Med Office 365 og SharePoint Online har du et sentralisert hjem for alle dokumenter. Du kan få tilgang til disse dokumentene fra flere datamaskiner (eller til og med mobiltelefonen din) og av flere personer. Uavhengig av hvor mange personer eller enheter som har tilgang til dokumentet, finnes det bare én enkelt versjon av dokumentet på SharePoint.
Fordi SharePoint er i skyen og tilgjengelig over Internett, trenger du bare en Internett-tilkobling eller mobilmottak for å få tilgang til bedriftsdataene dine.
En virkelig ineffektivitetsforsterker er å ha forskjellige versjoner av dokumenter spredt over alt. Du kan ha én versjon av et dokument på jobben og en annen versjon på hjemmedatamaskinen og enda en versjon på den bærbare datamaskinen. Dokumenter har også en dårlig vane med å multiplisere.
Når du sender et dokument til folk i en e-post, lagrer de det på datamaskinen og gjør endringer. Veldig raskt er det flere dokumenter, og det blir nesten umulig å finne ut hvilken versjon som inneholder den nødvendige informasjonen.
I tillegg til dokumenter lar Office 365 deg synkronisere all e-post, kalender og kontakter til flere enheter. Hvis du bruker Outlook hjemme og på kontoret, trenger du ikke å bekymre deg for å være på feil datamaskin når du prøver å finne en kontakt på jobben.
Du trenger ikke å bekymre deg for å gå glipp av en avtale fordi alle datamaskinene du bruker synkroniseres med Exchange Online. Resultatet er at avtaler, e-post og kontakter lever i skyen og er synkronisert med e-postprogrammet ditt.
Du kan også synkronisere smarttelefonen din med Exchange Online, slik at du aldri er langt unna avtaler, kontakter og e-post. Denne funksjonen er en av de mest verdifulle.