Microsoft Outlook 2007 tilbyr tre formater for sending av e-postmeldinger: HTML, ren tekst og rik tekst. Her er en titt på fordeler og ulemper med de forskjellige Outlook-e-postformatene, og noen enkle måter å endre dem på.
Microsoft Outlook 2007 e-postformater kommer i tre varianter:
- HTML-format: I disse dager sendes nesten all e-post i HTML-format, det samme formatet som nettsider er laget med. Hvis HTML er standardformatet du bruker for å lage meldinger i Outlook – og det er det, med mindre du har tullet med standardinnstillingene – er e-postmeldingene du sender, i realiteten små nettsider. HTML gir deg flest muligheter for formatering av tekst og grafikk. I HTML-format kan du plassere bilder i brødteksten i en e-postmelding, bruke et bakgrunnstema og gjøre en rekke sofistikerte formateringstriks.
- HTML-formatet har imidlertid sin andel av kritikere. For det første er meldingene større fordi de inkluderer sofistikerte formateringsinstruksjoner, og fordi de er større, tar de lengre tid å overføre over Internett. Noen e-postkontoer tildeler en fast mengde diskplass for innkommende e-postmeldinger og avviser meldinger når diskplasstildelingen er fylt. Fordi de er større enn andre e-postmeldinger, fyller HTML-meldinger diskplassen raskere. Til slutt kan noen e-postprogramvare ikke håndtere HTML-meldinger. I denne programvaren konverteres meldingene til vanlig tekstformat.
- Ren tekstformat: I ren tekstformat overføres kun bokstaver og tall. Formatet tillater deg ikke å formatere tekst eller justere avsnitt på noen måte, men du kan være trygg på at personen som mottar meldingen kan lese den nøyaktig slik du skrev den.
- Rik tekst-format: Rik tekst-formatet er proprietært til Microsofts e-postprogramvare. Merk at bare personer som bruker Outlook og Outlook Express kan se rik tekstformater. Hvis formatering av tekst i e-postmeldinger er viktig for deg, velg HTML-formatet fordi flere kan lese meldingene dine.
Når noen sender deg en e-postmelding, kan du se hvilket format den ble overført i ved å se på tittellinjen, der HTML, ren tekst eller rik tekst vises i parentes etter emnet for meldingen. Outlook er smart nok til å overføre meldinger i HTML, ren tekst eller rik tekst-format når du svarer på en melding som ble sendt til deg i det formatet.
Følg disse instruksjonene hvis du trenger å endre formatet som e-postmeldingene sendes i:
- Endre standardformatet: Velg Verktøy –> Alternativer, og velg fanen E-postformat i dialogboksen Alternativer. Fra nedtrekkslisten Skriv i dette meldingsformatet velger du HTML, ren tekst eller rik tekst.
- Endre formatet for en enkelt e-postmelding: I meldingsvinduet klikker du på fanen Alternativer. Klikk deretter på ren tekst, HTML eller rik tekst-knappen.
- Bruk alltid ren tekst eller rik tekst-format med en kontakt: For å unngå overføring i HTML med en kontakt, start i Kontakter-mappen, dobbeltklikk på kontaktens navn, og i kontaktskjemaet, dobbeltklikk på kontaktens e-postadresse . Du ser dialogboksen E-postegenskaper. I rullegardinlisten Internett-format velger du Send bare ren tekst eller Send med Outlook Rich Text Format.