Outlook 2019 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Å sende e-post har aldri vært enklere enn det er i Outlook 2019. Du vil legge merke til det velkjente Ribbon-grensesnittet, og du vil fortsatt finne alle Outlook-funksjonene du har blitt glad i – pluss noen nye. Bruk dette hendige juksearket for å finne gode tips og hurtigtaster for å hjelpe deg å få mest mulig ut av Outlook.

10 tips for bruk av Outlook 2019s e-postmodul

Juster kolonner og ruter. Kolonnene i innboksen og andre postplasseringer er justerbare. For å utvide en kolonne, plasser musepekeren mellom to kolonneoverskrifter og dra for å endre bredden på den til venstre. Du kan også justere de relative størrelsene på navigasjonsruten, e-postlisten og leserutene; bare plasser musepekeren over en skillevegg mellom rutene og dra.

Velg hvilke kolonner som skal vises. Du kan tilpasse kolonnene som vises i e-postmappene dine. På Vis-fanen klikker du på Legg til kolonner for å få tilgang til dialogboksen Vis kolonner, og legg til eller fjern kolonner derfra.

Åpne en melding i eget vindu. Noen ganger er det bra å lese en melding i leseruten, men andre ganger vil du kanskje se meldingen i et større rom. Dobbeltklikk på en melding for å åpne den i et nytt vindu, eller velg den og klikk deretter Åpne i nytt vindu på Vis-fanen.

Lukk alle åpne elementer. Her er en snarvei når du har mange forskjellige meldinger eller andre elementer åpne samtidig. For å lukke dem alle i ett grep, klikk på Lukk alle elementer i kategorien Vis.

Grupper meldinger etter samtale. Hvis det har vært mange frem og tilbake meldinger om et emne, kan du enkelt se alle relaterte meldinger samtidig. På Vis-fanen merker du av for Vis som samtaler og klikker på Denne mappen. Bruk deretter rullegardinmenyen til Samtaleinnstillinger-knappen for å finjustere hvordan samtaletrådene vises.

Få tilgang til avanserte visningsinnstillinger. Det er flere måter å justere visningen til Mail-modulen på enn du sannsynligvis har forestilt deg. For å få tilgang til dem, fra fanen Vis, åpne Arrangement-gruppens galleri og velg Vis innstillinger på menyen. Dialogboksen Avanserte visningsinnstillinger åpnes. Herfra kan du få tilgang til kolonner, grupper, sorteringsfiltrering, betinget formatering og mer.

Velg favorittmapper. For å få en mappesnarvei til å vises i Favoritter-området øverst i navigasjonsruten i Mail-modulen, dra-og-slipp den der fra den nederste delen av navigasjonsruten. Du kan også høyreklikke på en mappe og velge Vis i favoritter.

Filtrer e-post. Har du noen gang prøvd å bla gjennom innboksen din på jakt etter meldinger fra et bestemt flagg eller kategori, eller som har vedlegg? På Hjem-fanen kan du klikke Filtrer e-post og deretter velge et kriterium som du raskt vil filtrere etter. Hvis du for eksempel velger Vedlegg, vises bare meldinger som inneholder vedlegg. Du kan også filtrere ved å skrive inn et søkeord eller en setning i boksen Søk i gjeldende postboks over e-postlisten.

Svar på forespørsler om levering eller lesekvitteringer. Noen meldinger kommer med en forespørsel om en bekreftelse på at du har mottatt eller lest dem. Noen finner dette nyttig; andre synes det er påtrengende eller frekt. Du kan angi dine preferanser for hva som vil skje når du får en slik forespørsel. Velg Fil, Alternativer, klikk på E-post og rull ned til sporingsdelen. I seksjonen For enhver mottatt melding som inkluderer en forespørsel om lesekvittering, velg preferansen din: Send alltid en lesebekreftelse, send aldri en, eller spør hver gang.

Bruk skrivesaker. Skrivesaker-funksjonen i Outlook er ikke bra for bedrifter, fordi den legger til unødvendig grafikk til meldingen, og de fleste forretningsfolk anser den som uprofesjonell. Men for personlig bruk kan den legge til et morsomt, lunefullt preg. Velg Fil, Alternativer og klikk på E-post. Klikk på Skrivesaker og skrifter, og konfigurer deretter skrivesaker i dialogboksen Signaturer og skrivesaker. Prøv å klikke på temaknappen for å starte med et tema. Når du har satt opp temaet ditt, når du skriver en ny melding, må du sørge for at HTML er valgt på Formater tekst-fanen, fordi skrivesaker bare fungerer med HTML-formaterte meldinger.

10 tips for bruk av Outlook 2019s kalendermodul

Endre standard påminnelseslyd. Når en påminnelse vises, hører du en lyd (hvis lyden er slått på, selvfølgelig). Som standard er det en lyd kalt reminder.wav som følger med Outlook. Du kan bytte til en annen lyd. Velg Fil, Alternativer, klikk Avansert, og i Påminnelser-delen klikker du på Bla gjennom-knappen og velger en annen lydfil.

Spill av påminnelser på nytt. Hvis du ved et uhell lukker påminnelsesvinduet, kan du åpne det på nytt. På Vis-fanen, i Vindu-gruppen, klikker du Påminnelser-vinduet.

Legg til helligdager i kalenderen. Når er det påske neste år? Thanksgiving? Outlook vet. Men det vil ikke fortelle deg med mindre du spør. Outlook viser ikke helligdager i kalendere som standard fordi de er lokalitetsavhengige. Du kan imidlertid legge dem til hvis du vil ha dem. Velg Fil, Alternativer og klikk på Kalender, og klikk deretter på Legg til helligdager i delen Kalenderalternativer. Velg landet du er i og klikk OK.

Lag en kopi av en kalender. For å kopiere en kalender, klikk på Kopier kalender-knappen på Mappe-fanen. Velg deretter plasseringen for kopien. Du kan gjøre dette for å starte en ny kalender som inneholder alle elementene i hovedkalenderen din som utgangspunkt, og deretter legge til eller fjerne elementer på den og dele den med andre.

Arbeid med flere tidssoner. Du kan sette opp flere tidssoner og tilordne meningsfulle etiketter til dem som kan hjelpe deg med planlegging. Velg Fil, Alternativer, klikk på Kalender, og i Tidssoner-delen, skriv inn en etikett for hovedtidssonen din og velg sonen. Du kan merke av for Vis en andre tidssone og Vis en tredje tidssone og merke dem også.

Endre kalenderfargen. Hver kalender bruker en annen farge for fanen, overskriftene og elementene, slik at du kan skille dem fra hverandre hvis du ser på mer enn én kalender samtidig. For å endre fargen på en kalender, høyreklikk på fanen og velg deretter Farge og velg en farge. Du kan også bare vise kalenderen og deretter klikke på Farge-knappen på Vis-fanen.

Juster tidsskalaen. I kalendervisninger der du ser individuelle tider, som dag og uke, kan du endre tidsskalaen for å skjule eller utvide kalenderen. På Vis-fanen klikker du på Tidsskala og velger et intervall som hver linje i kalenderen skal representere.

Sett arbeidstid. Som standard anser Outlook "arbeidstid" for å være 9:00 til 18:00 mandag til fredag, og søndag som den første dagen i uken. Du kan endre det for å imøtekomme forskjellige skift og tidsplaner. Velg Fil, Alternativer og klikk på Kalender, og endre deretter innstillingene i delen Arbeidstid.

Vis været eller ikke. Har du lagt merke til at Outlook viser deg ditt lokale vær øverst i kalenderen? Hvis du ikke liker det, kan du slå det av. (Du kan også endre det mellom Fahrenheit og Celsius.) Velg Fil, Alternativer, klikk på Kalender, og i Vær-delen merker eller fjerner du Vis vær på kalenderen og velger temperaturskalaen.

Start Outlook i kalenderen. Som standard starter Outlook i innboksen. For å starte opp i Kalender-modulen i stedet, velg Fil, Alternativer og klikk Avansert. Klikk på Bla gjennom og klikk deretter på Kalender i delen Start og Avslutt i Outlook.

10 tips for bruk av Outlook 2019s People-modul

Spesifiser delene av en persons navn. Når du oppretter en ny kontakt, blir navnet du skriver inn i Fullt navn-boksen automatisk analysert i separate felt for Tittel, First, Middle, Last og Suffiks. Outlook gjør ikke alltid en perfekt jobb med dette. Du kan få tilgang til en dialogboks for å legge inn hver av disse opplysningene ved å klikke på Fullt navn-knappen mens du oppretter en ny kontakt.

Angi fil som rekkefølge. Fil som-innstillingen for en kontakt bestemmer rekkefølgen i det alfabetiske arrangementet av kontakter. Som standard er det Etternavn, Fornavn, men du kan endre det. For eksempel vil du kanskje at et selskap skal vises etter firmanavnet, ikke etternavnet til kontakten din der. Angi Fil som-innstillingen for en individuell kontakt i posten ved å dobbeltklikke på den fra People-appen og deretter endre Fil som-innstillingen i vinduet som vises.

Design visittkortoppsettet. Standard kortdesign vist i visittkortvisning kan endres. Åpne en kontakt i sitt eget vindu, og klikk deretter på Visittkort-knappen på Kontakt-fanen og jobb deretter i dialogboksen Rediger visittkort for å endre kortdesignet og feltene det inkluderer.

Bruk flere felt. Feltene som vises som standard for en kontakt når du åpner den i sitt eget vindu, er bare et undersett av de tilgjengelige feltene. For å se flere felt, åpne kontakten og klikk deretter Detaljer på Kontakt-fanen. Noen av tilleggsfeltene inkluderer kallenavn, lederens navn, ektefelle/partner, bursdag og jubileum.

Start en ny kontakt basert på en eksisterende. Hvis du har flere kontakter som alle jobber for samme selskap, vil mange av feltene sannsynligvis være de samme for dem, for eksempel postadresse og nettsideadresse. For å spare tid kan du starte en ny kontakt basert på en eksisterende. Åpne den eksisterende kontakten i sitt eget vindu, og klikk deretter på den nedre delen av Lagre og ny-knappen på fanen Kontakt, slik at en meny vises. Fra den menyen velger du Kontakt fra samme selskap.

Legg til ikke-tekstlig innhold i kontaktnotater. Åpne en kontakt i sitt eget vindu og klikk deretter i Notater-området. På Sett inn-fanen finner du mange valg for innhold du kan sette inn i notatområdet, inkludert bilder, former, ikoner, diagrammer, SmartArt, ligninger, symboler og WordArt.

Merk en kontakt som privat. Kanskje du har noen kontakter på kontaktlisten din som du helst ikke vil dele. For å ekskludere en bestemt kontakt fra å bli delt, åpne kontakten i sitt eget vindu, og klikk Privat på Kontakt-fanen.

Se noen andres delte kontakter. Du kan dele kontaktene dine med knappen Del kontakter på Hjem-fanen. For å se noen andres delte kontakter, klikk på Åpne delte kontakter-knappen (på Hjem-fanen) og klikk deretter på Navn-knappen og velg personen hvis kontakter du vil se. Hvis denne personen har delt kontaktmappen sin, vil du kunne bla gjennom den (minus alle de har merket som private). Dette fungerer selvsagt best i et forretningsmiljø der alle er på samme e-post- eller SharePoint-server.

Se etter dupliserte kontakter. Ville det ikke vært fint om Outlook ville fortelle deg det hvis du prøver å opprette en ny kontakt for noen som allerede er på listen din? Du kan få det til. Velg Fil, Alternativer og klikk på Personer. Under Navn og arkivering, merk av for Se etter duplikater ved lagring av nye kontakter.

Opprett en ny visning. På Hjem-fanen åpner du Current View-galleriet og velger Administrer Views. Derfra kan du lage din egen tilpassede visning. Start med å velge en eksisterende visning og klikk på Kopier. Velg deretter kopien og klikk på Endre. Din nye visning vil vises i det gjeldende visningsgalleriet sammen med standardvisninger som visittkort, telefon og liste.

5 tips for bruk av Outlook 2019s notatmodul

Endre notatfarger. Klistrelapper trenger ikke å være gule. For å endre en notatfarge, endre kategorien. Velg den, og klikk deretter på Kategoriser på Hjem-fanen og velg en annen farge. Dette endrer notatfargen i ikonvisning og andre visninger som viser det som en farget lapp.

Videresend et notat. For å sende et notat til noen andre via e-post, velg notatet og klikk på Videresend på fanen Hjem. Adresser og send deretter e-posten som du normalt ville gjort. Hvis mottakeren har Outlook, kan han eller hun åpne og se notatet.

Sorter og filtrer gjeldende Notes-visning. For å endre måten notater vises på, kan du endre visningen, på samme måte som i andre moduler. På Hjem-fanen åpner du gjeldende visning-gruppens galleri og velger Administrer visninger. Velg Current View Settings, og klikk deretter Endre. Klikk Sorter for å endre sorteringsrekkefølgen, eller Filter for å filtrere listen. Klikk Tilbakestill gjeldende visning hvis du ombestemmer deg om endringene.

Gjør notatene større eller mindre. Når du ser på notatene i ikonvisning, på Vis-fanen, klikker du Store ikoner eller Små ikoner for å bytte mellom de to alternativene. (Men vær advart: Du kommer ikke til å like Small Icons-visningen. Det er rotete, og du mister ikonfargene.) Listevisning, også tilgjengelig fra View-fanen, viser notatene som en enkeltkolonneliste.

Endre størrelsen på et åpent notat. Når du dobbeltklikker på et notat, åpnes det i sitt eget separate notatvindu. Du kan dra hjørnet av dette vinduet for å endre størrelsen slik at du kan se mer av notatet uten å rulle (hvis det er et langt notat).

3 tips for å administrere Outlook 2019-datafilene dine

Arkiver gammel informasjon. Datafiler kan raskt vokse til gigabyte i størrelse. Over tid kan en stor datafil bli uhåndterlig, noe som gjør at Outlook går tregere til å starte og slå av. Det kan være lurt å arkivere gamle meldinger og elementer i en egen fil som du kan få tilgang til etter behov. For å arkivere filer, klikk Fil og klikk deretter Verktøy-knappen. Klikk Rydd opp i gamle gjenstander. Velg hvilken(e) mappe(r) som skal arkiveres, og angi deretter en datoterskel i boksen Arkiver elementer eldre enn. Velg en arkivfilplassering, eller godta standarden (som er den samme plasseringen som Outlook-hoveddatafilen, men kalt Arkiv).

Rydd opp i postkassen. Mailbox Cleanup er mer avansert og involvert enn en enkel arkivering. Med Mailbox Cleanup kan du finne varer som er eldre enn et visst antall dager eller større enn et visst antall kilobyte. Du kan bruke AutoArchive for å automatisere arkiveringsprosessen, og du kan tømme mappen Slettede elementer. For å komme i gang, klikk på Fil, klikk på Verktøy og klikk på Opprydding av postboks.

Del Outlook med andre brukere.Når du deler en datamaskin og hver person har sin egen Windows-pålogging, trenger du ikke å bekymre deg for Outlook crossover; når hver av dere kjører Outlook, får dere deres egen private postkasse og datafil. Men hvis to eller flere personer deler samme pålogging, trenger de ikke nødvendigvis å dele ett enkelt Outlook-datasett. Nøkkelen til personvern i dette tilfellet er å opprette flere profiler i Outlook. Klikk på Fil, klikk på Kontoinnstillinger og klikk på Administrer profiler. Opprett en ny profil i Mail-dialogboksen ved å klikke på Legg til og fylle ut den forespurte informasjonen. Så i Mail-dialogboksen kan du velge Spør etter en profil som skal brukes hvis du vil at Outlook skal spørre hvilken bruker som skal lastes inn hver gang den åpnes. Alternativt kan du velge Bruk alltid denne profilen og deretter velge den du vil bruke. For å bytte profil hvis du ikke har bedt Outlook om å spørre deg ved oppstart, velg Fil, Kontoinnstillinger, Endre profil. Outlook vil starte på nytt og spørre hvilken profil som skal lastes.

Tastatursnarveier for Outlook 2019

Du kan utføre noen oppgaver mye raskere ved å bruke hurtigtaster. Følgende tabeller tilbyr noen nyttige snarveier for å hjelpe deg med å bli mer effektiv.