Opprettholde en glad og sunn kontaktmappe i Outlook

I patologi, som er læren om sykdommer og hvordan de overføres, er en kontakt en person som overfører en smittsom sykdom, men i Outlook er en kontakt en som du oppbevarer informasjon om. Informasjon om kontakter lagres i Kontakter-mappen. Denne mappen er en superdrevet adressebok. Den har steder for lagring av folks navn, adresser, telefonnumre, e-postadresser, websider, personsøkernumre, bursdager, jubileer, kallenavn og andre ting. Når du adresserer en e-postmelding, kan du få adressen rett fra Kontakter-mappen for å være sikker på at adressen er skrevet inn riktig.

En Kontakter-mappe er bare så god og så grundig som informasjonen om kontakter du legger inn i den. Disse sidene forklarer hvordan du legger inn informasjon om en kontakt og oppdaterer informasjonen hvis den tilfeldigvis endres.

Legge inn en ny kontakt i Kontakter-mappen

For å plassere noen på kontaktlisten, åpne Kontakter-mappen og start med å gjøre ett av følgende:

• Klikk på Ny kontakt-knappen.

• Trykk Ctrl+N (i vinduet Kontaktmappe) eller Ctrl+Shift+C.

• Velg Fil –> Ny –> Kontakt.

Du ser kontaktskjemaet. På dette skjemaet er det steder for å skrive inn omtrent alt som er å vite om en person, bortsett fra hans eller hennes kjærlighetsliv og hemmelige laster. Skriv inn all informasjonen du ønsker å registrere, og husk disse kjørereglene mens du går:

• Fulle navn, adresser og så videre: Selv om du kan bli fristet til å skrive inn adresser, telefonnumre, navn og så videre i tekstboksene, ikke gjør det! Klikk på Fullt navn-knappen på Generelt-fanen, for eksempel for å skrive inn et navn. Klikk på Bedrift- eller Hjem-knappen for å angi en adresse i dialogboksen Sjekk adresse. Ved å klikke på knappene og legge inn data i dialogbokser, lar du Outlook skille komponentdelene av navn, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook sortere navn og adresser lettere, og det kan bruke navn og adresser som en kilde for masseutsendelser og massee-poster med Microsoft Word.

• Når du legger inn informasjon om et selskap, ikke en person, lar du feltet Fullt navn stå tomt og skriver inn selskapets navn i feltet Firma.

• Informasjon som er viktig for deg: Hvis skjemaet ikke ser ut til å ha et sted for å legge inn en bestemt type informasjon, kan du prøve å klikke på en trekantknapp og velge en ny informasjonskategori fra hurtigmenyen. Klikk på trekantknappen ved siden av Business-knappen og velg Hjem, for eksempel hvis du vil angi en hjemmeadresse i stedet for en bedriftsadresse.

• Fil som: Åpne rullegardinmenyen Fil som og velg et alternativ for å arkivere kontakten i Kontakter-mappen. Kontakter arkiveres alfabetisk etter etternavn, fornavn, firmanavn eller kombinasjoner av de tre. Velg alternativet som best beskriver hvordan du forventer å finne kontakten i Kontakter-mappen.

• Postadresser: Hvis du beholder mer enn én adresse for en kontakt, viser du adressen du vil sende e-post til og merker av for Dette er postadressen.

• E-postadresser: Du kan angi opptil tre e-postadresser for hver kontakt (klikk på trekantknappen og velg E-post 2 eller E-post 3 for å angi en andre eller tredje adresse). I tekstboksen Vis som viser Outlook deg hvordan Til-linjen med e-postmeldinger vil se ut når du sender e-post til en kontakt. Som standard viser Til-linjen kontaktens navn etterfulgt av hans eller hennes e-postadresse i parentes. Du kan imidlertid skrive inn hva du vil i tekstboksen Vis som, og hvis det å skrive inn noe annet hjelper deg å skille mellom e-postadresser, skriv inn noe annet. Skriv for eksempel inn Lydia – Personlig slik at du kan se når du sender e-post til Lydias personlige adresse i motsetning til forretningsadressen hennes.

• Bilder: For å sette et digitalt bilde på et kontaktskjema, klikk på Legg til kontaktbilde-knappen og, i dialogboksen Legg til kontaktbilde, velg et bilde og klikk på OK-knappen.

Husk å skrive noen ord på fanen Generelt for å beskrive hvordan og hvor du møtte kontakten. Når tiden er inne for å luke ut kontakter i mappelisten for kontakter, kan det å lese beskrivelsene hjelpe deg med å avgjøre hvem som blir luket og hvem som ikke gjør det.

Når du er ferdig med å legge inn informasjon, klikker du på Lagre og lukk-knappen. Hvis du har det travelt med å legge inn kontaktinformasjon, klikker du på Lagre og Ny-knappen. Hvis du gjør det, åpnes et tomt skjema slik at du kan registrere informasjon om en annen kontakt.

Her er en rask måte å legge inn kontaktinformasjon for noen som har sendt deg en e-postmelding: Åpne meldingen, høyreklikk avsenderens navn på Til-linjen, og velg Legg til i Outlook-kontakter på hurtigmenyen. Du ser kontaktskjemaet. Skriv inn mer informasjon om avsenderen hvis du kan, og klikk på Lagre og lukk-knappen.

Importere e-post og adresser fra et annet program

Anta at du har brukt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer til å håndtere e-post- og kontaktadressene dine, men nå har du blitt en konvertering til Outlook. Hva gjør du med e-postmeldingene og navn og adresser i det andre programmet? Du kan ikke la dem bare sitte der. Du kan importere dem til Outlook og fortsette der du slapp.

For å importere e-post og kontaktadresser fra et annet program, start med å velge Fil –> Importer og eksporter. Du ser veiviseren for import og eksport. Hva du gjør videre avhenger av hvor du nå gjør e-post og adressesporing:

• Outlook Express: Velg Importer Internett-e-post og -adresser, og klikk på Neste-knappen. I dialogboksen Outlook Import Tool, velg Outlook Express, velg avmerkingsbokser for å bestemme hva som skal eksporteres (e-post, adresser og/eller regler), og klikk på Neste-knappen igjen. I den neste dialogboksen velger du alternativer for å bestemme hva du skal gjøre med dupliserte oppføringer; klikk deretter på Fullfør-knappen.

• Eudora: Velg Importer Internett-e-post og -adresser, og klikk på Neste-knappen. I dialogboksen Outlook-importverktøy velger du Eudora, velger alternativer for å bestemme hva du skal gjøre med dupliserte oppføringer, og klikker på Neste-knappen igjen. I dialogboksen Nettleser for mappe velger du filen der Eudora-dataene lagres, og klikker på OK-knappen.

• Lotus Organizer: Velg Importer fra et annet program eller fil, klikk på Neste-knappen, velg en Lotus Organizer-versjon (4.x eller 5.x), og klikk på Neste-knappen igjen. Ved å klikke på Neste-knappen mens du fortsetter, blir du spurt om hvordan du skal håndtere dupliserte elementer, finne Lotus Organizer-datafilen og velge en Outlook-mappe å legge dataene inn i.

Noen import- og eksportfiltre installeres ikke automatisk av Outlook. Outlook kan be deg om å sette inn Office-CDen slik at den kan installere et filter.