Rapportveiviseren krever noen flere avgjørelser fra deg enn rapportverktøyet, men det er mer fleksibelt enn det øyeblikkelige rapportverktøyet. Her går det:
I databasevinduet klikker du på fanen Opprett på båndet og klikker deretter på knappen Rapportveiviser. (Det er rett der i fanens Rapporter-seksjon.)
Dialogboksen Rapportveiviser vises, og viser alle feltene i den aktive tabellen. Du finner også en rullegardinliste der du kan velge andre tabeller og spørringer og to kolonner med Valgte og Tilgjengelige felt, som du bruker til å bestemme hvilke felt fra de(n) valgte tabellen(e) som skal brukes i rapporten.
Bruk rullegardinlisten Tabeller/spørringer for å velge tabellen du vil begynne med.
Feltene fra tabellen du velger vises i boksen Tilgjengelige felt.
Legg til felt i rapporten ved å dobbeltklikke på dem i boksen Tilgjengelige felt.
Ved å dobbeltklikke legger du til feltene i boksen Valgte felt, og de blir en del av rapporten. Du kan også klikke på et felt én gang og deretter klikke på knappen med et >-symbol på.
Gjenta trinn 2 og 3 for hver tabell og/eller spørring i databasen du vil inkludere i rapporten. Klikk på Neste for å gå videre til neste side i rapportveiviseren; klikk deretter på Neste igjen.
Hvis du på noe tidspunkt ønsker å legge til alle feltene i en gitt tabell eller spørring, klikker du bare på >>-knappen for å legge til alle tilgjengelige felt i listen Valgte felt.
Ved å klikke på Neste to ganger omgår grupperingsspørsmål, som for en enkel rapport ofte er unødvendige.
Velg en sorteringsrekkefølge for rapporten din – sorterer vanligvis på feltet som folk vil bruke for å slå opp informasjon i rapporten. Klikk på Neste.
Hvis rapporten for eksempel dokumenterer en liste over ansatte, kan etternavn være et godt valg. En rapport om produktsalg vil være nyttig i bestilling av produktnummer eller produktnavn. Du kan sortere etter mer enn ett felt, velge opptil fire felt å sortere etter og enten stigende eller synkende for sorteringsrekkefølgen på hvert felt.
Deretter, hvis du har valgt felt fra mer enn én tabell, blir du bedt om å velge hvordan du vil se dem.
Dette indikerer i hovedsak hvilken tabell som er den dominerende eller hovedtabellen for rapporten. Når det gjelder demoen her, velg Hendelser, som er standard fordi det er tabellen du valgte de første rapportfeltene fra.
Et annet trinn som vises hvis du har inkludert felt fra mer enn én tabell, vises nedenfor.
I dette trinnet velger du hvordan du vil gruppere rapportens poster. EventType velges her, slik at alle samlingsarrangementene er samlet, deretter Education, så Fundraising, i den rekkefølgen. For å bruke grupperingen, klikk på feltnavnet i boksen til venstre, og klikk deretter på høyrepilen. Dette plasserer det valgte feltet i blått, over resten av feltene som er inkludert i rapporten.
Velg en layout og en orientering fra de to settene med alternativknapper og klikk på Neste.
Oppsettalternativer (tabell eller kolonne) er enkle - du vil enten se rapporten som en liste (tabell) eller i seksjoner (kolonne), der hver post vises i en seksjon for seg. Justified ligner på Tabular, men grupperer feltene i et slags stablet virvar.
Orienteringsbeslutninger (stående eller liggende) er generelt enklere hvis du ser for deg rapporten i hodet ditt – er det flere felt enn det som passer på et ark med 8,5 tommer bredt papir? I så fall, velg Landskap for å gi deg selv 11 tommer papir (eller 10 tommer, for å gi minst mulig margin) som feltene dine vises over.
Klikk på Neste.
Et standardnavn for rapporten din vises nå i dette neste trinnet i veiviseren.
Gi rapporten et navn.
Skriv inn et navn i den lange boksen øverst i dialogboksen. På dette tidspunktet må du også bestemme hvordan du skal fullføre ting – med en forhåndsvisning av rapporten, eller ved å hoppe rett inn i designvisningen for å gjøre flere endringer i rapportens utseende og innhold. For nå, velg å forhåndsvise rapporten, som er standard.
Når du klikker på Fullfør, vises rapporten i et forhåndsvisningsvindu, hvor du kan skrive den ut eller lagre den for fremtidig bruk. (Trykk Ctrl+S, eller klikk på Lagre-knappen og gi rapporten et navn, når du blir bedt om det, for å ta seg av den lagrende virksomheten.)
Etter at du har lagret den – eller hvis du ikke trenger å lagre den eller fortsette å se den – kan du lukke den ved å høyreklikke på rapportens fane og velge Lukk fra hurtigmenyen. Hvis du gjør flere endringer og ikke har valgt å lagre, vil du bli spurt om du vil lukke uten å lagre.
Selvfølgelig vil du sannsynligvis gjøre endringer i rapporten, for eksempel å endre kolonnebredder der informasjon kuttes av, for eksempel feltnavn (se etikettene FundsNeeded og FundsRaised) og deres data (se EventDate-etiketten og data) , som vist under. Dette gjøres i enten Design- eller Layout-visning, og for å bytte til en av visningene, høyreklikk rapportens fane og velg visningen du vil jobbe i fra popup-vinduet.