Mange mennesker liker å legge til en signatur på slutten av hver melding de sender. En signatur er vanligvis en liten del av teksten som identifiserer deg for alle som leser meldingen din og forteller noe du vil at alle skal vite. Mange inkluderer navnet sitt, navnet på virksomheten, virksomhetens nettadresse, motto, et lite salgsslagord eller en snert av personlig informasjon.
Du kan fortelle Outlook om å legge til en signatur automatisk i alle utgående meldinger, men du må først opprette en signaturfil.
Følg disse trinnene for å opprette signaturfilen din:
Velg Fil-fanen på båndet og klikk på Alternativer-knappen.
Dialogboksen Alternativer for Outlook åpnes.
Klikk på Mail-knappen i navigasjonsvinduet til venstre.
Dialogboksen Mail-innstillinger åpnes.
I delen Skriv meldinger klikker du på Signaturer-knappen.
Dialogboksen Signaturer og skrivesaker åpnes.
Klikk på Ny-knappen.
Dialogboksen Ny signatur åpnes.
Skriv inn et navn for din nye signatur.
Navnet du skriver vises i boksen Ny signatur. Du kan navngi en signatur hva du vil.
Klikk OK.
Dialogboksen Ny signatur lukkes.
Skriv inn teksten til signaturen du vil ha i Rediger signatur-boksen og legg til den formateringen du ønsker.
For å endre skrifttype, størrelse, farge eller andre tekstegenskaper, bruk knappene rett over tekstboksen. Hvis du er mer komfortabel med å lage høyt formatert tekst i Microsoft Word, kan du lage din signatur i Word og deretter kopiere og lime den inn i Rediger signatur-boksen.
Imidlertid mottar mange mennesker e-post på mobiltelefoner og andre typer enheter som ikke vet hva de skal gjøre med forseggjort formatering, så du kan ha det best med en ganske enkel signatur. Prøv også å være kort. Du vil ikke at signaturen din skal være lengre enn meldingen den er vedlagt.
Hvis du jobber i en bedrift der alle bruker lignende firmagodkjente signaturer, kan du kopiere en signatur fra en e-post du får fra noen andre og endre den spesifikke informasjonen om telefonnummer, adresse og så videre, fra deres informasjon til din. Bare åpne en innkommende melding fra en kollega, kjør musen over signaturen for å velge den, trykk Ctrl+C for å kopiere den, klikk deretter i boksen Ny signatur og trykk Ctrl+V for å lime den inn. Da kan du rediger signaturen slik du ønsker.
Klikk OK.
Din nye signatur er nå lagret og dialogboksen Signaturer og skrivesaker lukkes.
Klikk OK-knappen i dialogboksen Alternativer for Outlook.
Dialogboksen Outlook-alternativer lukkes.
Din nye signatur vil nå vises på hver nye melding du sender. Hvis du oppretter mer enn én signatur, kan du bytte til en annen standardsignatur ved å følge trinn 1 til 3 og deretter velge signaturen du ønsker fra Nye meldinger-menyen i delen Velg standardsignatur. Hvis du vil inkludere en signatur i svarene og videresendingene, velger du signaturen du ønsker fra Svar/Videresend-menyen i delen Velg standardsignatur.
Hvis du bruker mer enn én e-postadresse, kan du velge signaturene dine på to måter:
-
Sett opp Outlook til å bruke forskjellige signaturer på forskjellige e-postadresser: Anta for eksempel at én adresse er for bedrifter og en annen er for personlige meldinger. Du kan lage en forretningslignende signatur for den første og en mer uformell signatur for sistnevnte. For å angi hvilken signatur som følger med hvilken adresse, velg adressen fra rullegardinmenyen E-postkonto i delen Velg standardsignatur og velg deretter signaturen du vil bruke for den e-postadressen. Gjenta dette for hver ekstra e-postadresse du vil inkludere en signatur for.
-
Velg signaturer én om gangen: Når du er ferdig med å skrive brødteksten til en e-postmelding, klikker du på Sett inn-fanen på båndet til skjemaet Ny melding og klikker deretter på Signatur-knappen for å se listen over signaturer du har opprettet. Ved å klikke på navnet på signaturen du vil bruke, vises signaturen i meldingen.