Noen ganger er en gang bare ikke nok. Hvis du trenger å holde den ukentlige avtalen med din overordnede eller ta Scruffy til frisøren en gang i måneden, gir Outlook 2007s funksjon for gjentatte avtaler deg en måte å minne deg selv på.
Følg disse trinnene for å opprette en gjentakende (som betyr regelmessig planlagt) avtale:
1. Klikk på Kalender-knappen i navigasjonsruten (eller trykk Ctrl+2).
Kalenderen vises.
2. Velg Handlinger –> Ny gjentakende avtale.
Dialogboksen Gjentakelse av avtale vises.
Hvis du ganske enkelt klikker OK for å godta de forhåndsinnstilte valgene i dialogboksen Gjentakelse av avtaler, vil avtalen gjentas til samme tid hver uke for alltid. Men hvis du ikke planlegger å gå på det møtet hver uke for resten av livet, kan det være lurt å gjøre dine egne valg i dialogboksen Gjentakelse av avtaler.
3. I delen Avtaletid klikker du på Start-tekstboksen og skriver inn starttidspunktet.
Outlook forutsetter at avtalen din er 30 minutter lang med mindre du også forteller det noe annet ved å angi en sluttid. Klikk på Avslutt-boksen og angi en sluttid hvis du føler behov.
4. På venstre side av Gjentakelsesmønster-delen klikker du på alternativknappen Daglig, Ukentlig, Månedlig eller Årlig for å velge hvor ofte avtalen skal gjentas.
5. På høyre side av Gjentakelsesmønster-delen velger du hvor ofte avtalen inntreffer.
6. I seksjonen Range of Recurrence skriver du inn den første forekomsten i Start-boksen.
7. Velg når avtalene skal stoppe.
Du kan velge Ingen sluttdato, Slutt etter (et visst antall forekomster) eller Slutt med (en bestemt dato).
8. Klikk OK.
Dialogboksen Gjentakelse av avtale lukkes, og avtaleskjemaet vises.
9. Klikk på Emne-boksen og skriv inn emnet.
10. Klikk på Plassering-boksen og angi plasseringen.
11. Klikk Lagre og lukk.
Avtalen din vises i Outlook-kalenderen med et symbol i nedre høyre hjørne for å vise at det er en gjentakende avtale. Symbolet ser ut som to små piler som jager hverandres haler, litt som folk som går på for mange gjentakende møter. Tilfeldigheter? Kanskje ikke.
Selv en tilbakevendende avtale blir endret en gang i blant. Rediger en gjentakende avtale ved å følge disse trinnene:
1. Dobbeltklikk på avtalen du vil redigere.
Dialogboksen Åpne gjentakende element vises.
2. Velg om du vil endre bare forekomsten du klikket på eller hele serien.
3. Klikk OK.
Dialogboksen Gjentakende avtale vises.
4. Rediger detaljene for avtalen.
For å endre mønsteret, klikk på Gjentakelse-knappen, endre gjentakelsen og klikk OK.
5. Klikk Lagre og lukk.
Det kan være lurt å legge inn vanlige avtaler, for eksempel klasser eller vanlige rekreasjonsarrangementer, selv om du er sikker på at du ikke vil glemme dem. Å legge inn alle aktivitetene dine i Outlook kan bidra til å forhindre at du planlegger motstridende avtaler.