Økonomi og Excel går hånd i hånd. Skaperne av Dynamics 365 vet verdien av integrasjoner og forstår viktigheten av Excel. Regnskapsførere lever og ånder Excel-regneark. Uten en omfattende, effektiv og brukervennlig Excel-integrasjon, er verdien av din økonomiske programvare alvorlig begrenset.
For å få mest mulig ut av ERP-systemet ditt, må du kunne trekke ut data fra ERP-systemet til Excel ved å trykke på en knapp. Du må kunne opprette journalposter i en Excel-mal og laste dem inn i ERP-systemet med et museklikk. Du trenger aktive koblinger mellom Excel-arbeidsbøker og poster i ERP-systemet ditt, slik at når en post oppdateres av noen i organisasjonen, gjenspeiler Excel-regnearket endringen så snart du oppdaterer koblingen. I disse dager er det ikke tilstrekkelig å ha muligheten til å pumpe foreldede dataekstrakter fra ERP-en din til Excel. Heldigvis gir Excel-tillegget for finans og drift robust integrasjon mellom Dynamics 365 og Excel for Office 365.
Dynamics 365-integrasjonen fungerer bare med en nyere versjon av Excel; ideelt sett bør du bruke Office 365 sammen med Dynamics 365, begge skybaserte versjoner. Sørg for at din versjon av Excel er minst 16.0.6868.2060. For å se versjonsnummeret, start Excel, velg Konto fra Fil-menyen og velg Om Excel. Versjonsnummeret vises i øvre venstre hjørne av Om-vinduet.
Måten Excel fungerer med Dynamics 365 for Finance and Operations på er ved hjelp av et Excel-tillegg. Et Excel -tillegg er et program du installerer som utvider funksjonaliteten til Excel. Disse tilleggsprogrammene er utviklet spesielt for Excel, og de kjører ikke utenfor Excel; snarere øker de hva Excel kan gjøre. Noen av måtene som tilleggsprogrammer utvider Excel på, er ved å inkludere disse elementene:
- Nettbaserte oppgaveruter og innholdsruter: Vis og la deg samhandle med data fra et annet program som er relatert til data i Excel-regnearket ditt
- Egendefinerte menyelementer og båndknapper: Gir deg flere funksjoner og funksjonalitet
- Dialogvinduer: Lar deg gi tilleggsinformasjon eller bekrefte prosesser før du kjører dem
Tillegget du trenger for å integrere Excel med Dynamics 365 er Microsoft Dynamics Office-tillegget. Følg disse trinnene for å installere den:
Start Microsoft Excel.
På Sett inn-fanen klikker du på Lagre-knappen i Tillegg-gruppen. Alternativt, hvis du kjører Excel Online-versjonen, klikker du Office-tillegg-knappen og deretter Butikk-knappen i Office-tillegg-vinduet som vises.
Kontorbutikken åpner.
Sjekk ut menynavigasjonsmetoden til knappen Tillegg i nettversjonen. kontra de fullstendige Excel-versjonene.
Butikk-knapp som brukes til å finne Excel-tillegget.
Sjekk ut menynavigeringsmetoden til knappen Tillegg i den fullstendige Excel-versjonen.
Office-tilleggsknapp funnet i Excel Online.
Skriv inn Dynamics i tekstboksen for søk i butikken og trykk på Enter.
Fra resultatene klikker du på koblingen Microsoft Dynamics Office Add-in.
Klikk på Legg til-knappen.
Velg alternativet Trust This Add-in i dialogboksen som vises.
Du må spesifisere at du stoler på tillegget bare første gang du kjører det, ikke hver gang.
Skriv inn URL-en til finans- og driftsleieforekomsten din.
Du kan kopiere og lime det inn i Server URL-feltet.
Slett alt etter vertsnavnet.
Den resulterende URLen skal bare ha vertsnavnet, som i https://xxx.dynamics.com, der xxx står for vertsnavnet ditt.
Velg OK og velg deretter Ja for å bekrefte endringen.
Tillegget starter på nytt.
Metadata (listene over tabeller og tilgjengelige felt som du kan redigere i Excel) lastes inn.
Design-knappen er nå aktivert. Design-knappen lar deg eller IT-avdelingen din spesifisere berøringspunktene mellom Excel og enheter (typer av poster) i Dynamics 365 for Finance and Operations, for eksempel kunder, leverandører og innkjøpsordrer.
Du kan bytte fra Excel Online til den fullstendige (installerte) versjonen av Excel (forutsatt at du har den installert) ved å klikke på Rediger i Excel-knappen i Excel Online på den øverste menylinjen.
Legge til, slette og oppdatere enhetsdata (som leverandører, kunder, fakturaer og salgsordrer) gjøres normalt innenfor skjermbildene til selve ERP-systemet, ikke i Excel. Tillegget lar deg imidlertid opprette, oppdatere eller slette ERP-enhetsdataposter fra Excel, selv om dette ikke er en enkel sak å sette opp av en rekke årsaker, inkludert disse:
- Du kan ikke legge til poster uten å forsikre deg om at du har inkludert alle obligatoriske felt.
- Du må spesifisere feltet som er primærnøkkelen (unikt ID-nummer) for den enheten. For eksempel kan kunde-ID-en være den unike primærnøkkelen til kundehovedtabellen, men når du håndterer fakturaer eller innkjøpsordrer eller andre, mer komplekse tabeller, kan primærnøkkelen være en sammensatt nøkkel som består av flere felt.
- Du kan få feilmeldinger hvis du prøver å slette en post som brukes i andre relaterte tabeller. Dette kalles en fremmednøkkelbegrensning. Du kan for eksempel ikke slette en selger hvis den selgeren brukes på faktureringsfakturaer som er en del av faktureringshistorikken din.
Søk hjelp fra IT-avdelingen din eller et kvalifisert Dynamics 365-partnerkonsulentfirma når du designer integrasjoner som endrer dataene i Dynamics 365 ERP-systemet ditt fra Excel. Denne funksjonaliteten fungerer utmerket, men en ekspert må konfigurere den riktig. Start i det minste med skrivebeskyttede visninger av Excel-data i Dynamics 365 for Finance and Operations.
Hvis du ikke har noen eksperter til å hjelpe deg, kan det være lurt å begynne med å lage Excel-integrasjoner som bare er skrivebeskyttede visninger av Dynamics 365 ERP-data som vises i Excel, uten kommandoer for oppdatering, innsetting eller sletting; disse er tryggere fordi de ikke kan skape datakorrupsjon i ERP-systemet.
Etter at du, eller noen fra din IT-avdeling eller din autoriserte løsningsleverandør, har satt opp en datakobling ved hjelp av designeren som er en del av Microsoft Dynamics Office-tillegget, vises datakoblingen i ruten til høyre for regnearket ditt. . Du kan publisere (lagre, med andre ord) oppdateringer til dataene dine tilbake til Microsoft Dynamics-systemene. Disse oppdateringene håndteres av en funksjon i Microsoft Dynamics kalt OData (open data protocol)-tjenester. Bare berøringspunkter som er tilgjengelige i OData-tjenester støttes nå i Dynamics Office-tillegget. Hvis du får en feilmelding når du publiserer endringene, utheves raden som hadde en feil. Det vises også en melding som angir antall rader som ble slettet, lagt til eller oppdatert.