Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) versjon 2.0 er et gratis tillegg til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business-utgavene. Det er et flott verktøy hvis du forstår hvordan du bruker det til din fordel og overvinner de to hovedbegrensningene:

• Eldre versjoner av BCM fungerer som frittstående enheter som ikke tillater deling mellom flere brukere. Oppgradering av BCM til versjon 2.0 tillater databasedeling mellom flere brukere. Hvis du bruker en eldre versjon, gå på nett, velg Hjelp i Outlook-verktøylinjen, velg Se etter oppdateringer og følg deretter instruksjonene for å oppgradere systemet.

• For å bruke BCMs delingsfunksjoner, må Outlook-programmet ditt være installert på en datamaskin som kjører Windows XP Professional; BCM deler ikke under Windows XP Home Edition.

• Produkt- og tjenestevarelisten har et fast format med kun tre tilgjengelige felt for å importere data fra ditt salgs- og regnskapssystem. Du må justere feltene fra forretningssystemet for å passe inn i de tre importfeltene: Varenavn, Beskrivelse og Enhetspris, som begrenser måten å tilby tjenester og produkter på. Å oppgi det samme produktet som én enhet, én boks eller én beholder betyr at du må åpne én artikkel per emballasje. Du kan ikke importere dine nåværende beholdningsmengder fordi BCM ikke importerer mengdefelt.

• For å ha samme vare på den forskjellige emballasjen på samme linje, må du definere betydningen av enhetsmengden din, enten det er 1 sjampoflaske eller en boks som inneholder 12 sjampoflasker. Å tilpasse hvert varenavn, beskrivelse og enhetspris for en tjeneste, et prosjekt eller et produkt er utfordringen med å bruke BCM i enhver virksomhet.

Si for eksempel at Daisy jobber i et vedlikeholdsselskap for datamaskiner og programvare og mottar en forespørsel om et tilbud for å installere og dele den nye BCM 2.0 på fem arbeidsstasjoner. Hun skriver et detaljert forslag, inkludert minimumskrav som en Windows XP Professional i arbeidsstasjonen som vil dele databasen, og anslår antall timer for tjenesten hennes. Hun oppretter et nytt element for å registrere dette forslaget:

Servicetilbud for installasjonsprogramvare

Varenavn: Programvareinstallasjon

Beskrivelse: BCM 2.0 delt på 5 arbeidsstasjoner

Antall: 1 tjeneste

Pris : 120,00

Daisy bruker Varenavn-feltet for å spesifisere tjenesten og Beskrivelse-feltet for å vise hva som var nødvendig. Hun kobler også forslaget som en fil i Opportunity History Items. Ved å tilpasse tjenesten hennes til listen over produkter og tjenester, kan du bruke Daisys idé i enhver type virksomhet.

I tillegg, si at Mark jobber på et juridisk kontor, og en ny kunde ber om et tilbud for å håndtere selskapets juridiske saker. Han skriver et forslag som forklarer hva kontortjenestene hans dekker, og sender det som $250 per time, og anslår ti timers tjeneste per måned. Han anslår forslaget til 120 timer i året og legger det opp på følgende måte:

Servicetilbud for Marks juridiske tjenester

Varenavn: Juridisk støtte

Beskrivelse: Kontrakt for juridisk støtte for bedrifter 10 timer/måned

Antall: 120

Totalt: $30 000

På samme måte kan en kosmetikkklinikk lage en produkt- og tjenestevareliste for Botox-hudpleieapplikasjoner og laserhudpleietjenester på samme måte som et juridisk kontor eller en datatjeneste.

Enten du er i en butikk eller en liten industri, kan du justere produktlisten din slik at den passer til BCMs tilgjengelige felt ved å bruke de foregående eksemplene.