Som med andre Outlook 2013-moduler, kommer journalen med flere visninger som viser oppføringene dine på forskjellige måter – enten det er en oversikt over telefonsamtaler eller en liste organisert etter navnene på personene du har vært i kontakt med.
Gjeldende visning-valgene i båndet lar deg endre raskt fra en visning til den neste.
Journalen kan være nyttig enten du velger å bruke den regelmessig eller sjelden. Du trenger ikke begrense deg til å registrere dokumenter eller Outlook-elementer. Du kan holde styr på samtaler eller kundehenvendelser eller andre transaksjoner der kronologi er viktig. Du kan også spille romskipskaptein og spille inn alt du gjør.
Tidslinjevisning for Outlook-journalen
Tidslinjevisning er et arrangement som viser et merkelig lite kronologisk ordnet diagram over alle journaloppføringene dine for å vise hvilke oppføringer du opprettet først og hvilke du opprettet sist. Hvis du holder styr på tiden du bruker på ting som telefonsamtaler, tar lengre samtaler mer plass enn kortere. Å klikke på Tidslinje-knappen i båndet gjør ingen skade, men det gjør veldig lite nytte heller.
Oppføringslistevisning for Outlook-journalen
Oppføringslistevisningen viser hele tomaten – det er en visning som viser alle journaloppføringene dine, uavhengig av hvem, hva eller når. For å se oppføringsliste-visningen, klikk på oppføringsliste-knappen i båndets gjeldende visning-seksjon.
Du kan klikke på overskriften øverst i en kolonne for å sortere listen i henhold til informasjonen i den kolonnen. Hvis du for eksempel vil ordne listen over journalposter etter oppføringstype, klikker du på oppføringstypeoverskriften. Listen din er sortert alfabetisk etter type oppføring, med samtaler før e-post, e-post før fakser, og så videre.
Outlook-journalens telefonanropsvisning
Fordi du kan holde styr på telefonsamtalene dine i journalen, viser journalen anropene du har sporet. Bare klikk på Telefonsamtaler-knappen i båndet. For å skrive ut en liste over telefonsamtaler, bytt til Telefonsamtaler-visning og trykk Ctrl+P.
Outlook Journals siste 7 dager-visning
Varene du sannsynligvis trenger først, er de du brukte sist. Det er derfor Siste 7 dager-visningen tilbyr en rask måte å se de siste aktivitetene dine på. For å se en ukes journaloppføringer, klikk på knappen Siste 7 dager i seksjonen for båndets gjeldende visning.
Dokumenter du har opprettet, telefonsamtaler, e-postmeldinger – alt du har gjort på datamaskinen i løpet av de siste syv dagene – er i visningen Siste 7 dager. Denne visningen viser alt du har jobbet med i løpet av den siste uken – inkludert dokumenter som du kanskje opprinnelig har laget for lenge siden. Det er derfor du kan se noen ganske gamle datoer i denne visningen.