SharePoint-apper basert på biblioteker lar deg lagre og dele filer sikkert, og de legger også til funksjoner som hjelper deg med å administrere ting som dokumentarbeidsflyt (prosessene som lar folk redigere, kommentere og godkjenne dokumenter) og versjonshistorikk (hva skjedde med en fil, og hvem gjorde hva).
Selv om fildelinger gir deg én vei gjennom mapper til dokumentet ditt, gir SharePoint-biblioteksapper deg andre baner for å eksponere innhold. Du kan få tilgang til dokumenter direkte gjennom nettleseren, du kan vise dem opp i webdeler, og du kan sortere og filtrere dem med deres metadata og innholdstyper. Og med bibliotekapper kan du eksponere filer etter tittelen deres, ikke bare filnavnet.
Bibliotek-apper gir deg også flere valg om hvordan dokumentene kommer inn i dem. Du kan lagre et dokument i en Bibliotek-app ved å bruke en Microsoft Office-klient som Word eller Excel, eller du kan e-poste dokumenter til Bibliotek-apper eller dra og slippe fra Windows Utforsker. Og du kan lage dokumenter direkte i appen.
Uansett hvordan du får dokumentene dine inn i SharePoints bibliotek-apper, bare få dem dit – det er så mye enklere å dele dokumenter med kollegaene dine i en app enn det er å bruke fildelinger eller e-postvedlegg.
SharePoint-apper kan være forvirrende. En app basert på en liste er designet for å lagre data i kolonner. En app basert på et bibliotek er laget for å lagre dokumenter og data om disse dokumentene i kolonner. SharePoint 2013 prøver å forenkle hele diskusjonen om liste og bibliotek og kaller bare alt for en app.
Når du oppretter appen, gir du den et navn og velger en appmal. Fra det tidspunktet kaller du bare appen din ved navn. Du kan for eksempel lage Sales Pitch-appen. Appen er laget for å holde salgsargumenter. Fordi appen inneholder dokumenter, bruker den appmalen Document Library.
Hvis du er en erfaren SharePoint-bruker, kan det ta litt tid før du får tak i disse nye app-tingene. Men når du innser at de fleste brukere ikke tenker i termer av lister og biblioteker, og i stedet tenker på hva en liste eller et bibliotek gjør, er det virkelig mye lettere å bare kalle alt for en app.
En app kan også bygges fra bunnen av av en nettutvikler som en frittstående app, så en slik app er ikke basert på en liste eller et bibliotek.