Ordne Outlook 2007-meldingene dine

Ingen får en liten bit av e-post lenger. Hvis du får én melding, får du massevis av dem. Heldigvis tilbyr Outlook 2007 deg en hel haug med forskjellige måter å ordne rotet med meldinger på, slik at du har en kjempesjanse til å finne ut hva som er viktig og hva som kan vente.

Når Outlook er satt opp til å vise leseruten på høyre side av skjermen (velg Vis –> Leseruten –> Høyre), ser du to knapper øverst på listen over meldinger:

• Arrangert etter-knapp: Denne knappen lengst til venstre beskriver systemet Outlook bruker for å organisere meldingene dine.

• Detaljknapp: Til høyre for Arrangert av-knappen sitter en annen knapp med en etikett som gir noen detaljer om arrangementet Outlook bruker for øyeblikket. (For eksempel, hvis meldingene dine for øyeblikket er ordnet etter dato, sier knappen til høyre enten Nyeste på toppen eller Eldst på toppen.)

For å endre måten Outlook ordner meldingene dine på, klikk ganske enkelt på Arrangert etter-knappen for å vise en snarveimeny med alle arrangementene du kan bruke.

Dette er ordningene Outlook tilbyr:

• Dato: Den vanligste måten å organisere meldinger på er etter dato. Når du først setter opp Outlook, er dette hvordan meldingene dine blir ordnet. Klikk på knappen til høyre for å veksle mellom de nyeste meldingene øverst og de eldste meldingene øverst.

• Samtale: Denne ordningen grupperer meldinger om samme emne sammen. Hvis du har utvekslet en rekke meldinger med noen om et spesifikt prosjekt eller idé, kan du velge samtaleopplegget for å følge tråden i samtalen.

• Fra: Som du kanskje gjetter, organiserer denne ordningen meldingssamlingen din i henhold til personen som meldingen ble sendt fra.

• Til: De fleste meldinger du mottar er adressert til deg, men ikke alltid. Noen ganger mottar du meldinger adressert til en liste over personer, slik at navnet ditt ikke vises på Til-linjen i meldingen. Denne ordningen skiller meldingene dine i henhold til om navnet ditt er på Til-linjen i hver melding.

• Mappe: Når du viser meldinger i en søkemappe, kan meldingene du ser faktisk være plassert i en rekke forskjellige mapper. Hvis du vil vite nøyaktig hvilken mappe som inneholder hver melding, bruk mappeordningen.

• Når du ser på innboksen din, er ikke mappeordningen tilgjengelig. det er bare for søkemapper.

• Størrelse: Noen e-postmeldinger inkluderer fotografier, musikk og alle slags tungvektsfiler som virkelig kan tette opp bedriftens e-postservere. Så når systemadministratoren ber deg tynne ut innboksen din, bruk denne funksjonen til å identifisere og slette meldingene som er mest overvektige.

• Emne: Denne ordningen klumper sammen meldinger som har samme emne.

• Type: Ikke alle elementer som kommer inn i innboksen din er en enkel melding; du kan også motta møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og alle slags andre gjenstander. Når du vil skille meldingene fra møteforespørslene, bytt til Type-arrangementet.

• Vedlegg: Når du går til innboksen din, leter du kanskje ikke etter en melding, du leter kanskje etter et vedlegg. Ved å ordne meldingene dine etter vedlegg kan du undersøke de mest sannsynlige mistenkte først.

• E-postkontoer: Noen ganger vil du vite hvilken melding som kom fra hvilken adresse eller hvilke meldinger du sendte til en bestemt adresse. Med denne ordningen viser Outlook deg bare meldingene fra kontoene som interesserer deg.

• Hvis du bare vil se meldingene som er sendt til én enkelt adresse, velger du E-postkontoer og klikker på minustegnet (–) ved siden av navnene på kontoene du ikke vil se.

• Viktig: Når du trenger å se meldingene merket med høy viktighet først, bruk denne ordningen.

• Kategorier: Du kan tilordne kategorier til alle meldinger du sender, og noen ganger kan andre tildele kategorier til meldingene de sender til deg. For å se hvilken melding som faller inn i hvilken kategori, bruk kategoriene.

• Tilgjengelighet: Tilgjengelighet-innstillingen er for personer som bruker en bærbar datamaskin på et bedriftsnettverk med Microsoft Exchange. Du kan sette opp Exchange til å sende bare emne, dato og avsendernavn for hver e-postmelding, ikke hoveddelen av meldingen. Inntil du faktisk klikker på meldingen for å lese den, forblir resten av meldingen på hoveddatamaskinen på hjemmekontoret. Meldingene du har tilgang til i sin helhet anses som tilgjengelige.