Ordne e-posten din i Outlook 2003

Ingen får en liten bit av e-post lenger. Hvis du får én melding, får du massevis av dem. Heldigvis tilbyr Outlook deg en hel haug med forskjellige måter å ordne rotet med meldinger på, slik at du har en kjempesjanse til å finne ut hva som er viktig og hva som kan vente.

Når Outlook er satt opp til å vise leseruten på høyre side av skjermen, vil du se to knapper øverst på listen over meldinger. Knappen lengst til venstre har en etikett som sier noe sånt som "Arrangert etter: dato." Arrangert etter-knappen beskriver systemet Outlook bruker for å organisere meldingene dine. Til høyre for Arranged By-knappen sitter en annen knapp med en etikett som gir noen detaljer om arrangementet Outlook bruker for øyeblikket. (For eksempel, hvis meldingene dine for øyeblikket er ordnet etter dato, vil knappen til høyre si enten "Nyest på toppen" eller "Eldst på toppen.")

For å endre måten Outlook ordner meldingene dine på, klikk ganske enkelt på Arrangert etter-knappen for å vise en snarveimeny med alle arrangementene du kan bruke. Dette er ordningene Outlook tilbyr:

• Dato: Den vanligste måten å organisere meldinger på er etter dato. Når du først setter opp Outlook, er dette hvordan meldingene dine blir ordnet. Klikk på knappen til høyre for å veksle mellom de nyeste meldingene øverst og de eldste meldingene øverst.

• Samtale: Denne ordningen grupperer meldinger om samme emne sammen. Hvis du har utvekslet en rekke meldinger med noen om et spesifikt prosjekt eller idé, kan du velge samtaleopplegget for å følge tråden i samtalen.

• Fra: Som du kanskje gjetter, organiserer denne ordningen meldingssamlingen din i henhold til personen som meldingen ble sendt fra. Å velge Fra-ordningen er litt raskere enn å sette opp en søkemappe, men noen ganger er en søkemappe fortsatt den beste måten å spore meldinger fra bestemte viktige personer.

• Til: De fleste meldinger du mottar er adressert til deg, men ikke alltid. Noen ganger mottar du meldinger adressert til en liste over personer, slik at navnet ditt ikke vises på Til-linjen i meldingen. Denne ordningen skiller meldingene dine i henhold til om navnet ditt er på Til-linjen i hver melding.

• Mappe: Når du viser meldinger i en søkemappe, kan meldingene du ser faktisk være plassert i en rekke forskjellige mapper. Hvis du vil vite nøyaktig hvilken mappe som inneholder hver melding, bruk mappeordningen. Når du ser på innboksen din, er ikke mappeordningen tilgjengelig. det er bare for søkemapper.

• Størrelse: Alle vet at størrelsen ikke betyr noe; det er følelsen som teller. Vel, ok, ikke alltid. Størrelse er viktig for visse systemadministratorer - og det er ikke alltid et personlig problem. Noen e-postmeldinger inkluderer fotografier, musikk og alle slags tungvektsfiler som virkelig kan tette opp bedriftens e-postservere. Så når systemadministratoren ber deg tynne ut innboksen din, bruk denne funksjonen litt: Identifiser og slett meldingene som er mest overvektige.

• Emne: Denne ordningen ligner på konversasjonsordningen, bortsett fra at den ikke følger tråden i en samtale, den bare klumper sammen meldinger som har samme emne.

• Type: Ikke alle elementer som kommer inn i innboksen din er en enkel melding; du kan også motta møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og alle slags andre gjenstander. Når du vil skille meldingene fra møteforespørslene, bytt til Type-arrangementet slik at de mest interessante meldingene kommer til toppen av listen.

• Flagg: Når du flagger en melding, planlegger du sannsynligvis å komme tilbake til den. Denne ordningen plasserer flaggede meldinger øverst på listen og uflaggede meldinger nederst. Hvis du bruker flere forskjellige flaggfarger, sorterer dette arrangementet også etter flaggfarge.

• Vedlegg: Når du går til innboksen din, leter du kanskje ikke etter en melding, du leter kanskje etter et vedlegg. Ved å ordne meldingene dine etter vedlegg kan du først undersøke de sannsynlige mistenkte.

• E-postkontoer: Du kan sette opp Outlook til å samle inn e-post fra flere forskjellige e-postadresser. Noen ganger vil du vite hvilken melding som kom fra hvilken av disse adressene, eller bare se på meldingene som ble sendt til en av disse adressene. Hvis du bare vil se meldingene som er sendt til én enkelt adresse, velger du e-postkontoordningen og klikker på minus (–) ved siden av navnene på kontoene du ikke vil se. Med denne ordningen viser Outlook deg bare meldingene fra kontoene som interesserer deg.

• Viktighet: Første ting først - du vet ordtaket. Når du trenger å se meldingene merket med høy betydning først, er dette arrangementet du vil bruke.

• Kategorier: Du kan tilordne kategorier til alle meldinger du sender, og noen ganger kan andre tildele kategorier til meldingene de sender deg. For å se hvilken melding som faller inn i hvilken kategori, bruk kategoriene.

Ordne etter-knappen vises øverst på meldingslisten din bare når leseruten er satt til å vises på høyre side av skjermen. Du kan slå på leseruten ved å velge Vis –> Leseruten –> Høyre. Hvis du vil ordne meldingene dine når leseruten er av, velg Vis –> Ordne etter for å se listen over arrangementer og velg deretter den du ønsker.