Et beregnet felt tar informasjon fra et annet felt i Microsoft Access 2007-databasen og utfører en del aritmetikk for å komme opp med ny informasjon. Faktisk kan et beregnet felt ta data fra mer enn ett felt og kombinere informasjon for å lage et helt nytt felt hvis det er det du ønsker. Du kan utføre enkel aritmetikk, som addisjon og multiplikasjon, eller bruke Accesss innebygde funksjoner, som Sum og Avg (gjennomsnitt), for vanskeligere beregninger.
Det første trinnet når du oppretter et beregnet felt (også kjent som et uttrykk av Access) i en spørring, er å inkludere tabellene som inneholder feltene du trenger for beregningen. Access kan ikke trekke tallene ut av løse luften for beregningen, så du må sørge for at feltene som inneholder tallene er til stede i søket ditt.
Access bruker en spesiell syntaks for å bygge beregnede felt. Slik lager du et beregnet felt:
1. Klikk på en tom kolonne i feltraden i spørringsrutenettet.
Den gode gamle markøren vil blinke i raden. Access plasserer resultatene av beregningen i samme rutenettposisjon som selve beregningen, så hvis beregningen er i den tredje kolonnen i spørringsrutenettet, vil beregningens resultater også være i den tredje kolonnen.
2. Skriv inn et navn for beregningen etterfulgt av et kolon (:).
Tilgang vil referere til denne beregningen fra nå av med det du angir før kolon. Hold det kort og godt, som Beløp eller Skatt, så er det lettere å referere til senere. Hvis du ikke navngir beregningen din, vil Access sette den generiske Expr (etterfulgt av et tall) som navnet. Det må hete noe, så hvorfor ikke Expr1 eller Expr2, ikke sant?
3. Skriv inn beregningen din, og bytt ut feltnavn med de faktiske tallene der det er nødvendig.
Du trenger ikke utelukkende å bruke feltnavn i beregningene dine. Du kan også skrive inn formler med tall, som dette:
Avgift: Antall * Enhetspris * 0,06
Hvis et feltnavn inneholder mer enn ett ord, setter du hakeparenteser rundt det. Access behandler alt annet den finner i beregningen som en konstant (som er mattespråk, for det er hva det er og det endres aldri ). Hvis feltnavnet ikke inneholder mellomrom, vil Access sette hakeparentesene for deg etter at du har skrevet inn feltnavnet. Det er derfor du alltid bør bruke ett-ords feltnavn – slik at du ikke trenger å skrive inn de forbannede hakeparentesene.
Når du lager formler, må du huske på disse generelle retningslinjene:
- Du må manuelt skrive inn feltnavnene og konstantene i formelen. Du kan ikke bare dra og slippe ting fra tabelllisten.
- Ikke bekymre deg hvis beregningen din vokser forbi kanten av feltboksen. Access husker fortsatt alt, selv om det ikke vises på skjermen.
- For å gjøre spørringskolonnen bredere, retter du musepekeren mot linjen på høyre side av den tynne linjen over beregningsoppføringen. Når du får den rett over linjen, endres pekeren til en linje med en horisontal pil gjennom. Når det skjer, klikk og dra musen til høyre. Når du gjør det, utvides kolonnen i henhold til bevegelsene dine. For å tilpasse bredden til akkurat riktig størrelse, plasser musen for å dimensjonere kolonnen som beskrevet ovenfor og dobbeltklikk!
- Hvis det er en veldig, veldig, veldig lang beregning, trykk Shift+F2 mens markøren er et sted på beregningen.
- Dette åpner Zoom-dialogboksen slik at du enkelt kan se og redigere alt i et popup-vindu.
Når du kjører en spørring som inneholder en beregning, vises Access
- Produserer et dataark som viser feltene du spesifiserte
- Legger til en ny kolonne for hvert beregnede felt