Å opprettholde alle alternativene dine i et valgfelt kan være tungvint og utsatt for feil. SharePoint 2010 bruker en modell som ligner på relasjonsdatabaser ved å skille oppslagsinformasjonen fra transaksjonslisten .
Tenk på alle oppslagsdataene som kan opprettholdes i separate lister. For eksempel kan maskinvareoppslagslister inkludere maskinvaretype, vedlikeholdskontrakt og avdelingsplassering. Disse listene kan vedlikeholdes uavhengig av transaksjonslisten – selve beholdningen.
Du kan for eksempel opprette en egendefinert avdelingsliste med et enkelt felt — Tittel — og fylle det ut med navnene på avdelingene i organisasjonen din. Bygg transaksjonslisten for frivillige prosjekter (hvor du sporer ansatte som jobber med frivillige prosjekter), og avdelinger er en kolonne i denne listen.
I stedet for å bygge et valgfelt, bruk oppslagsdatatypen for å koble til avdelingslisten din og bruk tittelfeltet som data for avdelingskolonnen i listen Frivillige prosjekter.
Du kan også legge til andre kolonner fra oppslagslisten i rullegardinlisten for å hjelpe brukere med å velge riktig valg. Når en bruker velger verdien fra rullegardinlisten, vises også verdier for de ekstra kolonnene.
Her er et scenario som bruker en oppslagskolonne for å vise en kundes salgsområde. Kundens navn og salgsområde lagres i én liste og vises i en annen liste ved hjelp av en oppslagskolonne.
For brukere som er kjent med databaser og referanseintegritet, legger SharePoint 2010 til alternativer for å støtte denne implementeringen. Oppslagskolonner kan også brukes til å lage en kjede med sammenføyde lister som kan brukes til å spørre og vise verdier fra flere kolonner.