Å skrive er en ensom kunst. . . det vil si til redaktører dukker opp. De vil foreta revisjoner ved å legge til det nøye skrevne arbeidet ditt, flytte rundt på ting og slette tekst (au!). Det er ingen måte å identifisere originalteksten din fra den endrede teksten – med mindre du bruker Word 2007s verktøy for spor endringer.
Spor endringer mens du gjør dem
For å legge merke til endringer på skjermen etter hvert som de gjøres, aktiverer du bare Words revisjonssporingsfunksjon: Klikk på Review-fanen og klikk deretter på Spor endringer-knappen. Tastatursnarveien er Ctrl+Shift+E.
Når revisjonssporing er slått på, begynner du ganske enkelt å redigere dokumentet. All ny tekst du legger til vises med rød understreking. Tekst du sletter er farget rød med gjennomstreking. (Dette er egentlig ikke tekstattributter, men snarere er Word som viser deg hvilken tekst som har blitt rotet med.
For å slå av revisjonssporing, klikk på Spor endringer-knappen igjen.
- Den eneste antydningen om at du har aktivert revisjonssporing på riktig måte, er at Spor endringer-knappen vises uthevet.
- Det er vanlig at Word-brukere som ikke er kjent med revisjonssporing blir frustrerte over uventet rød-understreket tekst. Dette er rett og slett revisjonssporing, som noen har aktivert. For å deaktivere den, klikk på Spor endringer-knappen i sporingsgruppen på Review-fanen.
Gjennomgå endringene
Det er forstått at du ønsker å granske hver endring som gjøres i dokumentet ditt. Word gjør oppgaven enkel, takket være kommandoer i Endringer-gruppen som finnes på Review-fanen. Slik går det:
1. Trykk Ctrl+Hjem for å starte øverst i dokumentet.
Sørg for at du ser på det sammenlignede dokumentet, ikke den originale eller redigerte versjonen (se forrige avsnitt).
2. Klikk på Neste-knappen for å finne neste endring i dokumentet.
• For å godta endringen, klikk på Godta-knappen. Endringen er godkjent, og du blir tatt til neste del av endret tekst. Eller:
• For å avvise endringen, klikk på Avvis-knappen. Endringen fjernes fra dokumentet ditt, og du blir tatt til neste sted der teksten er endret.
3. Lagre det endelige dokumentet.
Når du har funnet den siste endringen og fikset den (eller ikke), forklarer en dialogboks at oppdraget ditt er over. Dokumentet er gjennomgått. Du bør nå lagre det på disk ved å gi det et nytt navn slik at du vet at det er et resultat av kombinert innsats.
Å gå gjennom denne prosessen fjerner alle revisjonsmerkene fra dokumentet. Her er noen flere tips å huske på:
- Bruk X-knappene for å lukke ulike oppgaverutene som er åpne for gjennomgangsprosessen.
- Når du har det travelt, kan du bruke rullegardinmenyene under enten Godta eller Avvis-kommandoknappen for å velge henholdsvis Godta alle endringer i dokument eller Avvis alle endringer i dokument.
- Når du tuller, kan du velge Rediger -> Angre, akkurat som du kan angre alle andre boo-boo.
- Du kan høyreklikke på et hvilket som helst revisjonsmerke for å godta eller avvise det.