SharePoint For LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft SharePoint tilbyr en nettbasert plattform som organisasjonen din kan utnytte for å bli mer produktiv og mer konkurransedyktig. Med SharePoint 2019 kan du administrere innhold, publisere informasjon, spore prosesser og administrere dine overordnede forretningsaktiviteter. I tillegg gir SharePoint dyp integrasjon med resten av Office 365-applikasjonene, som Teams, PowerApps, Flow, Forms, OneDrive, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Denne integrasjonen får alle i organisasjonen din på samme side og kommuniserer effektivt på tvers av Office 365-apper.

SharePoint Online versus SharePoint Server

Du har to hovedvalg når du velger en versjon av SharePoint. Du kan velge en versjon som ligger på en lokal server, eller du kan velge en skybasert versjon.

©Av Profit_Image/Shutterstock

SharePoint Server: SharePoint Server er installert på dine lokale lokaler, inkludert alle servere, databaser og operativsystemer, og den administreres og vedlikeholdes av bedriftens IT-personell. SharePoint "on premises" er et øyeblikksbilde av funksjonene som er tilgjengelige i SharePoint Online basert på utgivelsesdatoen. For eksempel er den nyeste versjonen SharePoint Server 2019.

SharePoint Online: Dette er den skybaserte versjonen av SharePoint som tilbys som et frittstående produkt eller sammen med Office 365 . Microsoft administrerer SharePoint i sine datasentre, og du får tilgang til det over Internett.

Hvis du vil beholde det nyeste og beste, er SharePoint Online det beste alternativet.

Vanlige SharePoint-maler

En nettstedsmal er det du bruker når du oppretter et nytt SharePoint-nettsted. En nettstedsmal gir deg et startoppsett for SharePoint. Hvis du for eksempel velger en Team Site-mal, vil nettstedet du oppretter inkludere SharePoint-komponenter designet for et team, for eksempel en Documents App, Calendar App, Tasks App og tidslinjevisualisering.

En rekke nettstedmaler er tilgjengelige i SharePoint. Nettstedsmaler er gruppert i kategorier som samarbeid, bedrift og publisering.

Områdemalene du har tilgjengelig avhenger av SharePoint-funksjonene du har aktivert. For eksempel er publiseringssidene bare tilgjengelige når du har aktivert SharePoint Server Publishing Infrastructure.

Nettstedsmalene du bør være kjent med inkluderer

• Teamside: En mal designet for team for å samarbeide, dele dokumenter og holde seg synkronisert.
• Blogg: En mal som produserer en bloggside.
• Prosjektside: En mal som oppretter et nettsted for å administrere og samarbeide om et spesifikt prosjekt.
• Fellesskapsside: En mal utviklet for å lage et nettsted som lar fellesskapsmedlemmer samles og diskutere felles interesser.
• Document Center: En mal designet for å administrere vanlige dokumenter på et sentralt sted.
• Records Center: En mal som oppretter et nettsted for å administrere firmaposter.
• Business Intelligence Center: En mal med all funksjonalitet som kreves for Business Intelligence i SharePoint.
• Enterprise Search Center: En mal som brukes til å opprette et nettsted for søk. Den inkluderer en rekke søkeresultatsider for spesialiserte søk som å søke etter personer, samtaler og videoer.
• Grunnleggende søkesenter: En mal som brukes til å lage et generelt søkesenternettsted. Basic Search Center mangler de flere resultatsidene til Enterprise Search Center.
• Visio Process Repository: En mal du kan velge når du oppretter et nettsted for lagring av forretningsprosesser i Microsoft Office Visio-format.
• Publiseringsside: En mal som oppretter et tomt publiseringsnettsted. En publiseringsside brukes til å publisere nettsider for masseforbruk.
• Publiseringsside med arbeidsflyt: En mal som gir funksjonene til malen for publiseringsnettsted og inkluderer godkjenningsarbeidsflyter.
• Enterprise Wiki: En mal for å lage et nettsted for å fange og lagre informasjon fra et gruppekollektiv.

Vanlige SharePoint-apper

En app er en komponent i SharePoint som utfører en plikt. En app kan opprettes for å lagre regnskapsdokumenter eller spore kundekontakter. Hvis du er kjent med ideen om lister og biblioteker, så er du kjent med SharePoint-apper.

Når du oppretter en app, velger du hvilken type mal den skal bruke. Det finnes maler for ting som biblioteker, lister, kalendere, oppgaver og diskusjonstavler. Når du legger til en app på nettstedet ditt, gir du den et navn. Du kan for eksempel legge til en kalenderapp og kalle den firmaferier.

Appene du har tilgjengelig avhenger av SharePoint-utgaven du bruker, samt funksjonene du har aktivert. For eksempel er Report Library-appen bare tilgjengelig med Enterprise-lisensen.

Følgende er vanlige SharePoint-apper du bør være oppmerksom på:

• Dokumentbibliotek: Brukes til å lage apper som inneholder dokumenter.
• Skjemabibliotek: Oppretter en app som inneholder forretningsskjemaer. Dette biblioteket krever en kompatibel editor som InfoPath.
• Wiki-sidebibliotek: Brukes til å lage apper som lagrer wiki-sider.
• Bildebibliotek: Oppretter apper for å lagre bilder.
• Lenker: Oppretter en app som inneholder HTML-lenker.
• Kunngjøringer: Resultater i en app som kan brukes til kunngjøringer.
• Kontakter: Oppretter en app for å lagre kontakter.
• Kalender: Brukes til å lage kalenderapper.
• Diskusjonsforum: Oppretter en app der brukere kan diskutere emner i et trådforum.
• Markedsførte koblinger: Oppretter et sted for å lagre koblinger til spesifikke handlinger ved hjelp av en visuell flisbasert layout. Når du oppretter et nytt teamnettsted, inkluderer det en app basert på malen for promoterte koblinger. Når du beveger musen over en flis, dukker det opp informasjon for å beskrive hva som vil skje når koblingen klikkes.
• Oppgaver: Oppretter apper for å lagre oppgaver.
• Problemsporing : Brukes til å lage en app for å spore problemer.
• Egendefinert liste: Oppretter en tom app basert på en liste.
• Egendefinert liste i dataarkvisning: Ligner på malen for egendefinert liste, men gir en dataarkvisning som standard.
• Ekstern liste: Brukes til å lage en app som kobles til eksterne data.
• Survey: Oppretter en app som brukes til å gjennomføre undersøkelser.
• Asset Library: Brukes til å lage en app som lagrer nettstedsressurser som bilder, lyd og videofiler.
• Datatilkoblingsbibliotek: Oppretter en app som lagrer datatilkoblinger.
• Rapportbibliotek: Brukes til å lage en app for å lagre rapporter.
• Access App: Brukes til å lage en app som er den nettbaserte Office Access-appen.
• Importer regneark: Brukes til å importere et regneark. Resultatet er en app som inneholder dataene i regnearket. Det tilsvarende kan gjøres manuelt ved å lage appen ved å bruke malen for tilpasset liste, legge til alle kolonnene i regnearket og deretter taste inn alle dataene.

Vanlige nettdeler i SharePoint

Webdeler er gjenbrukbare komponenter som viser innhold på nettsider i SharePoint. Webdeler er en grunnleggende komponent i å bygge SharePoint-sider. Det er en rekke webdeler som leveres rett ut av esken med de forskjellige utgavene av SharePoint. Du kan også kjøpe tredjeparts webdeler som kobles rett inn i SharePoint-miljøet ditt.

Webdelene du har tilgjengelig avhenger av SharePoint-utgaven du bruker, samt funksjonene du har aktivert. For eksempel er PerformancePoint Web Parts bare tilgjengelig med Enterprise-lisensen og når PerformancePoint Services-funksjonen er aktivert. Og Project Web App Web Parts er bare tilgjengelig når du har installert Project Server.

Følgende er en liste over de vanlige webdelkategoriene som du bør være kjent med:

• Apper: Hver appforekomst du har lagt til på nettstedet ditt har en tilknyttet webdel. Appens webdeler lar deg legge til en visning av dataene i appen din på nettsidene dine.
• Blogg: Gir webdeler for en bloggside.
• Forretningsdata: En gruppering av webdeler designet for å vise forretningsinformasjon som status, indikatorer og andre forretningsdata. Denne grupperingen inkluderer også webdeler for å bygge inn Excel- og Visio-dokumenter og for å vise data fra Business Connectivity Services (BCS). BCS er en komponent i SharePoint som lar deg koble til data som er lagret utenfor SharePoint.
• Fellesskap: Fellesskapsgrupperingen inneholder webdeler for fellesskapsfunksjonene til SharePoint. Dette inkluderer ting som medlemskap, bli med i et fellesskap og informasjon om fellesskapet. I tillegg finnes det verktøy for fellesskapsadministratorer.
• Innholdssammendrag: Inneholder webdeler som brukes til å rulle opp (samle) innhold. Det er webdeler for å rulle opp søkeresultater, gi prosjektsammendrag, vise tidslinjer og vise relevante dokumenter fra hele nettstedet.
• Dokumentsett: Webdeler spesielt utviklet for arbeid med sett med dokumenter.
• Filtre: Webdeler som kan brukes til å filtrere informasjon. Disse webdelene er designet for å kobles sammen med andre webdeler for å gi en nyttig filtreringsmekanisme. Du kan for eksempel ha en liste over innhold og vil at brukere skal kunne filtrere basert på bestemte kriterier. Du kan bruke disse webdelene til å gi filtermekanismen.
• Skjemaer: Webdeler som lar deg bygge inn HTML- eller InfoPath-skjemaer på en side.
• Medier og innhold: Denne kategorien gir webdeler som viser medier som bilder, videoer og sider. I tillegg er det også en webdel for visning av Silverlight-applikasjoner.
• PerformancePoint: Webdeler spesielt utviklet for PerformancePoint-tjenester.
• Project Web App: Webdeler spesielt utviklet for Project Server. Disse nettdelene inkluderer funksjonalitet for å vise informasjon om et prosjekt, for eksempel problemer, oppgaver, timelister og status.
• Søk: Gir webdeler for søkefunksjonalitet, for eksempel søkeboksen for å legge inn et søk, søkeresultater og avgrensning av resultater.
• Søkedrevet innhold: Gir webdeler som viser innhold basert på søk. For eksempel er det webdeler for å vise elementer som samsvarer med en bestemt kode, sider basert på et søk, og nylig endrede elementer.
• Sosialt samarbeid: Denne kategorien inneholder nettdeler designet for de sosiale komponentene i SharePoint, for eksempel brukerkontaktdetaljer, delt notatbrett, tagskyer og brukeroppgaver.

Typer SharePoint-sider

En nettside er et dokument som vises i nettleseren din. Den eneste forskjellen mellom en nettside og et vanlig tekstdokument er at en nettside har spesiell markering som forteller nettleseren hvordan den skal vises.

SharePoint tar detaljene i den spesielle markeringen og kaster den bak kulissene. Det du sitter igjen med er noen forskjellige typer sider du kan legge til SharePoint-nettstedene dine.

Disse inkluderer

• Site Page: En Site Page er den sveitsiske hærkniven til SharePoint-sider. Den inkluderer muligheten til å redigere som en wiki-side og også sette inn webdeler. En side side ligner på å lage en side ved hjelp av et Word-dokument. Det er veldig intuitivt og enkelt å komme i gang med.
• Wiki-side: En Wiki-side er også kjent som en innholdsside. Du kan legge til innhold på en Wiki-side ved å skrive og formatere tekst. I tillegg kan du sette inn bilder og webdeler. Å legge til innhold på en Wiki-side er mye som å jobbe med Office Word ved at alle mulighetene for formatering av innhold finnes øverst på siden i båndet. Og som navnet tilsier, håndterer en Wiki-side alle wiki-kommandoene som [ og ]-tegnene.
• Nettdelside: En nettdelside er spesielt utviklet for webdeler. En webdelside inkluderer webdelsoner der du kan legge til webdeler. Ved å bruke en webdelside kan du dra webdeler mellom soner og koble dem til hverandre. Det er flere webdel-soneoppsett du kan velge mellom når du oppretter en webdelside.