Med Outlook 2010 og SharePoint Online-integrasjon kan du synkronisere dokumentbiblioteker med Outlook og vise dokumentene i den innebygde Outlook-visningen. Du kan også trekke lister, for eksempel kalendere, oppgaver og kontakter, inn i Outlook og til og med jobbe med dem offline, vel vitende om at når du kobler deg til Internett igjen, vil oppdateringene dine bli synkronisert tilbake til SharePoint.
For både biblioteker og lister, klikk på Koble til Outlook-alternativet på båndet og følg instruksjonene for å synkronisere dem til Outlook. Du må gjøre dette for hvert av bibliotekene og listene du vil trekke inn i Outlook.
Hvis du bruker Outlook til å administrere dine egne oppgaver atskilt fra teamoppgavene dine i SharePoint, kan du nå samle både Outlook-oppgavene og SharePoint-oppgavene dine for å sikre at du ikke glemmer å hente melk fra matbutikken på vei hjem mens du er opptatt med å levere flott arbeid for teamet ditt.
Bare trekk SharePoint-oppgavelisten inn i Outlook, og du vil se at alle oppgavene som er tildelt deg fra SharePoint-listen nå vises i oppgavelisten din sammen med oppgavene du opprettet for deg selv i Outlook. Du kan se gjøremålslisten på to måter:
-
Fra Outlook-navigasjonsruten til venstre klikker du på Oppgaver og velger deretter gjøremålsliste under Mine oppgaver.
-
Fra gjøremålslinjen i Outlook på høyre side, se etter gjøremålslisten din under kalenderen. Hvis du ikke kan se gjøremålslinjen, er den sannsynligvis skjult. Vis den ved å klikke Vis fra menyen, klikk på Gjøremål-ikonet fra båndet, og velg deretter Normal.
Hvis du heller mottar e-postvarsler for å holde deg oppdatert på SharePoint-dokumentbiblioteker og -lister, konfigurer Outlook-varsler i stedet. Følg disse trinnene:
Fra teamsiden din på et profesjonelt og småbedriftsabonnement (P-plan), klikk på Brukerinnstillinger-menyen øverst til høyre på skjermen. Hvis du har et bedriftsabonnement (E-plan), klikk på navnet ditt øverst til høyre på skjermen.
Fra rullegardinmenyen velger du Mine innstillinger.
Klikk på Mine varsler.
Klikk på Legg til varsel.
Velg listen eller biblioteket du ønsker å bli varslet om.
Du kan bare velge én om gangen.
Skriv inn alternativene for varselet.
Alternativene inkluderer frekvens, hvem den skal sendes til, leveringsmetode, når varselet skal sendes og så videre.
Klikk OK.
Enda en måte å sette opp varsler på er å gå til dokumentbiblioteket eller listen, gå til Bibliotekverktøy på båndet og klikke Varsle meg. Følg instruksjonene.
Du vil bli varslet via e-post om at du har konfigurert varslingen.