I Outlook 2007-termer betyr sortering bare å sette listen i rekkefølge. Faktisk er en liste alltid i en slags rekkefølge. Sortering endrer bare rekkefølgen.
Du kan se hvilken rekkefølge listen din er sortert i ved å se etter trekanter i overskrifter. En overskrift med en trekant i betyr at hele listen er sortert etter informasjonen i den kolonnen. Hvis kolonnen har tall i seg, og hvis trekantens store side er øverst, går listen fra største til minste tall. Kolonner som inneholder tekst blir sortert i alfabetisk rekkefølge: A er den minste bokstaven, og Z er den største.
Fra tabellvisning
Dette er den desidert enkleste måten å sortere Outlook-listen på: Når du sorterer fra tabellvisning, klikker du på overskriften til en kolonne du vil sortere. Hele tabellen er sortert i henhold til kolonnen du klikker - etter dato, navn eller hva som helst.
Fra dialogboksen Sorter
Selv om å klikke på en kolonne er den enkleste måten å sortere på, kan du sortere på kun én kolonne. Det kan være lurt å sortere på to eller flere kolonner.
Følg disse trinnene for å sortere på to eller flere kolonner:
1. Velg Vis –> Gjeldende visning –> Tilpass gjeldende visning.
Dialogboksen Tilpass visning vises.
2. Klikk på Sorter-knappen.
Dialogboksen Sorter vises.
3. Fra menyen Sorter elementer etter velger du det første feltet du vil sortere etter.
Velg med omhu; en mye større liste over felt vises i denne menyen sammenlignet med det du kan velge fra i visningen. Det kan bli forvirrende.
4. Velg Stigende eller Synkende sorteringsrekkefølge.
Velg om du vil sortere fra minste til største (stigende) eller omvendt (synkende).
5. Gjenta trinn 3 og 4 for hvert ekstra felt du vil sortere.
Den første kolonnen du velger er den viktigste. Hele tabellen er sortert i henhold til det feltet - og deretter etter feltene du velger senere, i den rekkefølgen du velger dem. Hvis du sorterer telefonlisten etter selskap først og deretter etter navn, for eksempel, begynner listen med navnene på personene som jobber for et bestemt selskap, vist alfabetisk, etterfulgt av navnene på personene som jobber for et annet selskap, og så videre.
6. Klikk OK.
Listen din er sortert!