Slik bruker du AutoFilter i Excel 2019

Excels AutoFilter-funksjon gjør det like enkelt å filtrere ut uønskede data i en dataliste som å klikke på AutoFilter-knappen på kolonnen du vil filtrere dataene på, og deretter velge de riktige filtreringskriteriene fra rullegardinmenyen for den kolonnen.

Hvis du åpner et regneark med en dataliste og du ikke finner Excels AutoFilter-knapper knyttet til hvert av feltnavnene øverst på listen, kan du vise dem ganske enkelt ved å plassere cellepekeren i en av cellene med feltet navn og deretter klikke Filter-kommandoknappen på båndets Data-fane eller trykke Ctrl+Shift+L eller Alt+AT.

Filteralternativene på en kolonnes AutoFilter-rullegardinmeny avhenger av typen oppføringer i feltet. På rullegardinmenyen i en kolonne som kun inneholder datooppføringer, inneholder menyen et alternativ for datofiltre som en undermeny med de faktiske filtrene er knyttet til. På rullegardinmenyen i en kolonne som bare inneholder numeriske oppføringer (foruten datoer) eller en blanding av datoer med andre typer numeriske oppføringer, inneholder menyen et Nummerfiltre-alternativ. På rullegardinmenyen i en kolonne som bare inneholder tekstoppføringer eller en blanding av tekst, dato og andre numeriske oppføringer, inneholder menyen et Tekstfiltre-alternativ.

Gjør grunnleggende filtrering i Excel 2019 ved å velge spesifikke feltoppføringer

I tillegg til alternativene for datofiltre, tekstfiltre eller tallfiltre (avhengig av felttype), inneholder rullegardinmenyen Autofilter for hvert felt i datalisten en liste med en fullstendig liste over alle oppføringer som er gjort i den. kolonne, hver med sin egen avmerkingsboks. På det mest grunnleggende nivået kan du filtrere datalisten ved å fjerne merket for alle oppføringene du ikke ønsker å se i listen.

Denne typen grunnleggende filtrering fungerer best i felt som by, stat eller land, som inneholder mange duplikater, slik at du kan se et delsett av datalisten som bare inneholder byene, statene eller landene du vil jobbe med på tid.

Den enkleste måten å utføre denne grunnleggende typen filtrering på et felt på er først å fjerne merket i boksen foran alternativet (Velg alle) øverst i feltets liste for å fjerne avmerkingsboksene, og deretter velge hver av avmerkingene. bokser som inneholder oppføringene for postene du ønsker skal vises i den filtrerte datalisten. Når du er ferdig med å merke av i avmerkingsboksene for alle oppføringene du vil beholde, klikker du OK for å lukke rullegardinmenyen AutoFilter.

Excel skjuler deretter rader i datalisten for alle poster bortsett fra de som inneholder oppføringene du nettopp valgte. Programmet lar deg også vite hvilket eller hvilke felter som har blitt brukt i filtreringsoperasjonen ved å legge til et kjeglefilterikon til kolonnens AutoFilter-knapp. For å gjenopprette alle postene til datalisten, kan du fjerne filtreringen ved å klikke på Slett-kommandoknappen i Sorter & Filtrer-gruppen i Data-fanen på båndet eller ved å trykke Alt+AC.

Når du gjør denne grunnleggende typen listefiltrering, kan du velge spesifikke oppføringer fra mer enn ett felt i denne listen. Følgende bilde illustrerer denne typen situasjon. Her vil jeg bare ha de ansatte i selskapet som jobber i Engineering and Information Services-avdelingene i Chicago og Seattle-kontorene. For å gjøre dette, valgte jeg bare oppføringene for Engineering and Information Services i listeboksen på Dept-feltets AutoFilter-rullegardinmeny og bare Chicago- og Seattle-oppføringene i listeboksen på Location-feltets AutoFilter-rullegardinmeny.

Ansattdatalisten etter filtrering av feltene Avdeling og Sted.

Som du kan se ovenfor, etter filtrering av ansattdatalisten slik at bare postene for ansatte i enten ingeniør- eller informasjonstjenester-avdelingen i enten Chicago- eller Seattle-kontorene er oppført, legger Excel til kjeglefilterikonet til AutoFilter-knappene på begge feltene Avdeling og Sted i den øverste raden, som indikerer at listen er filtrert ved å bruke kriterier som involverer begge feltene.

Husk at etter å ha filtrert datalisten på denne måten, kan du kopiere gjenværende poster som utgjør det ønskede delsettet av datalisten til et nytt område i samme regneark eller til et nytt ark i arbeidsboken. Du kan deretter sortere dataene (ved å legge til AutoFilter-knapper med Filter-kommandoknappen på Data-fanen), kartlegge dataene, analysere dataene eller oppsummere dataene i en Excel-pivottabell .

Bruke tekstfiltreringsalternativene i Excel 2019

Rullegardinmenyen AutoFilter for et felt som bare inneholder tekst eller en kombinasjon av tekst, dato og numeriske oppføringer inneholder et Tekstfiltre-alternativ som viser undermenyen med følgende alternativer når du klikker eller uthever:

• Er lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med lik operatoren valgt i den første betingelsen.
• Er ikke lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Er ikke lik valgt i den første betingelsen.
• Begynner med: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Begynner med valgt i den første betingelsen.
• Slutter med: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Ends With valgt i den første betingelsen.
• Inneholder: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Inneholder valgt i den første tilstanden.
• Inneholder ikke: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Inneholder ikke valgt i den første tilstanden.
• Egendefinert filter: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter der du kan velge dine egne kriterier for å bruke mer komplekse OG eller betingelser.

Bruke alternativene for datofiltre i Excel 2019

Rullegardinmenyen AutoFilter for et felt som bare inneholder datooppføringer inneholder et Datofiltre-alternativ som når du klikker eller uthever viser undermenyen med følgende alternativer:

• Er lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med lik operatoren valgt i den første betingelsen.
• Før: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med Is Before-operatøren valgt i den første tilstanden.
• Etter: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med Is After-operatøren valgt i den første tilstanden.
• Mellom: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatoren Er etter eller lik i den første betingelsen og operatoren Er før eller lik i den andre OG-betingelsen.
• I morgen: Filtrerer datalisten slik at kun poster med morgendagens dato i dette feltet vises i regnearket.
• I dag: Filtrerer datalisten slik at kun poster med gjeldende dato i dette feltet vises i regnearket.
• I går: Filtrerer datalisten slik at kun poster med gårsdagens dato i dette feltet vises i regnearket.
• Neste uke: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i uken fremover i dette feltet vises i regnearket.
• Denne uken: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i gjeldende uke i dette feltet vises i regnearket.
• Forrige uke: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i forrige uke i dette feltet vises i regnearket.
• Neste måned: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i måneden fremover i dette feltet vises i regnearket.
• Denne måneden: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i gjeldende måned i dette feltet vises i regnearket.
• Siste måned: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i forrige måned i dette feltet vises i regnearket.
• Neste kvartal: Filtrerer datalisten slik at bare poster med datooppføringer i tremåneders kvartalsperiode fremover i dette feltet vises i regnearket.
• Dette kvartalet: Filtrerer datalisten slik at bare poster med datooppføringer i gjeldende tremåneders kvartalsperiode i dette feltet vises i regnearket.
• Siste kvartal: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i forrige tremåneders kvartalsperiode i dette feltet vises i regnearket.
• Neste år: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i kalenderåret fremover i dette feltet vises i regnearket.
• Dette året: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i gjeldende kalenderår i dette feltet vises i regnearket.
• Siste år: Filtrerer datalisten slik at kun poster med datooppføringer i forrige kalenderår i dette feltet vises i regnearket.
• År til dato: Filtrerer datalisten slik at bare poster med datooppføringer i gjeldende år frem til gjeldende dato i dette feltet vises i regnearket.
• Alle datoer i perioden: Filtrerer datalisten slik at bare poster med datooppføringer i kvartalet (kvartal 1 til kvartal 4) eller måned (januar til desember) som du velger fra undermenyen vises i regnearket.
• Egendefinert filter: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter der du kan velge dine egne kriterier for mer komplekse OG eller forhold.

Når du velger datoer for betingelser ved å bruke operatøren Er lik, er før, er etter, er før eller lik, eller er etter eller lik i dialogboksen Egendefinert autofilter, kan du velge dato ved å klikke på datovelger-knappen (den med kalenderikonet) og deretter klikke på den spesifikke datoen på rullegardinmenyen for dato. Når du åpner datopaletten, viser den gjeldende måned og gjeldende dato valgt. For å velge en dato i en tidligere måned, klikk på Forrige-knappen (den med trekanten til venstre) til måneden vises i paletten. For å velge en dato i en senere måned, klikk på Neste-knappen (den med trekanten peker mot høyre) til måneden vises i paletten.

Bruke tallfiltreringsalternativene i Excel 2019

Rullegardinmenyen AutoFilter for et felt som bare inneholder talloppføringer i tillegg til datoer eller en kombinasjon av datoer og andre numeriske oppføringer inneholder et tallfiltreringsalternativ som når du klikker eller uthever det viser undermenyen med følgende alternativer:

• Er lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med lik operatoren valgt i den første betingelsen.
• Er ikke lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatøren Er ikke lik valgt i den første betingelsen.
• Større enn: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med Operatoren Er større enn valgt i den første tilstanden.
• Større enn eller lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatoren Er større enn eller lik til valgt i den første betingelsen.
• Mindre enn: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatoren Er mindre enn valgt i den første betingelsen.
• Mindre enn eller lik: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatoren Er mindre enn eller lik i den første betingelsen.
• Mellom: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter med operatoren Er større enn eller lik til valgt i den første betingelsen og operatoren Er mindre enn eller lik i den andre OG-betingelsen.
• Topp 10: Åpner dialogboksen Topp 10 AutoFilter slik at du kan filtrere listen til bare de ti eller så øverste eller nederste verdiene eller prosentene i feltet.
• Over gjennomsnitt: Filtrerer datalisten for å vise bare poster der verdiene i feltet er større enn gjennomsnittet av verdiene i dette feltet.
• Under gjennomsnitt: Filtrerer datalisten for å vise bare poster der verdiene i feltet er mindre enn gjennomsnittet av verdiene i dette feltet.
• Egendefinert filter: Åpner dialogboksen Egendefinert autofilter der du kan velge dine egne kriterier for mer komplekse OG eller forhold.

Kommer til topp ti!

Topp ti-alternativet på undermenyen til Nummerfiltre-alternativet lar deg filtrere ut alle poster unntatt de hvis oppføringer i det feltet er øverst eller nederst på listen med et bestemt tall (10 som standard) eller i en viss topp- eller bunnprosent (10 som standard). Selvfølgelig kan du bare bruke Top Ti-elementet i numeriske felt og datofelt; denne typen filtrering gir ingen mening når du har å gjøre med oppføringer i et tekstfelt.

Når du klikker på Topp ti-alternativet på undermenyen til Tallfiltre, åpner Excel dialogboksen Topp 10 AutoFilter der du kan spesifisere filtreringskriteriene. Som standard er dialogboksen Topp 10 AutoFilter satt til å filtrere ut alle poster unntatt de hvis oppføringer er blant de ti øverste elementene i feltet ved å velge Topp i rullegardinlisten til venstre, 10 i den midterste kombinasjonsboksen, og Elementer i rullegardinlisten til høyre. Hvis du vil bruke disse standardkriteriene, klikker du ganske enkelt OK i dialogboksen Topp 10 AutoFilter.

Bildet nedenfor viser deg eksempellisten med ansattdata etter å ha brukt AutoFilter for topp 10 elementer for å vise bare postene med de ti beste lønningene i datalisten.

Bruk av de 10 beste autofilteret for å filtrere ut alle poster bortsett fra de med de ti beste lønningene.

Du kan også endre filtreringskriteriene i dialogboksen Topp 10 AutoFilter før du filtrerer dataene. Du kan velge mellom Topp og Bunn i rullegardinlisten lengst til venstre og mellom Elementer og Prosent i den lengst til høyre. Du kan også endre tallet i den midterste kombinasjonsboksen ved å klikke på det og angi en ny verdi eller bruke spinnerknappene for å velge en.

Filtrere en Excel-dataliste på et felts skrift- og fyllfarger eller celleikoner

Akkurat som du kan sortere en dataliste ved å bruke fonten eller fyllfargen eller celleikonene som du har tilordnet med funksjonen Betinget formatering til verdier i feltet som er innenfor eller utenfor visse parametere, kan du også filtrere listen.

For å filtrere en dataliste på en skriftfarge, fyllfarge eller celleikon som brukes i et felt, klikker du på AutoFilter-knappen og velger deretter alternativet Filtrer etter farge fra rullegardinmenyen. Excel viser deretter en undermeny der du velger skriftfarge, fyllfarge eller celleikon som skal brukes i sorteringen:

• For å filtrere datalisten slik at bare postene med en bestemt skriftfarge i det valgte feltet – tildelt med alternativene for betinget formatering av fremhevingscelleregler eller topp/bunnregler – vises i listen, klikker du på dens fargeprøve i Filtrer etter skriftfarge undermeny.
• Hvis du vil filtrere datalisten slik at bare postene med en bestemt fyllfarge i det valgte feltet – tildelt med alternativene for betinget formatering av fremhevingsceller, topp-/bunnregler, datalinjer eller fargeskalaer – vises i listen, klikker du på fargen. fargeprøve i undermenyen Filtrer etter skriftfarge.
• For å filtrere datalisten slik at bare postene med et bestemt celleikon i det valgte feltet – tildelt alternativene for betinget formatering av ikonsett – vises i listen, klikker du på ikonet i undermenyen Filtrer etter celleikon.