Etter at du har valgt hoveddokumenttypen i Microsoft Office, velger du deretter datalisten. En dataliste må være i et strukturert format, for eksempel et Word-dokument som inneholder en tabell, en Excel-arbeidsbok eller en database som kontaktlisten i Outlook.
Hvis du planlegger å bruke en eksisterende Word- eller Excel-fil, er det viktig å sette den opp på forhånd. Du må kanskje åpne den filen separat for å forberede den.
Hvis det er en Word-tabell, husk disse punktene:
-
Pass på at det ikke er noe over tabellen i dokumentfilen.
-
Den første raden i tabellen må inneholde feltnavnene (kolonneetiketter).
-
Alle resten av radene må inneholde datapostene.
En Word-tabell egnet for bruk som en utskriftsflettingsdataliste.
Hvis det er et Excel-regneark, må du huske på disse punktene:
-
Rad 1 må inneholde feltnavnene (kolonneetiketter).
-
Alle sammenhengende rader under rad 1 inneholder datapostene.
Et Excel-regneark egnet for bruk som en utskriftsflettingsdataliste.
Når datakildefilen er klar, følg disse trinnene for å koble den til hoveddokumentet i Word:
Med hoveddokumentet åpent, klikk på Velg mottakere i kategorien Utsendelser.
Klikk Bruk en eksisterende liste.
Velg å bruke en eksisterende liste.
Naviger til plasseringen som inneholder datafilen og velg den.
Klikk Åpne.
Velg datafilen og klikk Åpne.
Gratulerer, datafilen din er nå vedlagt. Du vil imidlertid ikke merke noe annerledes ennå, fordi du må sette inn flettefelt.