En prosjektleder er ikke alltid den høyeste autoriteten i et prosjekt. Ofte tilhører den rollen den som leder prosjektlederen - inkludert, muligens, medlemmer av toppledelsen. Prosjektlederen er snarere personen som sørger for at aspekter av prosjektet er integrert og påtar seg praktisk ansvar for suksesser så vel som fiaskoer.
På prosjektledelsesspråk er personen som forkjemper (og finansierer) et prosjekt prosjektsponsor . Selv om prosjektleder kan jobbe for prosjektsponsoren, har prosjektet ofte også en kunde — utenfor prosjektlederens egen bedrift eller innenfor denne — som sluttproduktet er produsert for.
Prosjektlederen administrerer disse viktige delene av et prosjekt:
-
Omfang: Definer og organiser alt arbeid som må gjøres for å oppfylle prosjektoppdraget og skape leveranser.
-
Tidsplan: Dette elementet, som du oppretter ved å jobbe med Project, inkluderer de estimerte trinnene og tilhørende timing involvert i å nå prosjektmålet.
-
Ressurser: Tilordne ressurser og spor deres aktiviteter på prosjektet, samt løse ressurskonflikter og bygge konsensus. Denne delen av jobben innebærer også å administrere ikke-menneskelige ressurser som materialer og utstyr.
-
Kostnad: Estimer prosjektkostnadene og bruk disse estimatene på tvers av tidsplanen for å lage et tidsfasebudsjett.
-
Kommunikasjon med prosjektteamet, ledelsen og kundene: Å kommunisere prosjektets status til dets interessenter (alle som har en legitim andel i suksessen) er et sentralt ansvar.
Å skape en logisk balanse mellom de definerte variablene omfang, tid, kostnader og ressurser er kjernen i en god prosjektleders jobb gjennom hele prosjektets levetid. Å administrere et prosjekt krever å overvåke alle dets variabler for å sikre at prosjektmålene oppnås i tide, innenfor rammene av budsjettet, og bruke de tildelte ressursene samtidig som man adresserer risikoer, håndterer endringer og tilfredsstiller interessenter.
Høres enkelt ut? Kanskje ikke. En ting er imidlertid sikkert: Å ha programvare for å organisere og strukturere arbeidet gjør det mindre skremmende å administrere prosjektet. Det er der Project 2013 kan hjelpe.