Microsoft Access brukes i mange organisasjoner til å administrere en serie tabeller som samhandler med hverandre, for eksempel en kundetabell, en ordretabell og en fakturatabell. Å administrere data i Access gir fordelen med en relasjonsdatabase der du kan sikre dataintegritet, forhindre redundans og enkelt generere datasett via spørringer.
Access har en eksportveiviser, og den er relativt enkel å bruke. Bare følg disse trinnene:
Med Access-databasen åpen klikker du på måltabellen eller spørringen for å velge den.
På fanen Eksterne data på båndet velger du Excel-ikonet under Eksporter-gruppen.
Veiviseren du ser her åpnes.
Eksporter data til Excel ved hjelp av Excel Export Wizard.
Som du kan se, kan du spesifisere visse alternativer i Excel-eksportveiviseren. Du kan spesifisere filplasseringen, filtypen og noen alternativer for bevaring av formater.
I Excel-eksportveiviseren velger du Eksporter data med formatering og oppsett og velger deretter Åpne målfilen etter at eksportoperasjonen er fullført.
Klikk OK.
Excel åpnes for å vise deg de eksporterte dataene.
I Access spør den siste siden i eksportveiviseren, vist i følgende figur, om du vil lagre eksporttrinnene. Det kan være nyttig å lagre eksporttrinnene hvis du forventer å sende den aktuelle spørringen eller tabellen ofte til Excel. Fordelen med denne metoden er at i motsetning til å dra og slippe, lar muligheten til å lagre eksporttrinn deg automatisere eksporten ved å bruke Access-makroer.
Bruk alternativet Lagre eksporttrinn hvis du eksporterer dataene dine ofte.
Du kan eksportere Access-tabellen eller spørringen til en eksisterende Excel-fil i stedet for å opprette en ny fil. Men merk at navnet på det eksporterte objektet vil være navnet på tabellen eller spørringen i Access. Vær forsiktig hvis du har et Excel-objekt med samme navn i arbeidsboken din, fordi det kan bli overskrevet.
For eksempel vil eksport av en Access-tabell kalt PriceMaster til et Excel-regneark som allerede har et regneark kalt PriceMaster føre til at det originale Excel PriceMaster-regnearket blir overskrevet. Sørg også for at arbeidsboken du eksporterer til, er lukket. Hvis du prøver å eksportere til en åpen arbeidsbok, vil du sannsynligvis få en feilmelding i Access.