Excel 2016s Flash Fill-funksjon gir deg muligheten til å ta en del av dataene som er lagt inn i én kolonne i en regnearktabell og skrive inn nettopp disse dataene i en ny tabellkolonne ved å bruke bare noen få tastetrykk. Serien med oppføringer vises i den nye kolonnen, bokstavelig talt på et blunk (dermed navnet, Flash Fill).
Den andre Excel 2016 oppdager et mønster i de første dataoppføringene dine, resten av oppføringene i den serien vises umiddelbart i tomme celler i rader under som du deretter kan angi med et enkelt tastetrykk. Og det fine er at alt dette skjer uten at du trenger å konstruere eller kopiere noen form for formel.
Den beste måten å forstå Flash Fill på er å se den i aksjon. I den følgende figuren ser du en ny datatabell som består av fire kolonner. Cellene i den første kolonnen i denne tabellen inneholder de fulle navnene på klienter (første, midtre og siste), alle sammen i én oppføring. Den andre, tredje og fjerde kolonnen må bare ha henholdsvis første-, mellom- og etternavn inn i seg (slik at bestemte deler av klientens navn kan brukes i hilsener til skjema-e-poster og brev som i , «Hei Keith» eller «Dear Mr. Harper»).
Datatabell som inneholder fulle navn som må deles opp i separate kolonner ved hjelp av Flash Fill.
I stedet for manuelt å skrive inn for-, mellom- eller etternavn i de respektive kolonnene (eller forsøke å kopiere hele klientnavnet fra kolonne A og deretter redigere delene som ikke er nødvendige i kolonnene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn), kan du kan bruke Flash Fill for å gjøre jobben raskt og effektivt. Og her er hvordan du gjør det:
Skriv inn Keith i celle B2 og fullfør oppføringen med pil ned eller Enter-tasten.
Når du fullfører denne oppføringen med pil ned-tasten eller Enter-tasten på tastaturet, flytter Excel cellepekeren til celle B3 hvor du bare trenger å skrive inn den første bokstaven i neste navn for Flash Fill for å få bildet.
I celle B3 skriver du bare J, den første bokstaven i den andre klientens fornavn.
Flash Fill utfører umiddelbart en autofyll-type manøver ved å foreslå resten av den andre klientens fornavn, Jonas, som teksten som skal skrives inn i denne cellen. Samtidig foreslår Flash Fill å legge inn alle de gjenværende fornavnene fra de fulle navnene i kolonne A i kolonne B.
Fullfør inntastingen av Jonas i celle B3 ved å trykke på Enter-tasten eller en piltast.
I det øyeblikket du fullfører dataoppføringen i celle B3, er Fornavn-kolonnen ferdig: Excel skriver inn alle de andre fornavnene i kolonne B samtidig (ta det, Barry Allen)!
For å fullføre denne eksempelnavnetabellen ved å skrive inn mellomnavn og etternavn i henholdsvis kolonne C og D, gjentar du ganske enkelt disse trinnene i disse kolonnene. Du skriver inn det første mellomnavnet, Austen , fra celle A2 i celle C2 og skriver deretter W i celle C3. Fullfør oppføringen i celle C3 og mellomnavnoppføringene i den kolonnen er ferdige. På samme måte skriver du inn det første etternavnet, Harper , fra celle A2 i celle D2 og skriver deretter S i celle D3. Fullfør oppføringen i celle D3, og etternavnet for kolonne D er ferdig, og fullfører hele datatabellen.
Husk at Flash Fill fungerer perfekt til å trekke ut deler av lengre dataoppføringer i en kolonne forutsatt at alle oppføringene følger samme mønster og bruker samme type skilletegn (mellomrom, komma, bindestreker og lignende). For eksempel, i figuren, er det en anomali i oppføringene med fullt navn i celle A9, der bare den midterste initialen med punktum er skrevet inn i stedet for hele mellomnavnet. I dette tilfellet skriver Flash Fill ganske enkelt inn M i celle C9, og du må manuelt redigere oppføringen for å legge til den nødvendige perioden.