SharePoint Site Governance

G overnance har blitt en slags dårlig rap, delvis på grunn av tilknytningen til bankskandalene de siste årene. Folk hører ordet og blir alle squirrely og engstelige, spesielt når noen foreslår styresett som påvirker dem. Men en godt utformet SharePoint- nettstedstyringsplan handler ikke om å begrense folk; faktisk inneholder den akkurat nok detaljer til å sikre et visst nivå av konsistens og oversikt. Nettstedsstyring handler om menneskene, retningslinjene og prosessene som lager nettstedet ditt. Din ledelse hjelper deg å finne ut hvordan du kan bruke alle de beste nye Sharepoint-funksjoner.

Feil er ikke et alternativ (det er heller ikke å se bort og plystre)

En av Microsofts sentrale SharePoint-produktdrivere var målet om å gi brukerne mer kontroll og konfigurasjon; SharePoint ble designet for å være The Platform of the People.

Og folk, som du sikkert har lagt merke til, har en tendens til å være uforutsigbare. Så SharePoint + Human Nature = Kaos. Før eller siden vil en ukontrollert spredning av nettsteder og undersider, måter å gjøre ting på, måter å merke og bruke metadata på, og måter å administrere dokumenter på, gi en svært uhåndterlig SharePoint-installasjon. Å prøve å identifisere og implementere styring på det tidspunktet kan være en øvelse i frustrasjon.

Dette er en lang måte å si at du må ta opp styring før eller siden. Ta dette rådet: Gjør SharePoint-styring til en høy prioritet og begynn nå.

Få executive buy-in og støtte

Vellykkede styringsplaner har vanligvis en synlig talsmann for å støtte og kommunisere dem. Så finn en leder å kjøpe deg inn i. Du vil ikke ha for vanskelig tid å komme med saken til ledelsen; de har allerede investert i en kraftig SharePoint-plattform, og det er sannsynligvis støttefunksjoner som er avgjørende for suksessen til organisasjonen din. Still opp lederstøtte og få denne støtten for å drive dannelsen av og deltakelsen i styringskomiteens aktiviteter.

Bygge en effektiv styringsgruppe

IT-teamet dominerer vanligvis styringskomiteer; de må administrere serverplass, håndtere sikkerhetsgrupper og implementere ny funksjonalitet. Dette er god motivasjon for å formalisere mye av det de gjør med SharePoint. Men en styringskomité som helt eller i stor grad består av IT-ressurser, vil ikke bringe deg dit du trenger å være.

I tillegg til din utøvende sponsor, bør styringsgruppen din representere en mangfoldig blanding:

• Inkluder representanter fra virksomheten. Informasjonsarbeiderne som bruker SharePoint hele tiden er ofte i den beste posisjonen til å produsere realistiske styringspolitikker og identifisere styringshull også.
• Inkluder representanter fra alle overholdelsesområder. De kan gå inn for styring som fremmer overholdelse av regelverk som påvirker virksomheten din.
• Rekrutter folk fra bedriftskommunikasjon og opplæring. Disse menneskene er godt posisjonert for ikke bare å ta opp styring på områder som merkevarebygging, men kan også hjelpe til med å lage en plan for å publisere styringsbeslutninger og gi organisatorisk endringsledelse for å støtte disse beslutningene.

Å finne riktig nivå

Ikke prøv å identifisere og adressere alt som noen kan gjøre med SharePoint; gi rekkverk for å styre brukerne dine i de riktige tingene de kan gjøre eller unngå. Disse tingene varierer fra organisasjon til; det er ingen magisk liste over hva du skal ta opp. (Større organisasjoner har en tendens til å trenge mer styring enn mindre organisasjoner.)

Over tid vil styringsgruppen din avdekke områder som trenger styring, og dette vil bli hjulpet på vei dersom du allerede har en klar prosess på plass for å foreslå, evaluere og implementere styring når og hvor behovet oppstår.

Ditt, mitt, vårt: bestemme hvem som eier hva

Kickstart en styringsinnsats ved å tenke på hvem: Hvem kan gjøre hva? Hvem eier hva? Du kan for eksempel begynne med å identifisere hvem som kan levere nettsteder på toppnivå og hvem som kan klargjøre undernettsteder. Eller hvem som skal bestemme hvor visse typer dokumenter hører hjemme. Eller hvem som bestemmer hva som fortjener en ny innholdstype (og hvem som eier endringene i den).

Hvis du har global navigasjon, identifiser hvem som bestemmer hva som skal der. Og så videre. Hvem vil foreslå hvordan, så du kan vurdere det neste.

En av våre favoritt styringsøvelser er å projisere hjemmesiden på skjermen for styringsgruppen din. Spør så hvem som har myndighet til å oppdatere siden. Fordi hjemmesiden vanligvis linker til så mange andre sider, leder den naturligvis diskusjonen inn på andre områder av portalen som trenger eierskap.

(Re)Retningslinjer for besøk av sosiale nettverk

Hvis du har en plan for styring av sosiale medier, kan den ha blitt utviklet for å styre eksterne sosiale nettverksverktøy; hvis dette er tilfelle, må du se det på nytt i forbindelse med SharePoint.

Da sosiale medier, for eksempel direktemeldinger, begynte å bli gjennomgripende, svarte mange selskaper med å låse Internett-tilgang til disse applikasjonene av frykt for hva ansatte ville si og hvor mye tid de ville kaste bort på å bruke dem. På samme måte ble diskusjonstavler og wikier på internett behandlet med mistenksomhet, og alle slags bedriftsregler og forskrifter reiste seg rundt dem, noe som gjorde mange bedrifters intranett mer som fengsler. Over tid har noen selskaper utviklet styringen rundt når og hvordan ansatte brukte eksterne sosiale nettverk på bedriftstid eller ved å bruke firmanavnet. Målet var å holde alle fokusert på dokumenter og data og å minimere mellommenneskelige utvekslinger.

Etter hvert erkjente fremtidsrettede organisasjoner at aktiv tilrettelegging av uformelle interaksjoner mellom individer kunne være til fordel for organisasjonen ved å gjøre utvekslingen av informasjon mer effektiv, avdekke skjulte ekspertisesamlinger, og (å, forresten) erkjenne at mennesker er sosiale skapninger som trenger en en viss grad av menneskelig kontakt for å føle seg glad på jobb.

SharePoint integrerer komponenter av sosiale medier som brukes i den virkelige verden på arbeidsplassen. Og muligheten for ansatte ikke bare til å komme i kontakt med sine jevnaldrende, men også bruke et bedriftssanksjonert verktøy (SharePoint) til å følge medarbeideres aktiviteter (via live feeds og Twitter-lignende mikrobloggstatusoppdateringer), utveksle meninger med jevnaldrende (via sosial tagging og rangeringer), og poolinformasjon (wikier) representerer en betydelig endring fra eksterne sosiale medier. Så hvis du har en spesifikk styringspolicy rundt sosiale medier, se den på nytt i sammenheng med intern kommunikasjon. Du vil sannsynligvis oppdage at du trenger en helt ny strategi.

Design og merkevarebygging

Enten din SharePoint er en intern portal eller et offentlig vendt nettsted, bør grensesnittet gjenspeile bedriftens image, presentere et visst nivå av designintegritet og gi brukerne et konsistent navigasjonsskjema som hjelper dem å finne veien rundt.

Styringsplanen din bør ta for seg utseendet og hvordan ting som global navigasjon vedvarer på hele nettstedet ditt.

Filbehandling

Metadata, innholdstyper og taksonomier (oh my!) kan bidra til å redusere plagen med overflødig-men-litt-forskjellig informasjon.

For å utnytte innholdsadministrasjonen til SharePoint-installasjonen din, oppmuntre til konsistens rundt metadata og hvordan ting merkes. Innholdstyper er en fin måte å sikre at et kjernesett med tagger konsekvent brukes på lignende innhold, noe som gjør innholdet lettere å finne, enklere å gjenbruke og enklere å filtrere. Så identifiser nøkkelmetadata som må formaliseres via innholdstyper og brukes på tvers av SharePoint-nettsteder, og utvikler deretter styring rundt dem.

Gjenbruk av webdeler

En flott funksjon i SharePoint er det faktum at noen kan lage en virkelig nyttig webdel og deretter eksportere og importere den for bruk et annet sted. Mange tredjeparts webdeler er tilgjengelige for nedlasting på nettet. Dessverre inneholder noen webdeler skadelig kode som kan skape sikkerhetsproblemer eller rett og slett ikke fungerer som annonsert. På samme måte kan til og med enkelte internt utviklede webdeler by på problemer hvis de lar brukere konfigurere dem. Når du er klar til å bruke en tredjeparts webdel, sørg for at du ser på et anerkjent selskap med mye SharePoint-ekspertise.

Nettdeler må underkastes kontroller før de legges til SharePoint-nettstedene dine. Utvikle styring rundt hvordan de er testet og godkjent, hvordan endringskontrollprosessen ser ut, og hvordan de blir utgitt og gjort tilgjengelige.

Holde ting oppdatert: administrasjon av nettdrift

Web Operations Management er pleie og mating av SharePoint-nettstedene dine. Du kan finne at det er lett å tenke på SharePoint-nettsteder som prosjekter med definerte begynnelser, midterste og slutter. Men i virkeligheten er de mer organiske enn som så. Nettsteder er som levende enheter, som vokser og endrer seg over tid. Som dekorative hekker krever de beskjæring og vedlikehold, eller de kommer ganske fort ut av kontroll.

Jo mer trafikk nettstedet ditt ser, desto viktigere er det å holde styr på vedlikeholdet. Nettdriftsledere bruker beskjæringssaksen som former SharePoint for å gjenspeile den strategiske visjonen og de tekniske målene til selskapet samtidig som de sikrer at ting som å verifisere at koblinger fortsatt fungerer eller identifisere og slette irrelevant eller utdatert innhold blir gjort. Du må utpeke noen med en grønn tommel for å beskjære og vanne SharePoint-nettstedet ditt.