Planleggingsfasen av en Office 365-implementering

Planleggingsfasen av en Office 365-implementering avhenger i stor grad av mange faktorer, inkludert om du bruker den profesjonelle og små forretningsplanen eller bedriftsplanen. Uansett hvilken plan du bruker, ønsker du å ha kontroll på ressursene og rollene du trenger for implementeringen, samt oppgaver som:

• Møtesynkronisering

• Problemsporing

• Strategier rundt e-post, som postboksstørrelse og e-postintegrasjon med SharePoint

• Kontotilførsel og lisensiering

• Betraktning av internettbåndbredde

• Programvare- og maskinvarebeholdning

• Administrator- og sluttbrukeropplæring

• Kommunikasjonsplanlegging

Synkroniseringsmøter for implementering av Office 365

Med enhver Enterprise-programvareadopsjon er det viktig å opprettholde åpne kommunikasjonslinjer. Hvis alle er på samme side, er det lettere å navigere i problemer etter hvert som de oppstår i stedet for på slutten av prosjektet.

Ved å trekke en side fra SCRUM-metodikk er det lurt å ha daglige stand-ups der lagene står i ring og raskt annonserer hva de jobber med og hvilke hindringer som hindrer dem i å fortsette med oppgavene sine.

Programvareutviklingsmetodikken kjent som SCRUM er en prosess for å fullføre kompliserte programvareutviklingssykluser. Begrepet kommer fra den australske rugbysporten der hele laget beveger seg nedover banen som én enhet i stedet for som individuelle spillere. Hvis du ikke er kjent med SCRUM, så sjekk ut Scrum Alliance-nettstedet .

Problemsporing for Office 365-implementering

Sporing av problemer etter hvert som de oppstår er kritisk, og du trenger en prosess på plass. SharePoint er ideell for problemsporing, så det kan være lurt å bruke en pilotimplementering av Office 365 som inkluderer SharePoint Online for å spore problemene for Office 365-implementeringen. Er ikke det taktikken en tankevekkende?

E-poststrategier for implementering av Office 365

E-post spiller en svært viktig rolle i nesten alle organisasjoner. Når du flytter til Office 365, flytter du e-postsystemet ditt. E-post kan spres vidt og integreres i mange forskjellige kriker og kroker av infrastrukturen din.

Du vil forsikre deg om at du gjør en grundig revisjon for å finne ut hvilke systemer og applikasjoner som bruker e-post, og hvilke du ønsker å flytte til Office 365. I tillegg bør størrelsen på brukernes e-postbokser forstås og mengde e-post som vil bli migrert til Exchange Online (som er e-postdelen av Office 365).

Vær spesielt oppmerksom på hvordan du bruker SharePoint og hvordan SharePoint bruker e-post. Hvis du er ny på SharePoint, er du inne for en godbit fordi du får en forståelse av hvordan produktet integreres med e-post.

Kontoklargjøring og lisensiering for Office 365-implementering

Den gode nyheten er at Office 365 er veldig fleksibel når det gjelder lisensiering, brukerklargjøring og administrasjon. Når det er sagt, vil du imidlertid planlegge antallet brukere og lisenskravene du trenger for organisasjonen din.

Du kan velge å ta i bruk Office 365 på en gang eller som en trinnvis tilnærming ved å flytte en enkelt gruppe over til Office 365 som en pilot. I begge tilfeller må du forstå lisensieringskravene dine slik at du kan planlegge ressurser og kostnader deretter.

Internett-båndbreddevurdering for Office 365-implementering

Fordi Office 365 lever i skyen og er tilgjengelig over Internett, må tilkoblingen din være på topp. Nettverksadministratoren eller IT-konsulenten din kan bruke en rekke forskjellige testverktøy for nettverksbåndbredde slik at du har førstehåndsrapporter om hvor mye båndbredde du bruker i organisasjonen din for øyeblikket og hvordan flytting til skyen vil påvirke brukerne.

Programvare- og maskinvarebeholdning for Office 365-implementering

Det er viktig å foreta en revisjon av dine nåværende programvare- og maskinvareressurser. Heldigvis har Microsoft et verktøy tilgjengelig for akkurat en slik oppgave. Det kalles Microsoft Assessment and Planning (MAP)-verktøysettet, og det kan lastes ned ved å søke etter det i Microsoft Download Center .

Administrator- og sluttbrukeropplæring for implementering av Office 365

Som med ethvert nytt system, er opplæring et nødvendig element. Office 365 er designet med intuitive brukergrensesnitt for både administrasjon og sluttbrukere, men uten opplæringsplan kaster du terningkast.

En populær og vellykket tilnærming til trening når det kommer til intuitive design kalles train the trainer. Tanken er at du investerer i formell opplæring for en kraftbruker og deretter trener den brukeren resten av selskapet. Denne strategien er veldig kraftig selv for store organisasjoner fordi treningen skaleres eksponentielt. Etter hvert som folk blir opplært, trener de andre mennesker.

Migreringsbehov for Office 365-implementering

En av de største aspektene ved å flytte til Office 365 vil være migrering av innhold, inkludert postbokser og annet innhold. Den ideelle situasjonen er at organisasjonen din har levd under en stein og ikke har noe dokumenthåndteringssystem på plass eller tilpasset portalfunksjonalitet.

I dette scenariet begynner du ganske enkelt å bruke SharePoint i all sin prakt og bader i effektiviteten og produktivitetsgevinsten til et moderne portalmiljø.

Sjansen er imidlertid at du allerede har en rekke systemer på plass. Disse systemene kan være SharePoint, eller de kan være en spesialutviklet løsning. Uansett må du planlegge å migrere innholdet og funksjonaliteten til disse systemene til Office 365. Den gode nyheten er at Office 365 definitivt er et produkt som er verdt å bruke tid, krefter og ressurser på å ta i bruk.