Pushing Your Access 2003-data til nettet

Nå som Access 2003 inneholder all den kuleste informasjonen din, hvorfor ikke dele tingene dine med andre i bedriften din – eller til og med publisere den for verden? Enten du bygger et kommersielt nettsted rettet mot berømmelse og online formue, eller et intranett på tvers av avdelinger for å overlade bedriften din, inneholder Access 2003 alle verktøyene du trenger for å piske dataene dine til nettklar form på kort tid.

Access 2003 hjelper deg med å publisere data på to måter: statisk og dynamisk. Metoden for prosjektet ditt avhenger av utstyret, målene og ekspertisen som er tilgjengelig i dine umiddelbare omgivelser. Her er en rask sammenligning av alternativene:

• Statisk: Dette alternativet er en rett konvertering fra Access 2003 til HTML. Navnet gjenspeiler det faktum at tingene du konverterer ikke endres over tid - det er mye som å ta et bilde av dataene dine. Hvis du legger til flere poster i tabellen og ønsker å inkludere dem i dine nettbaserte ting, må du gjenopprette websidene.

• Statisk konvertering er et flott alternativ for adresselister og kataloger som ikke endres veldig ofte. Det er også et godt sted å starte når du utforsker mulighetene på nettet. Du kan konvertere nesten alle Access 2003-objekter – inkludert tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter – til en statisk webside med Fil->Eksporter-alternativet.

• Dynamisk: I stedet for å lage en enkel HTML-side som inneholder alle dataene dine, bygger alternativet Dynamisk en spesiell godbit som Access 2003 kaller en datatilgangsside. Dette er en HTML-side som gir folk tilgang til dataene dine, slik at de kan se (og til og med endre) informasjonen din gjennom bedriftsnettverket eller nettet. Datatilgangssider fungerer bare med Access-tabeller og -spørringer.

Takket være veiviseren for datatilgangsside er det ikke vanskelig å bygge en datatilgangsside. Men fordi all denne tekniske magien krever et seriøst samarbeid mellom webserveren Access 2003 og databasen din, er det ikke nødvendigvis en oppgave for nybegynnere å implementere den ferdige datatilgangssiden. Hvis siden din skal vises av flere enn noen få personer utenfor bedriften din, må du sannsynligvis få hjelp av en webproff.

Selv om detaljene for å få en datatilgangsside til å fungere kan kreve litt hjelp fra en utdannet datatekniker, kan bokstavelig talt hvem som helst opprette en datatilgangsside ved å bruke veiviseren. Her er detaljene trinn for trinn:

1. Åpne databasen som inneholder data som er beregnet på ditt intranett eller Internett.

Databasevinduet hopper til skjermen.

2. Klikk på Sider-knappen på venstre side av vinduet.

Databasevinduet endres, og viser tre alternativer som omhandler datatilgangssider.

3. Dobbeltklikk på siden Opprett datatilgang ved å bruke veiviseren.

Etter en unødvendig mengde harddiskaktivitet, går veiviseren for datatilgangsside frem (som vist i figur 1).

Figur 1: Veiviseren for datatilgangsside ligner mye på rapportveiviseren.

4. I boksen Tabeller/spørringer klikker du på nedoverpilen, og klikker deretter tabellen eller spørringen du ønsker på datatilgangssiden.

Tilgjengelige felt-vinduet viser alle feltene i den valgte tabellen eller spørringen.

5. For hvert felt du vil ha på datatilgangssiden, klikk på feltnavnet og klikk deretter på > (større enn symbol)-knappen.

Det uthevede feltet hopper inn i listen Valgte felt.

For å kopiere alle mulige felt til listen Valgte felt, klikk på >> (dobbelt større enn symbol)-knappen. For å fjerne et felt, klikk på oppføringen i listen Valgte felt, og klikk deretter < (less="" than="" symbol)=""-knappen.="" to="" clear="" out="" ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" symbol)= "">

6. Gjenta trinn 4 og 5 for hver tabell eller spørring du vil inkludere. Etter at alle feltene er klare, klikker du på Neste.

Datatilgangssider forstår hvordan relaterte tabeller fungerer sammen, slik at du kan inkludere felt fra flere tabeller på én datatilgangsside.

7. For å vise dataene dine i grupper på den nye datatilgangssiden, klikk på feltene du vil bruke til å summere postene dine, og klikk > (større enn symbol)-knappen for å legge til de nye gruppene. Når du er ferdig, klikker du på Neste.

Når grupperingen er fullført, går Access videre til sorterings- og oppsummeringsinformasjon.

Grupper på en datatilgangsside fungerer akkurat som grupper i en rapport.

8. For å sortere detaljpostene ytterligere, velg et felt på siden Sorteringsrekkefølge og sammendragsinformasjon. Klikk på Neste etter at du er ferdig.

Mesteparten av tiden trenger du ikke enda et lag med organisasjon for dataene dine. På dette tidspunktet er dataene kuttet og terninger et par ganger, takket være grupperingsalternativene. Men hvis du trenger trenger flere lag, gjerne legge opp til fire nivåer av sortering og oppsummering.

9. Skriv inn sidetittelen du ønsker, og klikk deretter Fullfør.

Veiviseren klunker, svirrer og går generelt rundt litt. Etter å ha fått deg til å vente akkurat lenge nok til å bevise at hele prosessen er sørgelig kompleks, leverer veiviseren den ferdige datatilgangssiden, som vist i figur 2.

Figur 2: Den ferdige datatilgangssiden – ser bra ut!

10. Test den nye siden ved å kjøre nettleseren og laste inn siden for en rask titt (som vist i figur 3).

Figur 3: Datatilgangssiden som vises i Internet Explorer.

Du kan kanskje ikke distribuere datatilgangssiden din på et stort kommersielt nettsted. Akkurat som ActiveX-teknologi gjør det enkelt å lage siden, begrenser den også hvor den kan vises. Når dette skrives er det bare Internet Explorer (versjon 5.0 og nyere) som kan vise datatilgangssider.