Før du dykker inn i å lage din egendefinerte SharePoint-app, bør du planlegge litt. Å fange informasjon er ikke noe nytt. Gamle sivilisasjoner (årtusener siden) brukte stein- eller leirtavler, pre-datamaskinorganisasjoner (tiår siden) brukte skrivemaskiner, og mange organisasjoner bruker fortsatt Excel. Ofte er problemet med data ikke i å samle dem, men i å dele og aggregere det.
Excel gjør en god jobb med dataaggregering, men ikke en så god jobb med deling. SharePoint handler om deling (derav navnet). En SharePoint-app er en sentralisert beholder med data som er enkel å administrere og vedlikeholde. I tillegg, på grunn av selve naturen til en sentralisert nettportal, er dataene enkelt å dele og se av alle i organisasjonen med tilgang.
Det er viktig å lage en app spesielt for dine databehov. Du må bestemme kolonnene med data du vil fange og hvordan dataene vil forholde seg til hverandre. I tillegg må du bestemme hvilke data som skal være gyldige og hvilke som skal avvises.
Å planlegge en egendefinert liste ligner på å starte et nytt regneark i Excel eller en tabell i Access. I alle tilfeller sparer litt forhåndsplanlegging tid i det lange løp. Planlegg på forhånd slik at du vet hvilken rekkefølge du vil at kolonnene skal være i og hvilke alternativer du vil ha i rullegardinlistene.
Kolonner kan også kalles felt (for de som brukes til databaseterminologi). Når disse kolonnene brukes til å beskrive filer (vanligvis dokumenter i en Document Library-app), blir de også referert til som metadata eller egenskaper (til filen).
En av de fine funksjonene med SharePoint er muligheten til å legge til kolonner i de forhåndsdefinerte appene. Prosessen for å legge til kolonner er den samme i bibliotek- og listeapper. Men i en bibliotek-app fanger kolonnene dine informasjon om en fil, for eksempel dens kategori eller forfatter. Listeapper er generelt alle datakolonner og brukes til sporing og kommunikasjon.