Beredskapsreserve er enten tid eller penger som er inkludert i tidsplanen eller budsjettet for å redusere identifiserte risikoer. En risiko er en usikker hendelse eller tilstand som, hvis den inntreffer, påvirker tidsplanen (eller et annet prosjektmål, for eksempel kostnader, ressurser eller ytelse). Den riktige måten å håndtere usikkerhet i et prosjekt på er å gjennomføre en grundig risikoanalyse.
For de risikoene du aksepterer, fordi du enten velger å ikke utvikle en respons eller ikke kan redusere sannsynligheten eller påvirkningen ytterligere, kan du sette av beredskapsreserve for å håndtere hendelsen når og hvis den inntreffer. Ingen foreskrevet ligning kan bestemme den passende mengden reserve som skal settes til side; hvert prosjekt er forskjellig. Her er en liste over faktorer som generelt indikerer at du bør sette av mer reserve:
- Ny eller uprøvd teknologi
- Komplekse prosjekter med mange grensesnitt
- Prosjekter som er ukjent for organisasjonen din
- Ressurser som ikke er kjent med hva slags arbeid som skal utføres
- Et begrenset budsjett
- Forretningskritisk eller høyprofilert prosjekt
For å gi beredskapsreserve i tidsplanen, legges det vanligvis til en ressursløs oppgave på slutten av hver prosjektfase eller før en større leveranse skal leveres. Denne strategien øker sannsynligheten for at du når forfallsdatoen for en milepæl eller fase.
Figuren viser hvordan en oppgave kalt Registration Contingency ble lagt til for å redusere sannsynligheten for at en slip på en oppgave i Registration-arbeidspakkene ville forsinke Registration Available-milepælen. Hvis alt går som planlagt, vil ikke beredskapen bli brukt. Men hvis det er oppgaver som må omarbeides, eller hvis det er problemer med en ressurs, eller hvis en interessent ikke er tilgjengelig for tilbakemelding, er det en viss reserve innebygd.
Legger til beredskap i timeplanen.
Sett av beredskapsreserve for både tidsplanen og budsjettet.