Følsomhet er ikke bare noe Oprah snakker om. Du vil kanskje at Outlook-meldingen skal ses av bare én person, eller du vil kanskje forhindre at meldingen endres av noen etter at du har sendt den. Følsomhetsinnstillinger lar deg begrense hva noen andre kan gjøre med meldingen din etter at du har sendt den, og de lar deg angi hvem den andre kan være – til og med Oprah.
For å angi følsomheten til en melding, åpne dialogboksen Egenskaper for en melding. Klikk på listebokspilen ved siden av ordet Sensitivitet og ett av nivåene som vises, som beskrevet kort.
De fleste meldinger du sender vil ha normal følsomhet, så det er det Outlook bruker hvis du ikke sier noe annet. Innstillingene Personlig, Privat og Konfidensielt varsler bare personene som får meldingen om at de kanskje vil håndtere meldingen annerledes enn en vanlig melding. (Noen organisasjoner har til og med spesielle regler for håndtering av konfidensielle meldinger.)
Sensitivitet betyr ingenting, rent praktisk. Å sette sensitiviteten til en melding til Privat eller Konfidensiell gjør den ikke mer privat eller konfidensiell enn noen annen melding; den varsler bare mottakeren om at meldingen inneholder spesielt sensitiv informasjon. Mange selskaper er svært forsiktige med hva slags informasjon som kan sendes på e-post utenfor selskapet. Hvis du bruker Outlook på jobben, sjekk med systemadministratorene dine før du antar at informasjonen du sender via e-post er sikker.
En annen funksjon du vil legge merke til på Alternativer-fanen på båndet i meldingsskjemaet er Tillatelse, som faktisk har potensial til å forhindre at visse ting skjer med meldingen din, for eksempel at noen videresender meldingen din til alle du kjenner. (Så flaut.)
Du og mottakeren må imidlertid være satt opp på et kompatibelt e-postsystem med noe som kalles en informasjonsrettighetsadministrasjonstjeneste for å få det til å fungere. Du kan heller ikke være sikker på at det vil fungere med enkelte e-posttjenester, for eksempel Hotmail eller Yahoo! Post. Du kan finne ut mer om administrasjon av informasjonsrettigheter på nettstedet for Office Support .