvis modellen er riktig bygget, vil du kunne gjøre en enkelt endring i input-forutsetningene, og publikum vil kunne se effekten av disse skiftende scenariene i sanntid.

Pass på at du tester alle mulige innganger på forhånd. Å ha en #REF! feil under en direkte sensitivitetsanalyse er en ekte tillits- og troverdighetsmorder.

Enten du presenterer i Excel eller bruker PowerPoint-lysbilder, sørg for å følge disse grunnleggende reglene for å lage økonomiske presentasjoner:

• Vis kun én nøkkelmelding om gangen. Ikke fyll skjermen med for mange detaljer eller prøv å formidle for mye på en gang.
• Bruk mellomrom i stedet for rutenett. Rutenett skaper rot, og jo mindre som et kjedelig Excel-regneark presentasjonen din ser ut, jo bedre. Du elsker kanskje Excel, men mange i publikum vil slå seg av når de ser rutenettet, så få det til å se mer ut som en presentasjon og mindre som Excel.
• Gi dem en mer detaljert rapport de kan se gjennom etter presentasjonen. Vis kun et sammendrag på høyt nivå på skjermen.
• Sørg for at skriften er stor nok og tydelig på projektoren. Test det på forhånd hvis du kan. Noen ganger ser farger utvasket ut, noe som gjør tekst vanskelig å lese når den projiseres.
• Hvis du viser selve modellen på skjermen, øker du zoomen i Excel slik at publikum kan se tallene. Test dette på forhånd, og husk at du bare vil kunne vise en liten del av skjermen på denne måten.
• Ikke hopp rundt i Excel. Publikum er ikke så kjent med modellen som deg. De trenger litt tid til å fordøye det de ser.
• Bruk diagrammer og grafikk for å vise meldingen i stedet for tekst og tall.

Vær forberedt på spørsmål angående output, input, forutsetninger eller hvordan modellen fungerer. Sørg for at du kan forsvare forutsetningene du har brukt eller måten du har beregnet noe på. Modellresultatet er bare så godt som forutsetningene som er lagt inn i det, så du må sørge for at publikum godtar nøkkelantakelsene for at de skal akseptere modellresultatene.