Slik bruker du SharePoint Team Services med Outlook 2013

Microsoft tilbyr faktisk mer enn én metode for å bruke Outlook 2013 til å samarbeide med andre mennesker. SharePoint Team Services kobler til Outlook og hjelper deg med å samarbeide. SharePoint er i utgangspunktet et nettbasert samarbeidsverktøy som hjelper deg med å koordinere møter, prosjekter og aktiviteter, samt dele dokumenter med andre mennesker.

Men SharePoint kan også sette opp mapper i Outlook slik at du kan se nøkkelinformasjon (som dokumenter, kalendere og oppgaver) fra et SharePoint-nettsted, selv når du ikke er tilkoblet. SharePoint gir noen nyttige samarbeidsfunksjoner som du kan bruke med personer utenfor organisasjonen.

I de fleste tilfeller har du ikke noe valg om du vil bruke Microsoft Exchange eller SharePoint Team Services; noen andre (som systemadministratoren din) bestemmer det for deg. Faktisk kan det hende du må bruke begge produktene; Outlook kobles til Exchange og SharePoint samtidig uten problemer.

Sjansene er store, hvis du noen gang blir involvert i SharePoint Team Services, vil du gjøre det fordi noen ber deg om å bli med i et delt team. Hvis ingen noen gang spør, trenger du ikke tenke på det, og du kan hoppe over de følgende avsnittene.

Bli med i et SharePoint-team

Den første nøkkelen til å låse opp SharePoint er en e-post som ber deg bli med i et SharePoint-team. Meldingen er en vanlig e-post som har ditt brukernavn, passord og en lenke til SharePoint-siden.

Klikk på lenken.

Nettleseren din åpner til et nettsted som er viet til aktivitetene til teamet du har blitt bedt om å bli med i. Hvert SharePoint-nettsted ser annerledes ut; klikk på koblingene på nettstedet for å se hva det har å tilby.

Logg inn med navn og passord som står i e-posten.

Koble Outlook til SharePoint-data

Enkelte deler av et SharePoint-nettsted kan knyttes til Outlook slik at informasjonen fra nettstedet automatisk vises i Outlook. Hvis du ser et ikon på SharePoint-nettstedet merket Koble til Outlook, kan du klikke på det ikonet for å sende informasjonen fra den siden rett til Outlook.

Få tilgang til SharePoint-data fra Outlook

Microsoft Office er tett integrert med SharePoint. Hvis du får de riktige tillatelsene, kan Outlook få tilgang til nesten all informasjon på SharePoint-siden og holde versjoner av dokumentene som er lagret på SharePoint-siden synkronisert med de som er lagret på systemene dine – og omvendt.

Informasjon som SharePoint sender til Outlook, vises i sitt eget sett med SharePoint-mapper. Hvis du klikker på Mail-knappen i navigasjonslinjen, ser du at SharePoint inkluderer mapper som en del av listen. Klikk på en hvilken som helst SharePoint-mappe for å se hva som er inni.

Disse mappene har delte dokumenter, for eksempel Word-, Excel- og PowerPoint-filer. Når du velger et dokument, vises en forhåndsvisning av det i leseruten - hvis du dobbeltklikker på et dokument, åpnes dokumentet i sitt eget program, for eksempel Word.

Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du redigere dokumentet frakoblet og deretter sende det oppdaterte dokumentet til SharePoint-nettstedet med endringene dine. Du kan imidlertid vanligvis ikke legge til nye elementer i SharePoint-mapper direkte gjennom Outlook. I stedet legger du vanligvis til informasjon til SharePoint gjennom den respektive Microsoft Office-applikasjonen (som Word) eller når du er logget på SharePoint-siden med nettleseren din.

Du kan vise delte SharePoint-kalendere og -oppgaver i Outlook på nøyaktig samme måte som du viser Outlook-kalendere eller -oppgaveinformasjon. De vises i de samme listene som dine egne kalendere og oppgaver - du kan til og med se delte kalendere side om side med din egen kalender. Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du endre kalendere og oppgaver, eller opprette nye oppføringer.

Så når er det mest sannsynlig at du kjører over SharePoint, og når vil du bruke Exchange? Exchange er best egnet for kommunikasjon, planlegging og oppgavesetting blant personer som deler det samme e-postsystemet, mens SharePoint er bedre egnet for personer som trenger å samarbeide med delte dokumenter og informasjon – spesielt for de som ikke deler det samme e-postsystem eller bedriftsressurser.