Her er ti av de vanligste Microsoft Access-problemene og deres løsninger. Ikke gi opp håpet hvis problemet ditt ikke er på denne listen. Sjansene er store, hvis du har problemet, har noen andre allerede hatt det og funnet ut løsningen. Det er derfor Internett er en verdifull ressurs.
En av de vanskeligste tingene å gjøre (men viktigst når du bygger en database) er å bygge tabellstrukturene riktig. Denne prosessen er kjent som normalisering. En riktig normalisert database bør aldri bare ha én tabell som inneholder redundant informasjon. Tenk på følgende tabell:
| Kunde | Adresse | By | Stat | Glidelås | Telefon |
| Jones | Hovedgaten 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Hovedgaten 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Smith Circle | Jones | CA | 90 000 | 451-555-8645 |
Ser du den overflødige informasjonen? Du har rett. Det er kundens navn og adresse. Hva er årsaken til redundansen? Rett igjen! Det er de to telefonnumrene til kunden Jones. Den riktige måten å normalisere denne tabellen på ville være å dele den i to tabeller - en for kundenavn og adresseinformasjon og den andre for telefonnumre. Dette ville eliminere behovet for å gjenta den andre Jones-posten i Kunder-tabellen.
Hvis du har problemer med å normalisere tomme tabeller, fyll hver tabell med fem til ti poster. Å se tabellene med data gjør det vanligvis lettere å oppdage normaliseringsproblemer.
Slik kommer du i gang med å normalisere bordene dine:
Undersøk hver tabell slik den er strukturert for øyeblikket.
Gjentar du informasjon unødvendig (som du så med adressen og kundenavnet tidligere)?
Hvis du har duplikatinformasjon, må du finne ut hvorfor du gjentar den (for eksempel flere telefonnumre til én kunde).
Bryt det ene bordet i to tabeller for å eliminere redundansen.
Gjenta trinn 1 til 3 for hvert bord til all redundans er eliminert.
Du kan finne ut at det å dele en tabell i to fortsatt ikke eliminerer all redundans i en tabell. I så fall, fortsett å dele opp tabellene til all redundans er borte.
Automatisk avrunding kan frustrere det levende dagslyset ut av deg, men å korrigere det er enkelt. Som standard setter Access alle tallfelt til å akseptere lange heltall. Som du kanskje husker fra matematikkdagene på videregående, er et heltall et negativt eller positivt heltall. For å få plass til desimaler, endrer du innstillingen for feltstørrelse slik at den godtar desimaler. Dette er hvordan:
Åpne tabellen i designvisning og klikk deretter på feltet som ikke samarbeider.
På fanen Generelt i området Egenskaper nederst på skjermen klikker du på Feltstørrelse-boksen.
Klikk på pil ned på slutten av boksen, og velg deretter Enkel, Dobbel eller Desimal fra rullegardinmenyen som vises.
Lagre tabellen, og problemet med automatisk avrunding er over.
For detaljer om forskjellen mellom enkelt-, dobbel- og desimalfeltstørrelser, trykk på F1-tasten mens du er i egenskapsboksen for feltstørrelse. Hjelpeskjermen gir en detaljert beskrivelse av hver feltstørrelse, tallene den vil inneholde og hvor mye plass som er reservert for den størrelsen. Tilgang krever en Internett-tilkobling for å bruke hjelpesystemet.
Noen ganger kan disse "nyttige" funksjonene i Access bli en plage. En slik funksjon kalles Autokorrektur. Du er kanskje kjent med det fra Microsoft Word, hvor det ofte er en flott ting. Databaser inneholder imidlertid ofte akronymer, delenummer og lignende. Autokorrektur kan ha en feltdag med slike "ord". Du er kanskje ikke engang klar over det når du legger inn dataene dine.
Du har to valg for å løse dette problemet.
1. Klikk på Fil-fanen i øvre venstre hjørne av Access-skjermen.
2. Klikk på Alternativer-knappen i menyen nede på venstre side av skjermen.
Dialogboksen Tilgangsalternativer vises.
3. Klikk på Korrektur fra listen til venstre.
Korrekturvalgene dine vises.
4. Klikk på Autokorrekturalternativer-knappen.
Dialogboksen Autokorrektur vises.
5. Fjern merket for noen eller alle avmerkingsboksene i Autokorrektur-dialogboksen.
Du kan deaktivere noen eller alle Autokorrektur-funksjonene, avhengig av hva Autokorrektur gjør for å irritere deg for øyeblikket. Fjern merket for Erstatt tekst mens du skriver hvis du ikke lenger vil at Access skal "fikse" "stavefeilene" for deg.
6. Klikk OK to ganger for å lagre endringene.
Du kan nå skrive inn problemteksten din riktig, uten Autokorrekturens forstyrrelser, og få den til å forbli som du skrev den.
Du har kanskje hørt denne mye i løpet av årene: "Databasen slettet posten min!" Vel, jeg har nyheter til deg: Databasen gjør ingenting uten at vi mennesker kommanderer den. Og mennesker kan gjøre et par feil:
Angre-kommandoen (Ctrl+Z) vil ikke reversere slettingen av en post.
Angre
Ikke få panikk. Før du gjør noe annet, trykk Ctrl+Z. Det er Angre-kommandoen. Hvis rekorden kommer tilbake, er du heldig. Angre reverserer datainntastingsfeil som kan føre til at posten ser ut som slettet. Dette vil imidlertid bare fungere hvis du Angre rett etter at datainntastingsfeilen har funnet sted.
Søk etter den manglende posten
Hvis du prøver Angre-kommandoen og posten ikke kommer tilbake, er det fortsatt en sjanse for at en datainntastingsfeil skjuler den ved å plassere den der du ikke forventer at den skal være. Åpne tabellen som inneholdt posten og søk etter den på en annen måte enn du vanligvis ville gjort. Se etter noe utenom det vanlige på lignende plater. Her er noen eksempler:
Gjenoppretting av sikkerhetskopi
Hvis du ikke finner posten noe sted, kopierer du posten fra en sikkerhetskopi av databasefilen.
Denne løsningen fungerer bare hvis du har sikkerhetskopiert databasen siden posten opprinnelig ble lagt til. Hvis du sikkerhetskopierer om natten og posten ble lagt inn samme dag som den ble borte, vil ikke denne posten være i sikkerhetskopien.
Spørreskriving er en kunstform. Selv ekspertene roter til nå og da. Her er noen vanlige løsninger på uventede søkeresultater:
1. Åpne problemspørringen i designvisning.
Design-fanen på båndet vises.
2. Klikk på egenskapsark-knappen fra fanens Vis/skjul bånd-gruppe.
Egenskapsark-vinduet åpnes til høyre for spørringsrutenettet.
3. Klikk i det grå området mellom feltlistene i den øverste halvdelen av spørringsrutenettet.
Egenskapsarket skal nå vise Spørringsegenskaper. (Se rett under eiendomsarkets tittellinje for å bekrefte dette.)
4. Klikk i Unique Values-raden i egenskapsarket.
En nedtrekkslistepil vises på slutten av Unike Values-raden.
5. Velg Ja fra rullegardinlisten og kjør spørringen.
Doblingen bør forsvinne.
1. I designvisning høyreklikker du sammenføyningen (linjen som forbinder de to tabellene) og velger Sammenføyningsegenskaper fra menyen som vises.
2. Undersøk hvilke typer sammenføyninger som tilbys og velg den som sier noe sånt som "Inkluder ALLE poster fra 'Kunder' og bare de postene fra 'Bestillinger' der de sammenslåtte feltene er like".
Den faktiske teksten du ser varierer i henhold til navnene på tabellene dine. For å spørre avicionados kalles dette en ytre sammenføyning. Veldig kult.
3. Klikk OK og kjør spørringen.
Du bør nå ha alle poster fra Kunder-tabellen, uansett om det er tilsvarende poster i Ordre-tabellen.
Hvis søket ditt involverer flere kriterier, noen beregnede felt og mange relasjoner, prøv å dele oppgaven i flere mindre trinn i stedet for å prøve å løse problemet på en gang. Trinn-for-trinn-tilnærmingen lar deg fokusere på hver brikke, en om gangen, og sørge for at hver enkelt fungerer perfekt før du går videre til den neste.
Hvis søket ditt fortsatt ikke fungerer uansett hva du gjør, kan du be noen andre ta en titt. Jeg har ofte jobbet med et vanskelig spørringsproblem i timevis, vist det til noen andre og hørt de magiske ordene: «Det er enkelt. Bare gjør dette." Og problemet er løst. Å få et nytt par øyne på problemet løser ofte ting raskt.
På et tidspunkt, når du åpner en spørring, et skjema eller en rapport, vil du se en Parameter-dialogboks når du ikke vil se en Parameter-dialogboks. Kaster du hendene i været og forbanner universet? Selvfølgelig ikke! Hver gang du ser en parameterdialogboks uventet (du kan angi dem med vilje), betyr det at Access ikke kan finne et felt det refereres til av verken skjemaet eller rapporten eller spørringen bak skjemaet eller rapporten. Si at problemet er med en rapport. For å feilsøke, start med søket bak rapporten. Åpne den spørringen i dataarkvisning og se om du får parameteren. Hvis du gjør det, hvilket felt spør den etter? Det feltet er det som Access ikke finner. Så bytt spørringen til designvisning og finn kolonnen med feltet som Access ikke finner. Problemfeltet er vanligvis et kalkulert felt som refererer til andre felt. Er hvert felt og tabellnavn stavet riktig? Hvis ikke, korriger stavefeilene. Er hvert felt i tabellen det skal være i? For eksempel, hvis referansen din lyder Orders.LastName og Etternavn-feltet er i Kunder-tabellen, korriger feilen ved å skrive innKunder.Etternavn .
Hvis spørringen kjører uten en parameter, er problemet på rapporten. Så åpne rapporten i designvisning og kontroller hver kontroll på rapporten som er bundet til et felt. Hvis Access ikke finner et av feltene kontrollen skal vise, vil den sette en grønn trekant i øvre venstre hjørne av kontrollen. Sjekk hver og en for den grønne trekanten. Hvis du finner den grønne trekanten, kontroller stavemåten til feltet som kontrollen refererer til. For eksempel, hvis kontrollen skal vise Etternavn (ingen mellomrom) og referansen i kontrollen sier Etternavn (mellomrom), fjern deretter mellomrommet slik at kontrollen på rapporten samsvarer med feltnavnet fra spørringen. Sjekk også rapportens underliggende spørring for å bekrefte at problemfeltet er valgt i spørringen.
En Access-database kan havne på den delte disken til en bedrift, slik at den er tilgjengelig for alle som trenger den. Problemet med å plassere hele Access-databasen på den delte stasjonen er at den ofte kjører sakte på hver brukers arbeidsstasjon (det er et fancy ord for en individuell datamaskin). Du vil sannsynligvis også støte på feil hvis flere personer prøver å bruke databasen samtidig. Klagene begynner å rulle inn, og du vet ikke hva du skal gjøre.
Løsningen på dette problemet ligger i å dele Access-databasefilen i to separate filer:
Frontenden ligger på brukerens arbeidsstasjon.
Bakenden ligger på den delte serveren.
Frontenden er knyttet til bord i bakenden.
Alt du egentlig deler er dataene – så dataene er alt som skal gå på den delte disken. Ved å sette opp ting på denne måten, er den eneste informasjonen som må reise over nettverket dataene brukeren ber om. Et slikt oppsett øker databaseytelsen dramatisk og lar flere brukere legge inn og redigere data samtidig.
Å dele opp datasettet er ikke så vanskelig som du kanskje tror. Access gjør det enkelt med Database Splitter Wizard. Følg disse trinnene for å dele databasen:
Sikkerhetskopier databasen du vil dele.
Hvis noe går galt (usannsynlig, men hei, du kan aldri være for trygg når det kommer til data!), kan du prøve igjen med sikkerhetskopien.
Flytt om nødvendig databasen du vil dele til en mappe på den delte stasjonen.
Dette trinnet lar Database Splitter sette opp tabellkoblinger riktig for deg.
Åpne databasefilen du vil dele fra den delte mappen.
Sørg for at du har en sikkerhetskopi av denne databasen før du går videre. Sørg også for at alle databaseobjekter er lukket.
Klikk kategorien Databaseverktøy på båndet.
Flytt data-gruppen vises på båndet. Den inneholder en knapp som heter Access Database.
Klikk på Access Database-knappen.
Dialogboksen Database Splitter Wizard vises.
Klikk på Split Database-knappen og la veiviseren gjøre sitt.
Du vil bli bedt om et back-end-databasefilnavn. Skriv inn et navn, len deg tilbake og se moroa utfolde seg foran øynene dine.
Kopier front-end-filen (den originale filen du delte) til hver brukers arbeidsstasjon.
La brukerne åpne filen fra arbeidsstasjonene sine – og se hvordan de forundrer seg over den forbedrede hastigheten til databasen! Du er en helt. Ja!
Har du ikke en delt disk eller ønsker å bli kvitt andelen din? Du kan fortsatt ha flere brukere i databasen din samtidig ved å plassere dataene dine i skyen.
Etter hvert som tiden går, finner du at databasefilen blir større og større. Dette er et resultat av sletting av objekter og poster over tid. Hvis du for eksempel oppretter en spørring og deretter sletter den senere fordi den ikke lenger er nødvendig, fjerner ikke Access automatisk plassen som opptas av den spørringen fra databasefilen. Det samme gjelder for poster. Når du sletter poster fra en tabell, forblir plassen som disse postene okkuperte i databasefilen. Til slutt kan filen bli fire eller fem ganger størrelsen som kreves for å holde dataene og objektene i den.
Hvorfor bør du bry deg om filstørrelsen øker? Her er to grunner:
Kommandoen Kompakt og reparer fjerner overskuddet. Det er god praksis å komprimere databasen regelmessig (en gang i uken er vanligvis greit). Komprimer den alltid etter å ha gjort noen designendringer. Dette er hvordan:
Åpne den oppblåste databasen og klikk på Databaseverktøy-fanen på båndet.
Verktøy-gruppen vises helt til venstre på båndet.
Klikk på Compact and Repair Database-knappen fra Verktøy-gruppen.
Statuslinjen (nederst til høyre på skjermen) viser en fremdriftslinje som varsler deg om hvordan den kompakte prosessen utvikler seg. Når fremdriftslinjen forsvinner, er komprimeringen fullført - og du vil sitte igjen med en mye trimmere (raskere og mer stabil) databasefil. Hvis du har delt databasen din, ikke glem å komprimere både front- og back-end-filene.
Vil du at en databasefil skal komprimeres hver gang du lukker den? Følg disse trinnene:
Klikk på Fil-fanen på båndet.
Klikk på Access Options-knappen i menylinjen nede på venstre side av skjermen.
Dialogboksen Tilgangsalternativer vises.
Klikk på Gjeldende database fra listen til venstre.
Alternativer for gjeldende database vises.
Merk av for Compact on Close.
Klikk OK for å lagre endringene.
Klikk OK fra den resulterende meldingsboksen.
Lukk databasen og legg merke til statuslinjen nederst til høyre.
Databasen komprimeres før den lukkes!
Compact on close brukes best kun på front-end-filen. Komprimering av back-end på lukke kan føre til korrupsjon av back-end-filen hvis en annen bruker er i den når du lukker ut av den. Ikke slå på Compact on Close på back-end-filen.
Det er vanlig praksis å oppgradere en samling regneark til en Access-database etter at regnearkløsningen ikke lenger passer dine behov. Det er også vanlig å finne de importerte regnearkdataene (nå tabeller) i en tilstand av uorden. Den enkleste måten å løse dette problemet på er å rydde opp i regnearket før du importerer det. Her er noen tips for en ryddig import:
Det startet som en dag akkurat som alle andre. På denne dagen får du imidlertid en feilmelding når du åpner frontenden av den delte Access-databasen. Du kan ikke åpne noen skjemaer eller rapporter. Det er morsomt hvordan noen få små meldinger kan ødelegge dagen din. Du begynner å lure på om du sikkerhetskopierte datafilen i går kveld og når filen faktisk ble ødelagt. Så begynner du å lure på hvordan du skal komme deg ut av dette rotet.
Frykt ikke. Det finnes en enkel løsning på en korrupt database. Her er trinnene:
Bla til mappen som inneholder back-end-filen.
Dobbeltklikk på filen for å åpne den.
Access vil starte og forsøke å reparere filen. Du bør se en fremdriftslinje for reparasjon på høyre del av statuslinjen. Hvis alt går bra, åpnes filen.
Lukk back-end-datafilen.
Åpne front-end-filen på nytt, og alt skal fungere normalt.
Hvis den ødelagte filen fortsatt ikke åpnes etter å ha fulgt de foregående instruksjonene, har du et alvorlig problem som kan kreve litt innsats for å rydde opp. Det neste trinnet er å ty til en sikkerhetskopi av databasen. Sjekk hvilke data som mangler mellom sikkerhetskopien og din erindring av den ødelagte filen. Ja, du må legge inn eventuelle manglende data på nytt. Beklager!
Hvis du ikke har en backup, er ikke alt håp ute. Du kan kjøpe programvare utviklet spesielt for å reparere ødelagte Access-databasefiler. Prøv å søke på nettet etter reparasjonskorrupte Microsoft Access-databasefiler. Sørg for at programvaren fungerer med Microsoft Access 2019 og at den er fra et legitimt selskap.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
