Oppdag de mange måtene å se meldingene dine på i Outlook 2000

Du kan se meldingene dine på minst ti måter, og begynner med settet som følger med Microsoft Outlook. Du kan endre hver visning ved å sortere på en hvilken som helst kolonne med informasjon i en hvilken som helst visning ved å klikke på tittelen på den kolonnen.

For å endre visningen av meldingene dine i Outlook, velg Vis–>Gjeldende visning, og velg deretter en av følgende visninger fra menyen:

• Meldinger. Dette er det enkle bildet av innboksen din - Fra, Til, Emne - bare det grunnleggende. Meldinger som du ikke har lest ennå er oppført med fet skrift; de andre er oppført med vanlig type.

• Meldinger med AutoPreview. Når du ikke har tid til å lese alle meldingene du får, er en forhåndsvisning nyttig. De første linjene kan gi deg et hint om hvilke meldinger du vil lese. AutoPreview viser deg disse første linjene.

• Vanligvis ser du bare forhåndsvisninger av meldinger du ikke har lest ennå. Du ser bare titlene på meldingene du har lest. Faktisk forutsetter Outlook at du har lest alle meldinger du har åpnet. Du kan også merke en melding som lest eller ulest ved å høyreklikke på den og velge Merk som lest eller Merk som ulest.

• Etter oppfølgingsflagg. Du kan flagge innkommende meldinger for å hjelpe deg med å holde styr på hva du må gjøre som svar på hver melding. Flagget visning grupperer meldingene dine i henhold til om flagg er satt på meldingene, og viser hvilke typer flagg som er angitt og når de skal leveres.

• Noen eksperter sier at den mest effektive måten å håndtere alle dine innkommende meldinger på er å arkivere dem i henhold til hva du trenger å gjøre med dem og deretter handle på dem i henhold til hver meldings prioritet og tidspunkt. Meldingsflagg er en praktisk måte å få kontroll på hva du har å gjøre med meldingene du får. Ved oppfølging Flag-visning organiserer automatisk meldingene dine i henhold til handlingen de krever, noe som gjør deg umiddelbart effektiv, ikke sant?

• Siste syv dager. Når du blir bedt om å handle umiddelbart på en melding du mottok for noen dager siden, er det ikke alltid lett å finne meldingen som fortalte deg hva du skal gjøre, spesielt hvis du får mye e-post. Siste syv dager-visningen viser deg bare meldingene du har mottatt den siste uken. Å finne et element i en kort liste er lettere enn i en lang.

• Listen over siste syv dager begrenser visningen til meldinger som kommer i løpet av en syv-dagers tidsperiode. Den sorterer ikke meldinger etter hva som er i dem eller hvem som har sendt dem. Du kan sortere meldingene dine etter navnet på avsenderen eller emnet for meldingen ved å klikke på titlene øverst i kolonnene i visningen.

• Flagget for de neste syv dagene. Hvis du flagger meldinger som er veldig viktige, vil meldingene du har flagget for å få oppmerksomheten din i løpet av de neste dagene sannsynligvis kreve oppmerksomheten din først. For en rask titt på de hotteste elementene, bruk visningen Flagget for neste syv dager.

• I likhet med flagget visning, skjærer visningen Flagget for de neste syv dager til det viktigste: hvem som sendte meldingen, hva emnet for meldingen er, og når handlingen må gjøres på meldingen som er merket.

• Etter samtaleemne. Du bør alltid inkludere en emnelinje som er lett å forstå, slik at personen som mottar meldingen ved første øyekast vet emnet for meldingen din og hva de skal gjøre med det. Med hell, andre mennesker gjør det samme for deg. Da kan du virkelig få litt kjørelengde fra meldingene dine ved å sortere dem i visningen Etter samtaleemne.

• Av avsender. Når sjefen ringer og spør: "Fikk du e-postmeldingen om bonuser som jeg sendte deg for tre uker siden?" du vil sannsynligvis ikke bruke mye tid på å sortere gjennom alle andres meldinger fra de siste tre ukene. Den raskeste måten å svare på sjefens spørsmål raskt, er å bytte til Avsender-visning.

• Du kan umiddelbart finne sjefens navn i Avsender-visningen. Dobbeltklikk på meldingen med tittelen Bonuser. Så kan du si til sjefen: «Det gjorde jeg absolutt; det er rett her foran meg.» Du vil være i stand til å svare så raskt at sjefen vil gjerne gi deg den bonusen.

• Uleste meldinger. Du trenger ikke å lese hver melding som kommer over skjermen din, men Murphys lov sier at den viktigste informasjonen vil være i en melding du ikke har lest ennå. Uleste meldinger-visningen gir deg en rask titt på tingene du ikke har tatt en rask titt på ennå.

• Ikke la innboksen din være i visningen uleste meldinger hele tiden fordi meldinger ser ut til å forsvinne når du er ferdig med å lese dem. Det er enklere å bruke meldingsvisningen mesteparten av tiden og bytte til uleste meldinger nå og da som en strategi for å finne ting.

• Sendt til. Det kan virke dumt å ha en visning av innboksen din sortert etter navnet på personen hver melding sendes til. Tross alt er det innboksen din; alt bør sendes til deg, ellers ville det ikke være her, ikke sant?

• Du har to grunner til å bruke Sendt til-visning. Noen meldinger som kommer til deg er adressert til alle i bedriften din, for eksempel, så det er godt å vite at enkelte meldinger ikke bør tas personlig. Den andre grunnen er at det samme settet med visninger er tilgjengelig i innboksen og mappen Sendte elementer. Sendte elementer-mappen er der Outlook lagrer kopier av meldinger du har sendt til andre. Å vite hva du sendte til hvem kan være veldig nyttig.

• Sendt til-visning er bare sortert, ikke gruppert, noe som betyr at meldingene vises i rekkefølge etter navnene på personene som sendte dem. En gruppert visning vil vise som overskriften til en gruppe navnet på hver person som har sendt deg e-post. Hvis du klikker på Emne-kolonnen, mister du fordelen av å ha listen sortert etter avsender. Hvis Sendt til-listen ser ut til å være feil sortert, klikker du på ordet Til øverst i Til-kolonnen.

• Meldingstidslinje. Meldingstidslinjevisningen er en av de mest interessante visningene i Outlook; den tegner deg en graf over alle meldingene dine i henhold til når de ankom. Meldingstidslinjevisning er utformet for å hjelpe deg med å finne meldinger når du kan huske når de ankom, men ikke hvorfor de ankom eller hvem som sendte dem.

• De små ikonene som representerer meldingene er faktisk snarveier til meldingene de representerer. Du kan åpne en melding ved å dobbeltklikke på ikonet for den meldingen. Du kan også høyreklikke på meldingsikonet for å svare på en melding, slette en melding eller flytte en melding til en annen mappe.