Den gamle måten å sende fakser på er å skrive ut dokumentene og en forside, hente dem fra skriveren, gå til faksmaskinen, legge inn dokumentene og deretter sende dem. Tiden som går bort under denne prosessen kan variere mellom tre og ti minutter. Outlook 2003 forenkler denne prosessen fordi du nå kan sende faksen direkte fra PC-en.
Sette opp Microsoft Fax-konsollen
For å sende en faks rett fra PC-en din, må du ha Microsoft Fax-konsollen installert. For å se om konsollen er installert, gå til Windows kontrollpanel og mappen Printer and Faxes , og se etter faksikonet. Hvis du ser faksikonet, er du klar til å sende fakser.
Hvis faksikonet ikke vises, følg disse trinnene:
1. Klikk på Windows Start-knappen og velg Kontrollpanel, Skrivere og faks.
Listen over skrivere og faksenheter vises.
2. Velg kommandoen Legg til en faks i skriveroppgavene.
3. Følg faksveiviseren til slutten av oppsettet.
Sender en faks
Med fakskonsollen installert trenger du ikke skrive ut noe papir og gå til faksmaskinen, og taper tid og energi i prosessen. Hvis du jobber med en bærbar datamaskin, hjelper fakskonsollen deg med å sende en faks fra hotellrommet eller et annet sted. Bare koble til telefonlinjen og send.
Slik sender du en faks:
1. Åpne dokumentet du vil fakse.
2. Velg Fil, Skriv ut.
Dialogboksen Skriv ut åpnes.
3. Velg FAX fra rullegardinlisten Navn.
Hvis faksdriveren ikke vises, se forrige avsnitt "Sette opp Microsoft Fax-konsollen."
4. Klikk OK.
Send faksveiviseren vises.
5. Klikk på Adressebok-knappen.
Outlook-adresseboken vises.
6. Dobbeltklikk på mottakerens faksnummer.
Faksnummeret overføres til faksveiviseren.
7. Klikk på Neste.
8. Velg og fullfør en forside, og klikk deretter på Neste.
9. Velg om du vil sende faksen nå eller på et annet tidspunkt, og klikk deretter OK.
Faksen vil bli sendt, og sparer tid uten papirstopp. Faksovervåkingsboksen åpnes og viser anropsstatusen.
Du kan lese hele rapporten over dine sendte og mottatte fakser i MS Fax-konsollen. Gå til Windows-kontrollpanelet, klikk på mappen Skrivere og telefakser, og dobbeltklikk på faksmappen for å vise fakskonsollen. Velg nå Sendte elementer for å se en liste over sendte fakser.