Når du bruker Microsoft Project og viser kostnadstabellen med felt – for eksempel standard ressurssats – kan du klikke i en hvilken som helst kostnadskolonne og angi en pris for hver ressurs. En fin snarvei er å tilpasse disse feltene med en oppslagstabell.
En oppslagstabell lar deg lage en rullegardinliste med verdier i et felt å velge fra. Så hvis bedriften din har noen få standard timepriser eller kostnader per bruk for materialer, kan tilpasning av disse feltene gjøre informasjonsinntastingen din raskere og også bidra til å forhindre datainntastingsfeil som kan oppstå når du legger inn alle prisene manuelt.
Følg disse trinnene for å tilpasse et kostnadsfelt i Project 2007:
1. Vis en tabell med kolonnen du vil tilpasse.
Du viser tabeller ved å velge Vis –> Tabell og velge en fra listen som vises.
2. Høyreklikk på kolonneoverskriften og velg Tilpass felt fra hurtigmenyen som vises.
Dialogboksen Egendefinerte felt vises.
3. Klikk på Oppslag-knappen.
Dialogboksen Rediger oppslagstabell vises.
4. Angi en verdi (hvis du fyller ut et kostnadsfelt, vil dette være et beløp i dollar) i kolonnen Verdi.
5. Skriv inn en beskrivelse (for eksempel anleggsarbeider eller ingeniør for ressurskategorien som belastes med denne prisen) i kolonnen Beskrivelse.
6. Gjenta trinn 4 og 5 for å angi flere verdier for dette feltet.
7. Hvis du vil begrense feltet til å bare akseptere verdiene i denne listen, må du kontrollere at alternativet for dataregistrering Tillat at flere elementer legges inn i feltene ikke er merket.
Det kan hende du må klikke på pluss-symbolet til venstre for Data Entry Options for å se denne avmerkingsboksen.
8. Klikk på en alternativknapp for å velge en bestilling for listen.
Du må kanskje klikke på plusstegnet til venstre for Visningsrekkefølge for oppslagstabell for å se disse alternativene:
• Etter radnummer: Viser elementene slik du har listet dem opp i denne dialogboksen
• Stigende: Viser dem i stigende verdirekkefølge, laveste verdi først
• Synkende: Viser dem i synkende rekkefølge med den høyeste verdien først
9. Klikk Lukk og klikk deretter OK for å lagre listen og lukke alle dialogbokser.
En god visning å bruke hvis du vil se all informasjon om en ressurss arbeidstildeling, er Ressursallokeringsvisning. Du kan vise den ved å klikke på Ressursallokeringsvisning-knappen på verktøylinjen for ressursadministrasjon, eller du kan velge den fra dialogboksen Flere visninger.