Du kan bruke funksjonen Deltotaler i Excel 2007 til å summere data i en sortert liste. For å subtotale en liste, sorterer du først listen på feltet du vil ha subtotalen for, og deretter utpeker du feltet som inneholder verdiene du vil summere – disse trenger ikke å være de samme feltene i listen.
Excel tillater ikke at du subtotaler en liste formatert som en tabell. Du må først konvertere tabellen til et normalt celleområde. Klikk på en celle i tabellen, og klikk deretter kategorien Tabellverktøydesign. Klikk Konverter til område-knappen i Verktøy-gruppen, og klikk deretter Ja. Excel fjerner filterknappene fra kolonnene øverst på datalisten, mens den opprinnelige tabellformateringen fortsatt beholdes.
Følg disse trinnene for å legge til delsummer til en liste i et regneark:
Sorter listen på feltet du ønsker å sette inn delsummer for.
Klikk på Subtotal-knappen i Disposisjon-gruppen på Data-fanen.
Dialogboksen Subtotal vises.
Bruk dialogboksen Subtotal for å spesifisere alternativene for delsummene.
Velg feltet som delsummene skal beregnes for i rullegardinlisten Ved hver endring i.
Spesifiser typen totaler du vil sette inn i rullegardinlisten Bruk funksjon.
Når du bruker funksjonen Deltotaler, er du ikke begrenset til å ha verdiene i det angitte feltet lagt sammen med SUM-funksjonen. Du kan i stedet la Excel returnere antall oppføringer med COUNT-funksjonen, gjennomsnittet av oppføringene med AVERAGE-funksjonen, den høyeste oppføringen med MAX-funksjonen, den laveste oppføringen med MIN-funksjonen, eller til og med produktet av oppføringene med PRODUKT funksjon.
Velg avmerkingsboksene for feltene du vil summere i listen Legg til delsum til.
Klikk OK.
Excel legger til delsummene i regnearket.
Bunnen av en liste som viser delsummer og totalsum.
Når du bruker kommandoen Subtotals, skisserer Excel dataene samtidig som den legger til radene med avdelingslønnssummene og totalsummen. Dette betyr at du kan kollapse datalisten til bare dens avdelingssubtotalrader eller til og med bare totaltotalraden ved å skjule omrisset ned til andre eller første nivå.
I en stor liste vil du kanskje at Excel skal sette inn sideskift hver gang data endres i feltet som listen blir subtotalisert på (det vil si feltet som er angitt i rullegardinlisten Ved hver endring i). For å gjøre dette, merker du ganske enkelt av for Sideskift mellom grupper i dialogboksen Subtotal før du klikker OK for å summere listen.