Å lede et prosjekt er vanskelig. Omfang, ressurser, forventninger, tidsplaner og budsjetter er alltid i endring. Selv om Microsoft Project kan hjelpe deg med mekanikken for å organisere, planlegge og spore et prosjekt, kan det ikke hjelpe deg med å forhindre alle fallgruvene i prosjektledelse. Her er en titt på ti av de vanligste fallgruvene og tips om hvordan du unngår dem.
For å starte på rett fot i et nytt prosjekt, start med å reflektere over det store bildet og jobb deg ned til detaljene systematisk. Du må forstå formålet, målene og den strategiske betydningen av prosjektet før du dykker ned i de detaljerte oppgavene som er nødvendige for å fullføre prosjektet.
Start med å stille disse spørsmålene: Bør prosjektet organiseres etter leveranse? Etter fase? Etter geografi? Etter type teknologi? Tenk gjennom implikasjonene av å organisere prosjektet ditt på hver av disse måtene. Når du bestemmer hvordan du vil organisere prosjektet, kan du begynne din arbeidssammenbruddsstruktur (WBS). Hvis du bestemmer deg for å organisere det etter fase, gjenspeiles hver fase av prosjektet i toppnivået i WBS; hvis du bestemmer deg for at leveranser er en bedre måte å organisere prosjektet på, er disse toppnivået. Når toppnivået ditt er etablert, kan du begynne å dekomponere toppnivået til mer detaljerte arbeidspakker og fra arbeidspakker til oppgaver.
Du kunne ikke planlegge et prosjekt uten noen forutsetninger. Å gjøre antagelser er ikke et problem, men å tro at andre vet – eller til og med deler – antakelsene dine er et problem.
Når du starter et nytt prosjekt, lag en forutsetningslogg - enten i et Excel-regneark eller som en Word-tabell. Dokumenter forutsetningen, spesifiser fristen for å validere den, og legg til et felt for kommentarer. Det er veldig enkelt, men det sikrer at alle opererer under samme sett med forutsetninger.
Lim inn forutsetningen i Notes-delen av oppgavene som påvirkes av forutsetningen.
Prosjektet ditt er viktig for deg; faktisk kan det være det viktigste aspektet av arbeidet ditt. Det er kanskje ikke like viktig for alle andre. Hvis du jobber i en organisasjon som har mange pågående prosjekter, er din sannsynligvis ikke prioritet nr. 1. Når det trekkes ressurser fra prosjektet ditt for å hjelpe til med et annet, går du bare tilbake til tidsplanen og reviderer planen for å fullføre arbeidet. Du må kanskje revidere grunnlinjen eller til og med opprette en ny.
Når du jobber dypt inne i prosjektet og prøver å balansere ressurstilgjengelighet med arbeidet som må fullføres, er den enkleste strategien å se etter den første ikke-allokerte, eller underallokerte, ressursen og tilordne den personen til en oppgave. Problemet er at den ikke-allokerte ressursen kanskje ikke har kompetansen til å gjøre jobben. En ansatts stilling i IT-avdelingen, for eksempel, garanterer ikke, eller tilsier engang, at han kan bygge en database eller bygge et system. Identifiser ferdighetene som er nødvendige for å fullføre arbeidet, og identifiser ferdighetssettene til tilgjengelige ressurser. Du kan selv trenger å identifisere ferdighetsnivåer , som entry level, midlevel og ekspert.
Hvis du ikke beregner innsatsen i, og varigheten av, hver oppgave, risikerer du å tildele for mye arbeid til en enkelt ressurs. I de fleste tilfeller er ikke ressurser dedikert til prosjekter på heltid. Mange ressurser fungerer i en matriseorganisasjon ; de jobber med flere prosjekter, eller de gjør prosjektarbeid.
Hvis du ikke bestemmer hvor lang tid ressurser må bruke på prosjektet og jevner arbeidet ut i samsvar med det, møter du en ubehagelig overraskelse når prosjektet henger etter at ressursene ikke er 100 prosent dedikerte eller fordi du har overallokert dem.
Som prosjektleder stoler du på at teammedlemmer gir nøyaktige kostnads- og varighetsestimater for arbeidet deres. Tross alt kan du ikke være en fagekspert på alle felt. Men fordi du fortsatt holdes ansvarlig for tidsplanen og budsjettet du utvikler, bør du forstå hvordan estimatene ble utviklet og deretter bekrefte den riktige estimeringsmetoden.
Dokumenter grunnlaget for estimatene og forutsetningene som er brukt for å utvikle et estimat i Notes-delen for å hjelpe deg med å holde styr på variablene knyttet til estimatet.
En prosjektleder har en kan-gjøre-holdning. Å være i bransjen med å løse problemer og levere resultater, betyr imidlertid ikke at du har råd til å være blindt optimistisk om prosjekter. Levering til rett tid og budsjett avhenger blant annet av å etablere beredskapsreserve for både tidsplan og budsjett. Du kan opprette reserve for individuelle oppgaver som er iboende risikable og sette en samlet prosjektreserve. For enklere prosjekter er det tilstrekkelig med en reserve på 10 prosent. For ledende teknologi kan det hende du trenger en reserve på 50 prosent eller mer.
Hindringen nr. 1 for å fullføre oppgaver er utvilsomt The Meeting. Du husker kanskje arbeidsdager hvor du stresset fra det ene møtet til det neste, bare for å komme til slutten av dagen og innse at du ikke klarte å fullføre noe av ditt eget arbeid. Du trengte sannsynligvis ikke å delta på alle - eller at hvis de i det minste hadde blitt drevet mer effektivt, kunne de ha avsluttet på halve tiden.
Stopp møtegalskapen! Planlegg møter - selv ukentlige statusmøter - bare når det er nødvendig. Eksperimenter ved å holde teammøter annenhver uke eller gjennomføre en-til-en møter med individuelle teammedlemmer.
Hvis et spesifikt tema på agendaen krever innspill fra en interessent, inviter vedkommende til å delta kun på den delen av møtet og deretter få unnskyldning for å gå tilbake til jobb.
Etter at du vet hvordan du lager en effektiv tidsplan ved hjelp av Project, må du ikke forveksle tidsplanen med virkelighet. Tidsplanen er ganske enkelt en modell av virkeligheten, gitt den informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet. Informasjon, forutsetninger, estimater og ressurser endres, risikoer og problemer er alltid tilstede, og selvfølgelig endres omfanget av prosjektet. Derfor, så snart du baserer prosjektet, er det sannsynligvis utdatert.
Gjør ditt beste for å oppdatere modellen med den nyeste informasjonen, men husk at det å planlegge en hendelse ikke garanterer at det vil skje.
Hvis du ikke kan finne ut hvordan du skal overholde en frist gitt ressursene og informasjonen du legger inn i Project, er det usannsynlig at du holder den fristen. Faktisk kan Project hjelpe deg med å kommunisere problemene som ligger i en aggressiv leveringsdato. Du kan vise interessenter tidsplanen og be dem hjelpe deg med å finne ut hvordan du kan fremskynde fullføringen av oppgaver. I noen tilfeller kan interessenter gi relevant informasjon som hjelper deg å bli ferdig tidligere; i andre tilfeller vil de imidlertid at prosjektet skal utføres innen en bestemt dato, men det er ingen rimelig måte å møte forfallsdatoen på.
Når du møter en urealistisk deadline, må du overholde den så godt du kan. Hvis fristen rett og slett er umulig, erkjenner du det. Du kan bruke Project til å søke etter alternative tilnærminger for å oppnå prosjektleveransene – selv om du ikke kan bruke det til å komprimere tid.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
