Du kan bruke Oppgaver-vinduet i Outlook for å se hva du trenger å gjøre, når du trenger å gjøre det, og om du burde ha gjort det for en stund siden. På listen Oppgaver viser forfallsdatoer tydelig hvor smart pisken knekkes og hvor nærme du er å møte eller mangler tidsfrister. En grå linje vises på tvers av oppgaver du fullfører. Forfalte oppgaver vises i rødt.
Legge inn en oppgave i vinduet Oppgaver
Outlook tilbyr to måter å legge inn en oppgave i Oppgaver-vinduet:
Den raske måten: Følg disse trinnene for å angi en oppgave raskt:
1. Klikk øverst i vinduet der det står «Klikk her for å legge til en ny oppgave».
2. Skriv inn noen få ord for å beskrive oppgaven.
3. Skriv inn forfallsdatoen i Forfallsdato-boksen.
For å legge inn datoen, skriv den selv eller åpne rullegardinkalenderen og velg en dato der.
Den langsommere, men grundige måten: Hvis du ønsker å sette opp oppgaven akkurat riktig, følger du disse trinnene:
1. Klikk på Ny-knappen, trykk Ctrl+N, eller velg Handling –> Ny oppgave.
Du ser oppgaveskjemaet. Dette skjemaet har steder hvor du kan legge inn all slags informasjon om oppgaven din.
2. Beskriv oppgaven i Oppgaveskjemaet.
3. Angi start- og forfallsdatoer.
4. Beskriv oppgavens status.
5. Prioriter oppgaven.
6. Skriv ned notater om oppgaven.
7. Klikk på Lagre og lukk-knappen når du er ferdig med å beskrive oppgaven.
Ved å klikke på Gjentakelse-knappen i Oppgaveskjemaet kan du legge inn en oppgave som gjentas om og om igjen. I dialogboksen Gjentakelse av oppgave beskriver du hvor ofte oppgaven gjentar seg. Outlook markerer tilbakevendende oppgaver i oppgavevinduet med et uvanlig ikon. Det ser ut som en utklippstavle med et stykke toalettpapir på.
Bruk Detaljer-fanen i Oppgaveskjemaet for å spore timene du jobber med et prosjekt, selskapene du jobber for, og hvor mange miles du logger på i arbeidet ditt.
Håndtering og styring av oppgaver
Når tiden er inne for å administrere oppgavene i Oppgavevinduet, bør du være en streng arbeidsleder. Her er noen tips for å håndtere og administrere oppgaver:
- Merke en oppgave som fullført: Klikk i avmerkingsboksen ved siden av oppgavenavnet i oppgavevinduet. Outlook trekker en linje gjennom fullførte oppgaver.
- Slette en oppgave: Velg oppgaven og klikk på Slett-knappen eller trykk Ctrl+D.
- Redigere en oppgave: Dobbeltklikk på en oppgave i oppgavevinduet for å åpne oppgaveskjemaet og endre detaljene der.
Outlook tilbyr en rekke teknikker for å finne oppgaver i et overfylt oppgavevindu:
- Endre visninger i oppgavevinduet: Åpne rullegardinmenyen Current View og velg visningen som mest sannsynlig kan vise oppgaven du leter etter.
- Kategoriser oppgaver: Tilordne oppgaver til kategorier og velg Etter kategori i rullegardinmenyen Gjeldende visning for å ordne oppgaver etter kategori.
- Bruk Finn-kommandoen: Hvis verre kommer til verste, kan du alltid ty til Finn-kommandoen for å finne en bortkommen oppgave.