Access har noen flotte veivisere som gjør importprosessen enkel. Her er trinnene for å importere eller koble datakilder til Access-databasen:
Åpne Access-databasen som vil inneholde de importerte dataene, og klikk på Eksterne data-fanen på båndet.
Gruppen Importer og koble til knapper vises på båndet.
Hver knapp er koblet til en veiviser som leder deg gjennom prosessen: Vanlige filformater som Excel eller Tekst (merket som tekstfil) har sine egne spesifikke knapper; du kan finne de mindre vanlige filformatene ved å bruke Mer-knappen.
Klikk på knappen som samsvarer med filformatet ditt.
En dialogboks Hent eksterne data spesifikt for det valgte filformatet vises på skjermen.
Velg datakilden du vil importere eller koble til Access.
Vanligvis er dette en fil. Det kan også være et SharePoint-nettsted eller en Outlook-mappe.
Velg metoden for datalagring.
Det er her du forteller Access om du vil importere eller koble dataene.
Følg de resterende trinnene i dialogboksen Hent eksterne data, og klikk deretter på Fullfør.
Fra dette tidspunktet avhenger trinnene av hvilket dataformat du importerer. Følg instruksjonene nøye. Det verste som kan skje er at du får en importert (eller koblet) tabell full av sludder. Hvis du gjør det, sjekk formatet til kildefilen.
For eksempel, hvis kilden er en tekstfil og du får vrøvl, må du kanskje bekrefte at tekstfilen ble lagret som en avgrenset fil (med et tegn – for eksempel et komma – plassert mellom feltene). Det er også mulig at kildefilen ikke er i riktig format (for eksempel kan du tro at det er et Excel-regneark, men det er det ikke).
Hvis du forventer å importere eller koble til denne typen fil ofte, klikker du på avmerkingsboksen Lagre importtrinn.
Avmerkingsboksen vil være plassert på den siste skjermen i veiviseren. Etter at du har merket av i boksen, blir du bedt om et navn for importen. Hvis du importerer disse dataene med jevne mellomrom, for eksempel den første dagen i måneden, klikker du på Opprett Outlook-oppgave. Access vil sette opp en Outlook-oppgave for deg som inkluderer en knapp for å kjøre oppgaven fra Outlook.
Hvis du lagret importen, klikker du på Lagre import for å fullføre importprosessen og lagre importen for fremtidig bruk.