Det tar ikke lang tid å samle flere e-postmeldinger enn du kan håndtere. Noen mennesker sletter bare meldinger mens de leser dem. Andre holder på gamle meldinger for referanseformål.
Problemet er at Outlook bremser ned når du lagrer mange e-postmeldinger. Dessuten er en enorm samling meldinger tungvint å administrere. Dessuten, hvis du bruker et bedrifts e-postsystem, kan det hende at systemadministratorene ikke lar deg lagre mer enn en viss mengde e-post fordi det tetter opp systemet.
Arkivering er en funksjon innebygd rett inn i Outlook for å hjelpe deg med å lagre meldinger og andre Outlook-elementer du ikke trenger å se på akkurat nå, men som du kanskje vil referere til i fremtiden. Hvis du bruker Outlook på et Exchange-nettverk på jobben, gjør Arkivering det enkelt for deg å komme overens med systemadministratorene dine ved å redusere antallet meldinger du lagrer i e-postsystemet.
Selv om du ikke vil bruke arkiveringsfunksjonen akkurat nå, vil du kanskje forstå hvordan den fungerer. Noen ganger arkiverer Outlook elementer automatisk - noe som kan se ut som om Outlook-elementene dine forsvinner.
Hvis AutoArchive-funksjonen virker skummel og komplisert for deg, prøv å ikke bekymre deg. Microsoft har kanskje ikke gjort arkivfunksjonen lett dechiffrerbar. Når du får taket på det, kan imidlertid autoarkivering bli verdifull for deg.
Selv om e-postmeldinger er det folk arkiverer oftest, kan alle Outlook-elementer sendes til arkivet – avtaler, oppgaver, alt. Folk arkiverer vanligvis ikke kontakter og notater, men du kan til og med arkivere dem hvis du vil.
Du trenger ikke å gjøre noe for å få Outlook til å arkivere elementene dine; programmet er satt opp til å arkivere elementer automatisk. Hvis du vil se hvordan Outlook er satt opp for å arkivere de gamle elementene dine, eller endre måten Outlook gjør jobben på, følger du disse trinnene:
1. Velg Verktøy –> Alternativer.
Dialogboksen Alternativer vises.
2. Klikk kategorien Annet.
Siden Andre alternativer vises.
3. Klikk på Autoarkiver-knappen.
Dialogboksen Autoarkiv vises.
Ikke prut gjennom AutoArchive-dialogboksen for å endre ting med vilje – i hvert fall ikke før du ser etter hva som allerede er satt opp. Fire viktige ting som AutoArchive-dialogboksen vanligvis forteller deg er som følger:
Når du først installerer Outlook, arkiverer programmet automatisk elementer hver 14. dag, og sender elementer over 6 måneder gamle til arkivfilen som er oppført i AutoArchive-dialogboksen. For de fleste er disse innstillingene helt fine. Noen mennesker foretrekker å slå av AutoArchive-funksjonen og kjøre arkiveringsprosessen manuelt. Du kan slå av AutoArchive-prosessen ved å klikke på avmerkingsboksen merket "Kjør AutoArchive Every 14 Days" øverst i AutoArchive-dialogboksen.
Du kan arkivere meldinger når som helst ved å velge Fil –> Arkiv fra Outlook-menyen og følge instruksjonene. Fordelen med å kjøre Arkiv-prosessen manuelt er at du får litt bedre kontroll på prosessen; du kan gi Outlook en frist for arkivering, si årets første. Du kan også fortelle Outlook hvilke mapper som skal arkiveres og hvor de arkiverte elementene skal sendes. Du kan til og med arkivere forskjellige Outlook-mapper til forskjellige arkivfiler. Ulempen med all denne kontrollen er at det er mulig å gjøre en uskyldig feil og sende arkiverte gjenstander til et sted du ikke lett finner igjen. Prøv å ikke endre navnet eller plasseringen til filene som de arkiverte elementene dine sendes til, fordi det er overraskende lett å miste oversikten over hva som gikk hvor,
Noen ganger virker AutoArchive som magi. Eldre gjenstander blir på mystisk vis arkivert uten noen handling fra din side. Er ikke det lett? Jada – helt til du plutselig trenger å finne en av de elementene som på magisk vis flyttet til arkivet ditt. Så må du finne ut hvor det ble av og hvordan du kommer til det igjen.
Når du vil ta en ny titt på elementene du har arkivert, åpner du arkivmappen, som Outlook også refererer til som en datafil.
Følg disse trinnene for å åpne en datafil som inneholder arkivelementene dine:
1. Velg Fil –> Åpne –> Outlook-datafil.
Dialogboksen Åpne Outlook-datafil vises.
2. Skriv inn navnet på filen du vil åpne i Filnavn-boksen.
Navnet du skriver inn vises i Filnavn-boksen.
3. Klikk OK.
Navnet på datafilen du åpnet vises i mappebanneret med store bokstaver. Mappelisten din vises også, og viser to sett med mapper: Normal og Arkiv.
Enkelt nok, ikke sant? Ja, men det er en virtuell flue i den virtuelle salven. Du vet sannsynligvis ikke navnet på arkivfilen du vil åpne, og den vises vanligvis ikke i listen i dialogboksen Opprett eller åpne Outlook-datafil.
For å finne ut navnet på den åpne arkivfilen, velg Arkiv -> Arkiv og se i boksen merket "Arkivfil." Vær forsiktig så du ikke endrer noe ved informasjonen i boksen Arkivfil. Ellers kan Outlook begynne å sende dine arkiverte elementer et annet sted. Informasjonen i Arkivfil-boksen er vanligvis kompleks gobbledygook med kolon og skråstrek og alle slags ting som vanlige mennesker ikke kan huske.
En måte å fange et langt navn i en dialogboks er å kopiere informasjonen. Slik ser det ut i spole fremover: Klikk navnet én gang, trykk Tab, trykk Shift+Tab, trykk Ctrl+C, og klikk deretter Avbryt. Etter at du har kopiert filnavnet, kan du følge trinnene gitt tidligere i denne artikkelen - lime inn navnet du vil ha i filnavn-boksen ved å trykke Ctrl+V, og glede deg over at du ikke trenger å huske det lange, sprø filnavnet .
Du kan holde arkivfilen åpen i Outlook-mappelisten så lenge du vil, men de fleste foretrekker å lukke den etter at de har funnet det de trenger. Outlook kjører litt raskere når du lukker eventuelle unødvendige datafiler.
Følg disse trinnene for å lukke en datafil:
1. Med mappelisten åpen, høyreklikk på navnet på arkivmappen.
En snarveimeny vises.
2. Velg Lukk mappe fra hurtigmenyen.
Arkivmappen din forsvinner fra mappelisten.
Måten mapper navngis i Outlook er merkelig. Du kan finne "Personlige mapper" vises flere ganger i mappelisten din. For å få Outlook til å kjøre så raskt som mulig, lukk så mange av dem du kan. Hovedsettet med mapper – settet du bruker hver dag – lukkes ikke, så du trenger ikke å bekymre deg for å lukke mappene du bruker hver dag.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
